Отказ от визирования не допускается

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника.

Для документа подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии.

Допускается полистное визирование документа и его приложения. Возможно оформление виз на отдельном листе согласования (при этом необходимо указывать к какому документу этот лист относится)

25 – оттиск печати. Дополнительный.

Реквизит заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц либо фиксирующих факты, связанные финансовыми средствами, а также на иных документах, требующих заверения подлинности подписи.

Требования к гербовой печати изложены в ГОСТ Р 51511-2001 (с изм. №1 от 2000г.) «Печати с воспроизведением Государственного герба РФ. Формы, размеры и технические требования».

Современный ГОСТ Р6.30-2003 определяет только зону расположения печати, в ранее действующем ГОСТе 6.38-90 было указано, что оттиск печати нужно располагать так, чтобы он захватывал часть наименования должности и первую букву его подписи.

Форма документа может иметь пометку «МП»

На финансовых документах (чеки) печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов, т.к. наложение печати на другие реквизиты будет затруднять проверку подлинности документа.

26 – отметка о заверении копии. Дополнительный. (рис 13.)

Заверение копии делается для придании ей юридической силы.

Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации.

При приеме граждан на работу, учебу, удовлетворению их трудовых и жилищных прав, при формировании личных дел организация может изготовить копии документов, выданных другими организациями (копии дипломов, свидетельств об получении образования и т.д.)

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на самом подлиннике делается пометка о том, кому и когда она выдана копия, а на копии отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

Располагается реквизит ниже реквизита «подпись».

Допускается заверение печатью, определяемой организацией.

Копия воспроизводится рукописным, машинописным или средствами полиграфии (ксерокс).

Копии документов заверяются руководителем или специально уполномоченными должностными лицами.

В установленных законом случаях копии некоторых документов требуют нотариального заверения (устав, свидетельство о регистрации, лицензии и др.)

27 – отметка об исполнителе. Дополнительный (рис 14)

Располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (фамилия и служебный телефон).

При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, количеством отпечатанных экземпляров и датой печати.

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Обязательный. (рис.15)

Отметка об исполнении документа включает следующие данные:

-ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении

-слова «В дело»

-номер дела

Отметка об исполнении располагается ниже отметки об исполнителе.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом:

«Направлен ответ, дата, №», «Дан устный ответ», «Учтено при составлении заявки» и т.п.

29 – отметка о поступлении документа в организацию. Обязательный. (рис.16)

Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу.

30 – идентификатор электронной копии документа. Дополнительный.

Идентификатором является колонтитул в левом нижнем углу каждой страницы, содержащий наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые организацией.

Дата добавления: 2014-01-11