Функції систем автоматизації діловодства і документообігу

Загальна характеристика деяких систем автоматизації документообігу

Функції систем автоматизації діловодства і документообігу

Тема 9: Системи автоматизації документообігу

Вивчаючи основні функції систем автоматизації діловодства, можна виділити якийсь мінімальний набір характеристик, яким повинна відповідати повноцінна система автоматичної реєстрації документів.

Насамперед це можливість створення документа. Документ може створюватися або самостійно у відповідному редакторі (текстовому, графічному), або на основі підготовлених шаблонів.

Система забезпечує автоматичну реєстрацію документа. Для кожного облікового документа формується реєстраційно-контрольна картка, в яку заносяться відомості про документ. Система може реєструвати як створені безпосередньо в ній документи так і імпортовані ззовні.

Система дозволяє працювати з кореспонденцією. Ця функція, як правило, характеризується тим, що зв'язуючим початком пакету документів є адресат - відправник, навіть у тому випадку, якщо він пише з різних питань.

Система підтримує технології реєстрації, оброблення і контролю розпорядчих документів: зовнішніх - ухвал, указів, розпоряджень вищих організацій; внутрішніх - протоколів, наказів, розпоряджень. Відрізняється від технології оброблення листування тим, що на контроль ставиться не тільки документ в цілому, але й окремі пункти, листування і контроль ведеться по кожному з них окремо дозволяє формувати робочі теки користувача. Поняття теки використовується в системі для об'єднання документів за певними ознаками. Причому, часто в теці зберігається не сам документ, а посилання на нього. Користувач може свої робочі теки створювати, видаляти та обмінюватися ними з іншими користувачами.

Система здійснює контроль виконання документів. Реалізується контроль виконання документів як на рівні автора резолюції, так і централізований контроль з можливістю формування зведень про виконання контрольних документів. При контролі виконання розпорядчих документів на контроль ставиться не тільки документ у цілому, але й окремі пункти.

Оброблення і зберігання власне документів. До реєстраційної картки може бути «прикріплене» будь-яка кількість файлів, що містять власне документ у комп'ютерній формі уявлення (наприклад, текст, аудіо- або відео матеріал, тощо). Система повинна володіти можливістю злиття документів, що дозволяє зводити воєдино окремі файли текстів і графіки, формуючи закінчений документ. Сучасні системи, у тому або іншому вигляді, забезпечують управління паперовими документами (вони, як правило, зареєстровані в архіві, але їх тіло знаходиться на цілком матеріальній поличці й на вимогу співробітника переміщується на його робочий стіл).

Робота з взаємозв'язаними документами. Підтримується можливість встановлення посилань між реєстраційними картками документів, пов'язаних тематично, що скасовують або доповнюють один одного, повторними та ін. Працюючи з документом, завжди можна проглянути все листування з цього питання, її історію, розіслані копії карток по інших підрозділах, маючи миттєвий доступ до кожної картки, що цікавить.

Рух документів, введення резолюцій і зауважень.Механізм руху документів забезпечує оброблення і передавання документів між користувачами системи. При цьому підставою для автоматичного передавання документа від одного посадовця іншому є факт винесення резолюції або факт оформлення звіту про виконання документа. Маршрутизація руху документа може бути жорстко заданою або може задаватися користувачем. Шлях проходження документа з моменту передавання його керівникові на первинний розгляд до списання в справу фіксується в зоні виконавців реєстраційної картки.

Підтримка вкладених підсистем. У систему діловодства організації входять підсистеми підрозділів зі своїми функціями (облік, контроль, рух документів та ін.)

Відстежування версій одного документа. При спільній роботі декількох користувачів над одним документом, багато часу і сили забирає проблема «версій» і проблема «копій та оригіналів». Облік номерних документів, формування звітності.

Оброблення, відправка документів поштою. Процес оброблення документів повинен бути єдиним для всіх користувачів системи, незалежно від територіального розташування робочих станцій, серверів, ступеня їх віддаленості та видів зв'язку, що використовуються. Для обміну інформацією між користувачами в системі передбачається електронна пошта, у функції якої входить: службове й особисте листування; автоматична розсилка повідомлень. Система дозволяє формувати списки розсилання.

Робота через мережу Інтернет. У системі реалізується Web- сервер діловодства, що забезпечує доступ до даних про документи і самих документів з будь-якого локального або видаленого комп'ютера через мережу Internet (Intranet). Користувачеві надається можливість для формування запиту на пошук документа або групи документів, зареєстрованих в системі.

Можливість пошуку документа за різними критеріями. Пошук документа може здійснюватися по реквізитах, або темі, за вказаними наперед ключовими словами. Існує можливість пошуку документів по контексту, тобто по повному значенню текстового поля або за окремими словами, або їх частинами. Причому пошук проводиться не тільки в реєстраційній картці, але й безпосередньо в документі.

Система дозволяє архівувати документи. Після оброблення, підписані документи поміщаються в архів. Документи з архіву редагувати не можна, їх можна читати або видаляти. АРМ адміністрування архіву дозволяє настроювати режими архівації і відновлення документів, встановлювати права доступу до архівів.

Списання документа в справу Після закінчення роботи над документом він списується в справу. Далі документ або передається на архівне зберігання, або знищується відповідно до правил архівного зберігання, прийнятих на підприємстві. В автоматизованій системі списання документа в справу здійснюється шляхом занесення в реєстраційну картку відповідного запису.

Ведення та автоматичне оновлення словників і довідників. До довідників системи належать: користувачі, підрозділи, організації, громадяни, тематичні рубрикатори документів, стандартні тексти, номенклатури справ, грифи доступу, списки розсилки. У деяких системах можна самостійно створювати нові таблиці довідників. Забезпечення автоматизації довідково-аналітичної роботи. У системі формуються типові звіти і графіки (довідки, зведення, журнали).

Дата добавления: 2014-01-11