Ключевое поле

Работа с таблицами

Таблицы – основа любой БД. Именно в таблицах хранится информация. Все остальные элементы БД предназначены для работы с этой информацией. В БД столбцы таблицы – поля, строки – записи, ячейки – поля записей.

После создания БД нужно определить, какие данные мы хотим хранить, в каких таблицах они будут храниться, какой тип данных использовать для того или иного поля.

При создании таблицы нужно не забывать, что мы не вносим данные в таблицу, а только задаем поля (столбцы) и типы данных для столбцов (определяем, какая информация может содержаться в поле – только текст, только цифры, и т.д.).

Создать таблицу можно несколькими способами:

путем ввода данных,

с помощью мастера,

в режиме конструктора.

Создание таблицы в режиме конструктора:

в окне БД выберите вкладку «Таблицы» → «Создание таблицы в режиме конструктора»;

в «Конструкторе» укажите Имена полей (заголовков столбцов), выберите Тип данных для каждого поля, укажите свойства полей;

сохраните таблицу (Файл→Сохранить).

Если при задании полей таблицы Вы не задали ключевые поля, то при первом сохранении таблицы выводится приглашение задать их.

Окно таблицы в режиме конструктора представлено на рис.2.4.

Рис.81. Таблица в режиме «Конструктор»

Верхняя часть окна таблицы в режиме конструктора содержит описание полей таблицы, а в нижней части отображаются свойства текущего поля.

Имя поля может содержать буквы, цифры и пробелы.

Тип данных позволяет наложить ограничения на вводимые данные. Выбирая тип данных какого-либо поля, Вы сообщаете Access, какого вида данные Вы хотите хранить в этом поле.

Типы данных в Access

Тип данных	Может содержать	Размер
Текстовый	Текст или комбинация текстовых и числовых значений, например, адреса.	До 255 символов
Поле MEMO	Длинный текст, например, примечания или описания	До 64 000 символов
Числовой	Числовые данные. Конкретный числовой тип определяется значением свойства «Размер поля».	Байт, целое, длинное целое, с плавающей точкой.
Дата / время	Значения даты или времени	8 байт
Денежный	Денежные значения. Тип "Денежный" позволяет проводить вычисления без округления значений.	8 байт
Счетчик	Уникальные последовательные (с шагом 1) или случайные номера, автоматически вставляемые при добавлении записи.	4 байт
Логический	Поля, которые могут иметь только одно значение из двух, таких как Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл.	1 бит (8 бит=1байт)
Поле объекта OLE	Объекты (например, документы Microsoft Word, фотографии, рисунки, звукозапись или другие данные), созданные в других приложениях.	До 1 Гбайт (ограничивается объемом диска).
Мастер подстановок	Значения из полей другой таблицы или из заданного списка

Свойства поля видны в режиме конструктора таблицы, в нижней его части (см. рис.2.4). Они служат для ограничения диапазона вводимых в таблицу данных. Например, для числового поля можно указать будет ли оно "целым числом" или "С плавающей точкой" (вещественным). Для текстового – сколько символов можно ввести в это поле.

Свойства полей

Свойство поля	Назначение
Размер поля	Изменяет размер текстового поля или определяет диапазон допустимых значений для числового поля.
Формат поля	Отображает даты и числа в указанном формате, например используется числовой или денежный формат.
Число десятичных знаков	Отображает указанное число знаков после десятичного разделителя, если используется числовой или денежный формат.
Маска ввода	Отображает постоянные символы в поле, чтобы их не надо было вводить, и проверяет, что введенное значение подходит к маске.
Подпись поля	Позволяет указать подпись, которая будет отображаться в заголовке столбца при вводе данных в таблицу.
Значение по умолчанию	Автоматически вводит указанное значение во все новые записи.
Условие на значение	Позволяет указать, каким условиям должны удовлетворять значения, которые можно вводить в данное поле.
Сообщение об ошибке	Можно ввести текст сообщения, который будет отображаться при вводе неправильных значений (например, на поле наложено ограничение, что оно может содержать только числа, а мы ввели текст, тогда появится сообщение об ошибке).
Обязательное поле	Позволяет указать, что данное поле обязано содержать значение.
Пустые строки	Разрешает хранение пустых строк в текстовых и МЕМО - полях.
Индексированное поле	Ускоряет выполнение поиска в полях, в которых он часто используется.

Когда идет работа с таблицами, хочется иметь уверенность, что записи (строки) как-то отличаются друг от друга. Для этого и создается ключевое поле.

Ключевое поле – это поле, содержащее неповторяющиеся значения, по которым можно отличить одну запись таблицы от другой.

Для задания ключевого поля необходимо:

открыть таблицу в режиме конструктора;

выделить нужное поле (или поля), которое нужно сделать ключевым;

выполнить команду Правка→Ключевое поле (или щелкнуть мышью на кнопке );

сохранить и закрыть таблицу.

Для ввода данных в таблицу необходимо:

в окне базы данных выделить таблицу → Открыть (на экране появится таблица, в которую можно заносить данные).

В Access, также как и в Excel, можно:

добавлять новые записи и удалять ненужные;

перемещаться по записям;

изменять ширину строк и столбцов;

скрывать и отображать столбцы;

распечатывать таблицу на принтере;

искать значение в поле;

сортировать данные;

накладывать на данные фильтры.

Принципы выполнения этих операций аналогичны электронным таблицам Excel, и рассматривать их повторно не имеет смысла.

Установка связей между таблицами

После создания таблиц, образующих основу базы данных, следует определить связи между таблицами. Определение связей позволяет установить зависимости между таблицами (например, в таблице Клиенты хранятся сведения о клиентах, а в таблице Заказы – сведения о заказах, сделанных этими клиентами; в обеих таблицах есть поле Код клиента; мы можем установить связь между этими таблицами так, чтобы при удалении клиента из таблицы Клиенты, из таблицы Заказы удалялись автоматически все заказы, сделанные клиентом).

Для создания связей между таблицами необходимо:

в окне БД щелкнуть мышью на кнопке (или выполнить команду Сервис→Схема данных);

в открывшемся окне «Схема данных» добавить в схему нужные таблицы;

щелкнуть мышью на поле, от которого нужно установить связь, и, не отпуская мышь, перетащить курсор на поле, с которым устанавливается связь (обычно связывают ключевое поле одной таблицы с аналогичным полем в другой таблицы);

в появившемся окне «Изменение связей» (рис.82) указать параметры связи (галочки около «Обеспечение целостности связей», «Каскадное обновление связанных полей», «Каскадное удаление связанных полей»)

Рис.82. Окно для установки параметров связи

нажать кнопку [Создать];

закончив создание связей, закрыть «Схему данных».

Для изменения связей необходимо:

правка → схема данных;

двойной щелчок на нужной связи;

внести изменения → [OK].

Для удаления связей необходимо:

правка → схема данных;

щелкнуть мышью на линии нужной связи;

правка →удалить (или нажмите клавишу DEL).

Дата добавления: 2014-01-11