Фильтрация данных. Если таблица содержит в столбцах подобные по типу данные, то она называется списком

Формы базы данных

Обработка данных

Если таблица содержит в столбцах подобные по типу данные, то она называется списком. Список можно рассматривать как простую базу данных, в которой строки -это записи, а столбцы - поля.

Для обработки данных (сортировки, фильтрации) удобно поместить в первой строке таблицы названия столбцов (метки), отражающие их содержание. Метки столбцов лучше выделить шрифтом, отличающимся от основного шрифта таблицы, и отделить от таблицы рамкой.

Добавлять, искать, редактировать или удалять записи из списка можно с помощью формы данных. Форма данных представляет собой диалоговое окно, содержащее для одной записи поля, имена которых совпадают с метками соответствующих столбцов списка.

Для работы с формой базы данных необходимо вызвать окно формы. Для этого нужно:

• Выделить одну ячейку списка.

• Выбрать в меню Данные команду Форма. Появится диалоговое окно, имеющее заголовок, совпадающий с именем текущего рабочего листа/

Для просмотра базы данных при помощи формы можно использовать линейку прокрутки или кнопки:

Далее — для перехода к следующей записи базы данных;

Назад — для перехода к предыдущей записи.

По окончании работы с формой базы данных нужно щелкнуть кнопку Закрыть для закрытия диалогового окна формы.

Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки некоторое подмножество записей в списке. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям, при этом остальные строки оказываются скрыты.

При работе с большими списками удобно использовать автофильтр. При помощи автофильтра вы можете вывести только те строки в списке, которые содержат определенное значение, или те, которые удовлетворяют определенным критериям.

Для фильтрации списка при помощи автофильтра нужно:

• Выделить одну из ячеек списка.

• Выбрать в меню Данные команду Фильтр. Появится подменю/

В подменю выбрать пункт Автофильтр. Рядом с этим пунктом появится

галочка.

Рядом с каждой меткой столбца будет помещена кнопка раскрывающегося списка/

Открыть раскрывающийся список в том столбце, по которому нужно фильтровать данные.

• Выбрать один из элементов:

(Все) — для отображения всех элементов данного столбца;
(Пустые) — для вывода отфильтрованного списка, содержащего

в данном столбце только пустые ячейки;

(Первые 10...) — для вывода ячеек с любым непустым значением. Одно из значений данного поля - для вывода списка, данный столбец которого содержит только выбранное значение; (Условие...) — для задания пользовательского критерия фильтрации. В последнем случае появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр.

· Если выбран элемент Условие, выполнить в диалоговом окне Пользовательский автофильтр следующие действия:

— выбрать в левом верхнем раскрывающемся списке оператор сравнения для задания критерия фильтрации;

— ввести с клавиатуры или выбрать в правом верхнем раскрывающемся списке значение, которое нужно использовать вместе с оператором сравнения (можно использовать символы шаблона:? - любой символ, * -любое количество произвольных символов);

— для определения двух критериев выбрать один из флажков опции:

И — для объединения двух критериев в фильтре;

ИЛИ — для использования двух различных критериев;

— задать второй критерий фильтрации в нижних раскрывающихся списках, определив второй оператор сравнения и значение, которое нужно использовать вместе с этим оператором;

— щелкнуть кнопку ОК.

В результате будет выведен отфильтрованный список, содержащий только те значения, которые удовлетворяют заданным критериям. Кнопка раскрывающегося списка в столбце, по которому заданы критерии фильтрации, окрасится в синий цвет. В строке состояния появится сообщение о количестве записей, удовлетворяющих критериям.

· Задать при необходимости критерии фильтрации по другим столбцам.

Дата добавления: 2014-01-13