Определение целей участия фирмы в работе выставки

Процесс участия предприятия в работе выставки.

Официальное закрытие выставки.

Монтаж экспозиции.

7) Торжественное открытие выставки и официальный осмотр. На открытии международных отраслевых выставок присутствует заместитель главы правительства или министр соответствующей отрасли, приглашаются послы стран-участниц выставки.

8) Открытие выставки для посетителей. Обычно это следующий день после официального открытия. Многие выставки первою половину дня открыты для специалистов и представителей деловых кругов, а вторую — для широкой публики.

9) Обеспечение рабочей программы выставки.

11) Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение или продажа, безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка

12) Подведение оргкомитетом итогов выставки с точки зрения достижения поставленных целей (количества посетителей, объема заключенных контрактов и т. п.).

Основные этапы:

1) Принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке.

3) Выбор конкретной выставки, для чего анализируются:

- время и место проведения выставки

- авторитет выставки/ярмарки на целевом рынке фирмы

- численный и качественный состав участников и посетителей

- уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке.

- возможность предоставления выставочных площадей и услуг

- разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.

4) Подготовительно-организационный период. После того как сделан выбор в пользу конкретной выставки, фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии. Параллельно с этим решаются следующие организационные вопросы:

- Определение концепции и объема участия фирмы в работе выставки.

- Отбор и подготовка персонала для работы на выставке (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков и т. д.)

- Разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий

- Выбор возможного посредника (агента) оказывавшего бы услуги вобеспечении участия в выставке

- Определение размеров необходимых выставочных площадей, объема различных материальных и финансовых ресурсов

- Изучение возможностей экспорта в страну организатора выставки и ее таможенного законодательства

- Установление деловых контактов с администрацией выставки, заключение контракта на выставочные услуги (так называемый бланковый договор)

- Вопросы страхования экспонатов и сотрудников

5) Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке. Он включает в себя:

5.1 окончательный отбор образцов продукции, экспонатов, которые будут демонстрироваться. Принципы при отборе экспонатов:

- перечень экспонатов составлять только после тесного сотрудничества всех отделений;

- принимать во внимание продукцию конкурентов;

- выбирать самый лучший из своих товаров;

- избегать влияния эмоций при выборе экспоната;

- цены должны быть установлены на каждый экспонат.

5.2 разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжение и т.п.

Стенд – это предприятия-экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру.

Размеры стендов зависят от:

- количества и вида экспонатов;

- ожидаемого количества посетителей;

- особых запросов экспонента;

- размера и авторитета фирмы;

- размера стендов конкурентов.

Основные типы расположения стендов:

- линейный, угловой, «полуостров», «остров», сквозной, «визави».

5.3 генеральную компоновку экспозиции фирмы - распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

Выставочная площадка фирмы-участницы условно разбивается на 3 основные зоны:

a) публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты и т. п.);

b) рабочая (место для проведения переговоров коммерческих представителей фирмы со специалистами и потенциальными заказчиками);

c) служ ебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, специальной литературы, рекламных носителей, сувениров и т. п.).

После решения указанных вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. Затраты крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях могут составлять 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые ком­муникации. Причем для предприятий, производящих товары индивидуального потребления, этот показатель, как правило, несколько ниже — около 5-10%, а для производителей средств производства выше - 30-35%.

Типичная структура затрат на участие в крупной международной выставке:

- арендная плата — 15-20%:

- монтаж экспозиции — 40-50%

- демонтаж экспозиции — 5-10%;

- расходы на рекламоносители — 5-10%:

- представительские расходы — 15-25%.

6) Работа в ходе функционирования выставки.

На этом этапе важнейшим инструментом для поднятия популярности экспонентов является организация контактов со СМИ.

Классическими формами таких контактов являются:

1) пресс-конференции..

2) Интервью,

3) Пресс-релиз – связующее звено в сотрудничестве между СМИ и ответственным по связям с общественностью, используется для рекламы предприятия по случаю его участия в выставке-ярмарке.

4) досье для пресс-центра выставки-ярмарки. Задача – привлечь журналистов к посещению стенда экспонента. Помещается на специальных стеллажах для прессы и раздается бесплатно.

Неотъемлемым элементом эффективной работы стенда является периодическая проверка предпринятых действий и переоценка данных на основании динамики развития событий. Такая оценка должна осуществляться в конце каждого рабочего дня. Она предполагает:

- проверку хода выполнения целей участия, состоящую в качественной оценке результатов: количество и объем полученных заказов, число осуществленных контактов, количество распространенных печатных материалов;

- изучение соотношения между результатами усилий по привлечению посетителей и тем, какой ценой они были достигнуты: что имело наибольший отклик, что конкретно помогло удержать посетителей, что оказалось совсем неэффективным, что вызывает раздражение и т.п.

- качественный анализ содержания информации, полученной от посетителей и конкурентов;

- оценка замечаний, реакций и общей критики со стороны посетителей.

Основное внимание должно уделяться посетителям-коммерсантам. Для них должна быть обеспечена свобода передвижения по стенду, получение непосредственной и достоверной информации, понимание их роли со стороны персонала, прием по всем правилам.

Основные типы посетителей:

1) с точки зрения поведения:

- рационалисты – планируют посещение выставки еще в офисе, составляют распорядок дня, точно знаю, зачем пришли;

- фланеры – поклонники многолюдных стендов, на которых проводятся различные мероприятия;

- неуверенные в себе – многолюдные стенды, терпеливы и требовательны;

- своевластные – диктуют свои условия, высокомерны, эгоистичны;

- нервозные - ценят скромность;

- новаторы – ищут новинки;

- консерваторы – предпочитают классический арсенал стенда, последовательны, строги в ценах;

- случайные посетители;

- «туристы» - лица, производящие серьезное впечатление, но в действительности не имеющие специальных интересов;

- воображалы; «проспектоеды»; застенчивые; «франты»; грубияны; шпионы.

2) с точки зрения сферы интересов:

- интересующиеся потребительскими товарами;

- интересующиеся промышленными товарами.

Дата добавления: 2014-01-13