Планирование проекта в MS Project

Назначение — это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. При этом на одну задачу могут быть назначены несколько ресурсов, как материальных, так и нематериальных.

Назначения объединяют в плане ресурсы и задачи, делая план целостным. Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования. Во-первых, определяются ответственные за исполнение задач. Во-вторых, когда определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объем времени, затрачиваемый им на проект, а значит, его стоимость для проекта. В-третьих, определив стоимость участия всех ресурсов в проекте, можно подсчитать его общую стоимость. Наконец, назначая ресурсы на задачи, можно сокращать срок выполнения работ, выделяя на них больше ресурсов и тем самым сокращая общую длительность проекта.

Составление плана проекта в общем виде заключается в описании задач проекта, доступных ресурсов и определении взаимосвязей между ними с помощью назначений. Но при составлении плана проекта в MS Project количество операций несколько увеличивается.

Планирование начинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик. Затем составляется список фаз и задач и список необходимых для их выполнения ресурсов. После этого в план вносится дополнительная информация о задачах и ресурсах, которая будет использоваться при определении назначений и в дальнейшем при проведении работ по плану (отслеживании плана). Наконец, осуществляются назначения, после чего проект оптимизируется, если длительность или бюджет оказываются больше ожидаемых.

Таблицы — это один из основных способов представления проектных данных. В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых содержит информацию о задачах, а вторая — о ресурсах проекта, то есть задействованных в выполнении задач людях и материальных ценностях. Эти две «внутренние» таблицы состоят из множества полей, большинство из которых созданы «про запас» и обычно не используются. Некоторые из них могут быть задействованы при программировании, в тонких настройках, функциях анализа проекта и т. д., но не нужны при стандартном использовании MS Project.

Во время работы с проектом, как правило, требуются вполне определенные срезы информации. Например, данные о стоимости проекта, загруженности тех или иных ресурсов, сроках окончания работ по текущим задачам и т. п. Поэтому в каждый момент времени требуется иметь перед глазами только необходимую информацию. Это позволяет сконцентрироваться на ней и более эффективно работать.

На рис. 1 представлена схема организации данных в MS Project. Файл состоит из двух больших «внутренних» таблиц с множеством столбцов, из которых только некоторые отображаются в таблицах, включенных в представления. Работая в MS Project, мы имеем дело только с маленькими «внешними» таблицами. В MS Project заложен набор предопределенных таблиц, предназначенных для работы с небольшим объемом проектной информации (табл. 1 и 2). Каждая из этих таблиц содержит лишь несколько полей одной из «внутренних» таблиц проектного файла. Соответственно, «внешние» таблицы (как и «внутренние») содержат информацию либо о задачах, либо о ресурсах.

В дальнейшем под таблицей мы будем подразумевать именно эти, «внешние» таблицы, поскольку именно с ними мы будем работать в интерфейсе MS Project.

Таблицы, составляющие основу файла проекта, когда речь будет заходить о них, мы будем называть «внутренними» таблицами.

Таблица 1. Предопределенные таблицы с информацией о задачах

Таблица	Содержание
Baseline (Исходный план)	Данные из базового плана проекта
Constraint Dates (Даты ограничений)	Ограничения задач (даты ограничений и типы)
Cost (Затраты)	Стоимость задач и проекта
Delay (Задержка)	Информация для уравнивания загрузки ресурсов
Earned Value (Освоенный объем)	Общая таблица для сравнения запланированного и фактического объема работ, запланированной и фактической стоимости
Earned Value Schedule Indicators (Индикаторы календарного плана освоенного объема)	Сравнение запланированного и фактического графика выполнения проекта
Earned Value Cost Indicators (Показатели затрат для освоенного объема)	Сравнение запланированного и фактического расходования проектного бюджета
Entry (Ввод)	Таблица для ввода общей информации о задаче
Export (Экспорт)	Информация для экспорта данных о задачах во внешний файл, более 80 столбцов
Hyperlink (Гиперссылка)	Связанные с задачей ссылки, ведущие на внешние сайты и файлы в интранете
PA_Expected Case (Ожидаемый сценарий)	Таблицы для анализа плана проекта с помощью методики PERT
PA_Optimistic Case (Оптимистичный сценарий)	Идентичны по структуре и содержат данные об ожидаемом (Expected), оптимистичном (Optimistic) и пессимистичном (Pessimistic) планах проекта
PA_Pessimistic Case (Пессимистичный сценарий)
PA_PERT Entry Sheet (Ввод для анализа PERT)	Таблица для ввода данных, используемых при проведении анализа плана по методике PERT
Rollup Table (Сводные задачи)	Служит для оптимизации отображения сводных задач
Schedule (Календарный план)	Расписание начала и окончания выполнения задач, интервалы между задачами
Summary (Суммарные)	Общая информация о задачах проекта
Tracking (Отслеживание)	Актуальная проектная информация
Usage (Использование)	Задачи проекта, объем работ, длительность, даты начала и окончания
Variance (Расхождение)	Данные об отклонении от плана при исполнении работ
Work (Трудозатраты)	Информация об объеме работы по проекту

Таблица 2. Предопределенные таблицы с информацией о ресурсах

Таблица	Содержание
Cost (Затраты)	Стоимость ресурсов проекта
Earned Value (Приобретенная стоимость)	Сравнение запланированной и фактической стоимости ресурса в проекте
_Entry (Ввод)	Таблица для ввода общей информации о ресурсе
Entry — Material Resources (Ввод материального ресурса)	Таблица для ввода общей информации о материальном ресурсе
Entry — Work Resources (Ввод нематериального ресурса)	Таблица для ввода общей информации о нематериальном ресурсе
Export (Экспорт)	Информация для экспорта данных о ресурсах во внешний файл
Hyperlink (Гиперссылка)	Связанные с ресурсом ссылки, ведущие на внешние сайты и файлы в интранете
Summary (Сводная)	Общая информация о ресурсах проекта
Usage (Использование)	Информация о работе, на которую выделены ресурсы
Work (Работа)	Информация об объеме работы, на которую выделены ресурсы

Как мы уже знаем, «внутри» MS Project есть таблица ресурсов и таблица задач, а «снаружи», в интерфейсе, есть ряд таблиц, являющихся набором полей либо из одной, либо из другой «внутренней» таблицы.

Таблицы отображаются в представлениях, причем есть представления, в которых таблицы совмещены с диаграммой (например, Gantt Chart (Диаграмма Ганта)), а есть и состоящие из одной таблицы (например, Resource Sheet (Лист ресурсов)).

В настройках представления определено, какая таблица открывается по умолчанию при его загрузке. При этом в любой момент можно вывести на экран другую таблицу такого же типа. Например, в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) при открытии отображается таблица Entry (Ввод данных), а в представлении Task Usage (Использование задач) — таблица Usage (Использование). Но при желании можно отобразить таблицу Entry (Ввод данных) в представлении Task Usage (Использование задач) или таблицу Task Usage (Использование задач) в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта).

Таким образом, в представлении заложено ограничение на тип отображаемых таблиц (таблицы с данными о задачах или ресурсах), но просматривать в нем можно любые таблицы этого типа. Переключение между таблицами осуществляется с помощью команды меню View > Table (Вид > Таблица). Например, для того чтобы отобразить в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) таблицу Task Usage (Использование задач), перейдите к этому представлению, щелкнув на соответствующем значке панели представлений, а затем выберите команду меню View > Table (Вид > Таблица) и в появившемся списке таблиц выберите Usage (Использование)

В результате поля в таблице обновляются: появляется поле Work (Трудозатраты), пропадают поля Predecessors (Предшественники) и Resource Names (Названия ресурсов).

В списке, появляющемся при выборе команды View > Table (Вид > Таблица), перечислены наиболее часто используемые таблицы для текущего представления. Если же этот список не содержит нужной таблицы, то ее можно найти, щелкнув на расположенном внизу списка пункте More Tables (Другие таблицы).

После щелчка откроется диалоговое окно со списком всех таблиц, доступных для отображения в представлениях MS Project. Таблицы разделены на две группы: Task (Задачи) и Resource (Ресурсы), согласно типу отображаемой в них информации. Выбор группы таблиц осуществляется с помощью переключателей в верхней части диалогового окна.

По умолчанию в этом диалоговом окне загружается список таблиц того типа, который возможно отобразить в текущем представлении, и среди них выделяется открытая в данный момент таблица.

Для того чтобы нужная вам таблица отобразилась в представлении, достаточно выбрать ее из списка и нажать кнопку Apply (Применить). Чтобы вернуться в представление, не выбирая таблицу, нужно нажать кнопку Cancel (Отмена) или просто закрыть окно.

Хотя разделение по типам отображаемой информации является ключевым для представлений, совсем не обязательно запоминать, к какому типу относится то или иное представление или таблица. В процессе работы MS Project просто не позволит отобразить в представлении не соответствующую по типу таблицу.

Например, если вы захотите отобразить в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганга) (которое содержит информацию о задачах) таблицу с данными о ресурсах, переключившись в соответствующий список выбора таблиц, то не сможете этого сделать, поскольку кнопка Apply (Применить) будет заблокирована.

Диаграммы являются графическим средством отображения содержащейся в проектном файле информации. Из диаграмм можно получить визуальное представление о последовательности задач, их относительной длительности и длительности проекта в целом. Не случайно первые диаграммы для представления хода работ по проекту появились уже в XIX веке и с тех пор остаются популярным средством для представления проектных данных.

В MS Project диаграммы являются не только средством просмотра проектной информации. С помощью диаграмм можно вводить новые данные и редактировать существующие.