Обработка исходящих документов

Составление проекта исходящего документа

↓

Проверка правильности оформления проекта документов

↓

Согласование проекта документа

↓

Подписание руководителем

↓

Регистрация документа

↓

Простановка исходящего номера на документе

↓

Проверка правильности адресования

↓

Отправка документа адресату

↓

Подшивка второго экземпляра (копии) в дело

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса или даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрационных массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).

регистрационно-контрольная карточка (РКК)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления и номер документа	Дата и регистрационный номер документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа

оборотная сторона карточки

контрольные отметки (ход исполнения)  

Фонд № Опись № Дело №

журнал регистрации входящих документов

Дата поступления	Регистра-ционный номер документа	Корреспондент (автор)	Дата документа	Номер документа	Краткое содержание документа

Резолюция или кому направлен документ	Дополнительные сведения о документе	Расписка в получении	Отметка об исполнении
Исполни тели	задание	Срок исполнения	Автор резолюции	Дата простановки резолюции

журнал регистрации исходящих документов

Дата Докумен та	Реги стра ционный номер документа	Корреспо ндент (получатель)	Краткое содержа ние документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения о документе	Отмет ка об испол нении

журнал регистрации внутренних документов

Дата документа	Регистра ционный номер документа	Краткое содержание	Кем подписан документ	Исполни тель	Допол нительные сведения о документе	Расписка в получе нии	Отмет ка об испол нении

Дата добавления: 2014-01-14