Звіт. Службова записка. Рапорт

У фаховій діяльності службовцю доводиться складати такі документи, як звіт про виконану роботу, писати доповідну й пояснювальну записку, яким і дамо характеристику.

Звіт – документ, який містить відомості (інформацію) про результати діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і подається керівникові структурного підрозділу, організації або до керівного органу.

Державна статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі уніфікованих форм (бланків) й відповідно до затверджених нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та оформлення. Внутрішньоорганізаційна звітність менш регламентована щодо форми
(див. Зразок звіту).

Реквізити звіту:

1. Гриф затвердження – праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) – для зовнішнього документа.

3. Назва документа.

4. Заголовок, який повинен містити такі дані:

· «про роботу атестаційної комісії»; «про роботу відділу…», «про педагогічну (виробничу) практику…» тощо;

· термін звітності (з 09.01.2002 до 09.02.2002, за І квартал 2002 р. тощо);

· статус, посада й місце роботи (навчання) укладача;

· прізвище та ініціали укладача.

5. Текст, який має такі частини:

· вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою, відділом чи конкретною особою за звітний період);

· основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

· висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на майбутнє).

6. Додаток (якщо є):

· службова (доповідна, пояснювальна) записка;

· довідкові матеріали;

· квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для фінансової звітності).

7. Підпис автора документа.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для зовнішніх).

9. Дата укладання.

10. Печатка (для зовнішніх).

До поняття «службові записки» входять два різновиди документів – доповідні та пояснювальні записки. Деякі дослідники ототожнюють названі документи, оскільки службові записки мало чим відрізняються від доповідних та пояснювальних записок. Детально зупинимося на останніх двох поняттях.

Доповідна записка – це документ на ім’я керівної посадової особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов’язань; може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

· з а походженням на внутрішні, що адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівництву, якому підпорядкована конкретна організація. Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника;

· з а призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.

Документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань, називають пропозицією (див. Зразки доповідних записок).

Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновок (перелік пропозицій).

Реквізити доповідної записки:

1. Місце укладання – повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх)

2. Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка (у Д. в.).

3. Адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка подає записку (у Р. в.).

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про…»).

6. Текст – може поділятися на такі частини:

· загальну – лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

· описову – аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з’ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

· висновок – конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

8. Посада автора (якщо вона не зазначалася в п. 3) – ліворуч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) – праворуч та розшифрування підпису.

9. Дата укладання (якщо вона не зазначалася в п. 1) – цифрами.

Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам (див. Зразки пояснювальних записок).

Пояснювальна записка може бути:

· службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.). У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків;

· документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін.

Рапорт (фр. rapport – приносити, повідомляти) – усне або письмове повідомлення про щось важливе керівництву, вищій інстанції, звіт про виконання взятих на себе зобов’язань.

За часів Гетьманщини, у ХVІІ ст., на Лівобережній Україні слово «рапорт» (лепорт) могло означати «чолобитну» (прохання) та «супліку» (скаргу). Рапорти мали доповідний характер, у них були відсутні елементи прохання. Така форма повідомлень часто застосовується у військових колективах (замість заяв) і містить переважно прохання про дозвіл на від’їзд, відсутність на заняттях, роботі, у місті, на місці дислокації військової частини, у навчальному закладі із вказівкою на причину, точним визначенням часу вибуття й прибуття, адреси перебування (див. Зразок рапорту).

Реквізити рапорту:

· повне найменування адресата в Д в. одн., у стовпчик, на 1/2 частини листа зверху праворуч;

· назва документа – посередині рядка, з великої літери, без крапки після назви;

· з абзацу – зміст документа;

· дата – ліворуч; у цьому ж рядку, праворуч, – підпис, поряд – повна розшифровка адресанта (прізвище, військове звання).

Отже, кожен фахівець, виконуючи посадові обов’язки, має оволодіти навичками складання звітної документації, вносити пропозиції чи пояснювати власні дії за допомогою службових записок.

Дата добавления: 2014-10-23