Язык и стиль коммерческой корреспонденции

Лекция № 5

1. Особенности деловых писем.
2. Разновидности деловых писем.

Служебные письма – обобщенное название большой группы управленческих документов, кото­рые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведом­ления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведом­ления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, со­общения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т. п.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы до­кументов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обра­ботке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение докумен­та, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается ко­пия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэто­му, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопро­сов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанно­сти.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основ­ная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, прось­бы, предложения, замечания и т. п. Учитывая постоянный рост объе­мов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации письма можно рекомендовать изменить традиционный порядок из­ложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Например: «Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ».

Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и кратко­стью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие ме­шает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, обязательно про­верены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть ней­тральным.

В ГОСТе Р 6.30-97 указано: «В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не воз­ражает», «ВНИИДАД считает возможным»)».

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т. п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа: «внимательно рассмотрев Ваши предложения...», «Тщательно изучив Ваши замечания...».

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «6 порядке обмена...», «В порядке исключения...», «В связи...», «В соответствии...» и т. п.

Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: «учитывая», «считая», «принимая во вни­мание», «рассматривая», «руководствуясь» и т. д.

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует на­чинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеет­ся в самом бланке.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. Соста­витель документа, кроме текста, должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос «о чем», указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы – инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на кото­рый он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативно­го письма при окончательном оформлении письма-ответа.

По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей.

Сопроводительное письмо – часто составляемый документ, кото­рый информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к при­ложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т. д. Начинаются письма этой разновидности словами: «Посылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т. п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводитель­ного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет само­стоятельного заголовка. Например:

Направляем Вам на рецензирование рукопись «Программы курса «Организация информационного обеспечения управления». Программа предполагается как типовая для высших учебных заведений, имеющих специализации «менеджмент» или «организация управ­ления». Отзыв просим прислать до 12 сентября 1997 г. Приложение: на 24 л. в 1 экз.

или

Направляем Вам «Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий». Текст инструкции дается с учетом изменений, внесенных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28 декабря 1994 г. № 173. Учитывая, что Инструкция вводится в действие с 1 января 1997 г., предлагаем, ознакомить с ней всех за­интересованных работников финансовых служб. Приложение: инструкция.

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно со­ставляться.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указы­ваются сроки проведения и условия участия в нем.

Например:

	01-03 марта 1997 г. Финансовая академия при Пра­вительстве Российской Федерации проводит междуна­родный симпозиум «Автоматизированные системы, тестирования и их роль в учебном процессе». Для уча­стия в симпозиуме необходимо перечислить 800 тыс. руб. за каждого участника на расч. счет №... в Финан­сист-банке и выслать копию платежного поручения со списком участников в наш адрес до 25.02.97. Первый проректор Д. И. Фурманов
		17-18 июня 1997 г. фирма «Метатехнология» и из­дательский дом «Открытые системы» проводят семи­нар «Информационные технологии в проектировании систем и управлении бизнесом». Для участия в семина­ре необходимо перечислить $100 (в рублях по курсу на день оплаты.) плюс налог на добавленную стоимость (20%) на счет:... и подтвердить свое участие в семи­наре по телефонам: Президент М. Н. Каменнова

Информационное письмо – сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информацион­ных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу. Например:

	Центр культуры Международного фонда социально-экономических и политологических исследований сооб­щает о выходе первого номера международного журна­ла культурного общения "Уш Ке§1а", издаваемого со­вместно с европейским центром культуры в Тюрингии. Приобрести журнал Вы можете по адресу: Ленин­градский просп., д.49. Справки по тел.: [phone].

или

	АО "Бизнес-школа "Интел-синтез" подготовила к изданию книгу "Делопроизводство в бухгалтерии". В книге освещаются требования к составлению и оформ­лению служебных документов и правила работы с ни­ми. Заказать книгу можно по телефону: 129-9261.

Рекламное письмо – разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров.

Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчет­ных и кооперативных организаций. Его цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно. Ниже приводим пример оформления рекламного письма.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для кон­кретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начи­нается словами: «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим Вас в извест­ность» и т. п., далее излагаются какие-либо факты. Например:

Сообщаем, что Ваш заказ принят к исполнению 26.12.97 и будет выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой контейнером равными партиями в январе, феврале и марте 1998 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены, дополнительно.

Весть Россия, 115446, Москва, Коломенский проезд, 1 а Тел.: [phone] Факс: [phone] Е-таil: а1ех@vestjsk.тsk.sи Предлагаем Вам систему электронного документооборота «DOCS OPEN 3.0», предназначенную для организации безбу­мажного документооборота между всеми подразделениями и представительствами Вашей компании. Используя «DOCS OPEN 3.0», сотрудник компании может отдавать и получать различные распорядительные и от­четные документы, справки, контролировать процесс вы­полнения своих распоряжений, оценивать проделанную рабо­ту, сдавать документы в архив, отслеживать общее состояние дел в компании или ее подразделении, выполнять другие необходимые действия. Документы, автоматически сортируются по каталогам, становятся доступными адресатам, отслеживаются, прове­ряются на уничтожаемостъ, заполняемость, принятие и за­вершенность, перемещаются из каталога в каталог и т. д. При этом пользователи получают различного рода сообще­ния, предупреждения и напоминания. Система позволяет: упорядочить управленческий доку­ментооборот, избавиться от вороха бумажной документа­ции, сэкономить рабочее время, руководителю иметь целост­ную картину состояния дел в организации и контролировать ситуацию, повысить исполнительскую дисциплину. Фирма «Весть» может разработать любые системы до­кументооборота с учетом специфических требований, существующих в Вашей организации. Мы будем рады ответить на Ваши вопросы по тел.: [phone]    

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении како­го-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо мо­жет подтверждать какой-

либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать». Например:

	Подтверждаем Полевое участие в строительстве административного здания в 1997/98 гг. в сумме 800 тыс. долл. США.
		Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01-05.326 от 15.03.97. Решение Исполкома Фонда будет принято не позднее 12.04.97 и сообщено Вам.

Направление таких писем является обязательной частью деловых отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или прове­дения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «Напоминаем». Например:

	Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 24/16 от 16.03.97 Вы. должны завершить разработку проекта до 16.06.97. Просим Вас сообщить о состоянии работы.

Или

	Напоминаем Вам, что срок поставки продукции в ''ответствии с письмом № 027-64 от 02.06.94 истек 01. 09.94.

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Например:

Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером. Оплата гарантируется со счета №… в Мосбизнесбанке.

Дата добавления: 2014-11-16