Необхідність документування та регламентації бізнес-процесів.

ДОКУМЕНТУВАННЯ І РЕГЛАМЕНТАЦІЯ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ

ТЕМА 6

1. Необхідність документування та регламентації бізнес-процесів.

2. Принципи та етапи опису бізнес-процесів.

3. Помилки при описі бізнес-процесів.

Для забезпечення стійкої роботи підприємства доцільно регламентувати дії співробітників не особистими вказівками керівника, а регламентом, який докладно описує дії працівників. В даному випадку, співробітник отримує інструкцію, працюючи у відповідності з якою він буде впевнений, що чинить правильно, а керівник отримає надію, що інструкція буде виконуватися, і немає необхідності в постійному особистому контролі.

Щоб створити інструкції та регламенти необхідно докладно описати дії кожного співробітника в різних ситуаціях. Фактично необхідно описати послідовність дій співробітників усього підприємства від постачальника до клієнта.

Виходячи з визначення бізнес-процесу, завдання належить до галузі опису бізнес процесів. При достатньо насичених ринках збуту компанії шукають підвищення прибутковості всередині себе, розбираючись у роботі своїх підрозділів, своїх бізнес-процесах. Але перш ніж говорити про перебудову діяльності підприємства необхідно зрозуміти поточну ситуацію і на основі її оцінки перебудовувати внутрішні бізнес-процеси. В даний час більшість компаній проводять роботу по опису бізнес-процесів за допомогою різних графічних засобів. Використання графічних засобів обумовлено зручністю і строгістю одержуваного опису, оскільки на відміну від текстового опису модель відображає логіку виконання дій набагато краще і наочніше. Якщо в текстовому описі все залежить від людини, яка створює опис, то при описі в графічному вигляді, використовуючи якісь стандарти моделювання, результат опису буде більш зрозумілим.

Але модель - це ще не кінцевий результат опису бізнес-процесу, необхідно ще безліч документів, які потрібні для виконання бізнес-процесу (різні регламенти, штатні розклади, посадові інструкції, положення про підрозділи, технічні завдання на впровадження ІС і т.д.). Перед підприємством постає завдання отримувати текстові документи, оскільки навчання співробітників всього підприємства розумінню графічної форми подання може відняти багато ресурсів, та й текстовий документ все ще є більш звичним для основної маси співробітників. У той же час клієнтські місця засобів опису бізнес-процесів, за допомогою яких можна працювати з графічними описами, встановлювати на комп'ютери всіх співробітників дорого і не потрібно. Але звичайно підрозділу ІТ, інжинірингу, розвитку і т.д., безумовно, повинні мати дані засоби для своєї роботи.

Після того, як намальовано графічний опис бізнес-процесу, на його основі необхідно створити текстовий опис процесу. Опис моделі вручну вимагає додаткових ресурсів, тому доцільно сформувати опис процесу на основі моделі автоматично. Фактично необхідно мати можливість, за допомогою якоїсь простої мови програмування, написати програму, яка буде виводити текстовий опис на підставі намальованих моделей. Ця вимога задовольняється тільки в досить сильних середовищах з опису бізнес-процесів.

Використовуючи зв'язки між моделями і маючи мову програмування, що дозволяє аналізувати дані зв'язку, відкривається можливість збору та аналізу інформації з усієї бази моделей, що дозволяє робити звіти, засновані на даних з різних моделей.

Однак із середовища моделювання можна одержати тільки ті дані, які там розташовані, тобто розміщені на моделях. Як правило, засоби моделювання володіють можливостями формування звітності на основі моделей, дозволяють виробляти опис різних предметних областей діяльності підприємства і завжди є можливість закласти в моделі будь-які дані, які можуть знадобитися. Якщо говорити про предметні області, то це процеси, організаційна структура, інформаційні системи, знання, повноваження, дані, продукти / послуги, мети і т.д.

Проста генерація звітів навіть зі складними алгоритмами дуже спрощує роботу, а збір матеріалів для аналізу та первинний аналіз бізнес-процесів за допомогою програмних засобів - це наступне завдання, над яким ведуться роботи в даний час. Перевірки правильності намальованих моделей за заздалегідь сформульованим правилам, аналіз організаційних та інформаційних розривів у процесах і вирішення інших завдань за допомогою програмних засобів - це те, що може допомогти при інжинірингу бізнес-процесів і полегшити цю складну задачу.

Дата добавления: 2014-11-16