Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Види описування




Елементи описування

1. Заголовок справи. (у заголовку повинно бути відображено і розкрито склад і зміст документів кожної одиниці зберігання, а також відображено і закріплено систему їхньої організації.

2. шифр (скорочена назва архіву, номер фонду, номер опису і порядковий номер справи за описом);

3. анотація документів;

4. визначення оригінальності чи копійності документів, ступеня повноти (“розрізнені аркуші”, “без початку” тощо), способу відтворення (рукопис, машинопис, друк, гектограф і ін.);

5. зовнішні особливості справи і документів (матеріальна основа документів: шовк, пергамент, береста, папір; матеріал обкладинки: шкіра, дерево тощо; наявність прикрас; мова документів);

6. назва фонду (повна і в дужках офіційно прийняте скорочення назви установи-фондоутворювача, його підпорядкованість, місцеперебування, хронологічні межі фонду; назва структурної частини установи);

7. діловодний номер справи; крайні дати документів справи; кількість аркушів.

1. Перший вид - первинне базове описування архівного фонду як основної класифікаційної та облікової одиниці є картка фонду та аркуш фонду. Базовим описуванням є описування фондів та їх частин як цілісної сукупності - від загального до окремого.

2. Другий вид описування пов'язаний з їхнім обліком і має завдання охорони архівних документів, забезпечення контролю за наявністю їх. На цьому етапі описування складають архівний опис – головний архівний довідник і обліковий документ архіву. Цей вид архівного описування в облікових документах архіву, на відміну від основного, базового, називається реєстраційним, або обліковим.

3. Третій вид описування спрямований на допомогу у використанні документної інформації і виконує пошукову функцію. Він називається спеціальним, або презентаційним. Третій (спеціальний) вид описування починає новий етап – роботу над архівною інформацією та організацію системи НДА.

Серед головних методів описування виділяють:

1. Класичний

2. Номенклатурний

Предметом аналізу під час архівного описування є:

1. Джерело походження документної інформації, або автор документа/масиву документів. Це поняття пов'язане з поняттям походження документів і фондоутворювача.

2. Зміст інформації, яку подає текст документа або сукупний зміст групи документів, виражений у заголовку документа (справи, фонду).

3. Часові координати (дати створення документів).

4. Просторові координати (географічна локалізація документа).

5. Форми передавання інформації (матеріальні носії і засоби передавання – мовні, звукові, графічні, комп'ютерні тощо, обсяги).

6. Евристична зона координати зберігання та історії документів.

9.2.СТАНДАРТИЗАЦІЯ В АРХІВНІЙ СПРАВІ

Одним з найвагоміших показників продуктивності роботи Міжнародної Ради Архівів (МРА), представлених на Віденському конгресі МРА у серпні 2004 р., було оприлюднення другої версії одного з двох розроблених МРА дескриптивних стандартів - International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, у скороченні - ISAAR(CPF). Другим таким стандартом є International Standard for Archival Description (General), у скороченні - ISAD(G), перша версія якого, що побачила світ 1994 р., була переглянута у 2000 р.

Отже, дескриптивні стандарти МРА:

  • Міжнародний стандарт архівного описування (загальний) ISAD(G): перша версія - 1994, перегляд - 2000;
  • Міжнародний стандарт архівних авторитетних даних на інституції, окремих осіб та родини ISAAR(CPF): перша версія - 1996, перегляд - 2004;

Для чого нам потрібні стандарти?

Дескриптивні стандарти:

  • сприяють синхронізації практичних методик в архівних установах, і тим значно полегшують для користувача ведення досліджень, що потребують міжархівного пошуку в умовах існуючого розмаїття систем описування;
  • розглядаються вже як необхідний інструмент робочих процесів для електроннихмереж, де інформація є спільним ресурсом чи об'єктом обміну між розподіленими комп'ютерами чи різними робочими місцями.

ISAD(G), Загальний міжнародний стандарт архівного описування

(GENERAL INTERNATIONAL STANDARD ARCHIVAL DESCRIPTION ISAD(G)-99)

▼ISAD(G) визначає 26 елементів, організованих у межах 7 великих зон, що складають найбільш інформативну частину стандарту: зони ідентифіка ційного підтвердження, контексту, змісту та структури, умов доступу і користування, споріднених матеріалів, приміток і дескриптивного контролю.

Зона ідентифікаційного підтвердження є обов'язковою для будь-якого описання (на будь-якому рівні), призначається для ідентифікаційного підтвердження і містить інформацію, що є найвагомішою для встановлення тотожності описуваної архівної одиниці та дозволяє її подальше віднайдення. Поза цим, зона ідентифікаційного підтвердження слугує користувачам, надаючи засоби для швидкої ідентифікації доречних матеріалів. Ця зона має п'ять підзон: довідковий код (наданий виключно цій одиниці описування ідентифікатор - з метою інформаційного обміну на міжнародному рівні); оригінальний чи задовільно укладений архівістом заголовок одиниці описування; дата створення і/або накопичення матеріалу в одиниці описування; рівень описання для ідентифікації рівня організації одиниці описування (фонди, підфонди, серії, підсерії, справи, документи); вміст (кількість, об'єм, розмір) та носій одиниці описування.

Зона контексту уводиться з тим, щоб завважити інформацію, необхідну для встановлення усіх "позалаштункових" чинників, що визначають характер відображення дійсності31, контексту походження, історії зберігання, безпосереднього джерела придбавання чи передавання/переміщення описуваного об'єкту. Ця зона має чотири підзони: найменування утворювача(ів), (якщо воно не зазначено у заголовку); адміністративна/біографічна історія (ув'язати матеріал з контекстом і полегшити його розуміння); архівна історія (забезпечити інформацію про історію одиниці описування, що має сприяти її теперішній структурі та організації); безпосереднє джерело придбавання чи передавання/переміщення. (тобто переміщення документів з діловодних служб до архівних підрозділів, з одного архіву до іншого, з одного сховища архіву до іншого, через купівлю, дарування, пожертву, успадкування тощо, то ми маємо справу з придбаванням, що супроводжується відповідним відчуженням/ передаванням/ набуттям прав власності.).

Зона змісту і структури призначається для запису всієї іншої інформації, яка вимагається для встановлення інтелектуального контролю за матеріалами з метою надання змоги користувачеві виявити необхідні йому матеріали. Ця зона містить такі підзони: склад і зміст (мета цієї підзони - коротко викласти сутність змісту або специфічного характеру інформації матеріалів з тим, щоб надати змогу користувачеві зробити висновок щодо ймовірної відповідності цих матеріалів його запитам); інформація про експертизу цінності, знищення та нормативні підстави (особливо якщо ці заходи можуть вплинути на тлумачення архівного матеріалу); поповнення (вказати на очікувані додаткові надходження до одиниці описування); система організації (це: внутрішня структура, порядок і/або система класифікації одиниці описування).

Зона умов доступу і користування містить умови, що регулюють доступ (інформація про правовий статус чи інші приписи, що обмежують доступ до одиниці описування або впливають на нього) та відтворення (будь-які приписи щодо відтворення, як-от: авторське право); відомості про мову/знакову систему, застосовані в документах одиниці описування; фізичні характеристики і технічні вимоги, що можуть вплинути на користування одиницею описування; будь-які інші пошукові засоби, що можуть бути в розпорядженні архівосховища і стосуються організації та змісту описуваних матеріалів.

Зона споріднених матеріалів призначається для подання довідкової інформації про архівні та бібліотечні матеріали (за можливості - із зазначенням матеріалів, що зберігаються в інших архівосховищах) чи музейні предмети тощо, котрі тісно пов'язані з описуваними матеріалами. Ця зона містить чотири підзони: місцезнаходження оригіналів, наявність копій, пов'язані одиниці описування та зауваги щодо публікації.

Зона приміток містить тільки один елемент, призначений для запису вагомої інформації, що не узгоджується з наповненням інших елементів і тому не може бути подана в жодному іншому місці. Призначається загалом для специфічних видів документів, але може бути використана для будь-якого описання.

І останнє - зона дескриптивного контролю. Містить зауваги архівіста, вказівку на правила чи інші регулюючі (нормативні) документи та дату (и) описування - з метою роз'яснення, як саме описання укладалось, коли і ким.

9.3. ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

Під обліком розуміють комплекс заходів/операцій, що мають забезпечити фіксацію наявності архівних документів, а також отримання відомостей про обсяг і склад архівних зібрань та їх місцезнаходження.

До обліку архівних документів ставляться такі вимоги.

1. Не можна порушувати структурну організацію архівних документів, виконану на етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Вимога єдності обліку з структурною організацією архівних документів.

2. Облік повинен відповідати тій структурній організації документів НАФ, яка починається ще у процесі діловодства і завершується в державних архівах..

3. Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду і копії фонду використання, а також самі реєстраційно-облікові документи, зокрема описи.

4. Точність обліку забезпечуються надійністю вихідних початкових даних

5. Важлива й оперативність обліку. Несвоєчасно облікований документ піддається ризику втрати, оперативність прискорює надання користувачеві інформації про документ та його видавання.

6. Уніфікація і стабільність облікових одиниць у масштабах НАФ, що полегшує розміщення і зберігання архівних документів, перевіряння їхньої наявності.

Форми обліку це система спеціальних документів, необхідних і достатніх для правильного відображення кількісних параметрів архівних зібрань в їх динаміці, пояснюваних за допомогою якісних характеристик.

Щойно документи потрапляють до архівної установи, вони проходять

1. обов'язковий облік у книзі надходжень, де вказуються такі основні дані: коли, від кого і на підставі якого документа матеріали надійшли, найменування, роки, обсяг і стан цих матеріалів, який номер фонду їм присвоєно (або до якого архівного фонду установи вони долучені).

2. потім список архівних фондів, що являє собою перелік їх найменувань у порядку номерів, які вони отримують при надходженні в архів у хронологічній послідовності.

3. Після запису до книги надходжень і до списку фондів документи кожного фонду обліковують в аркуші фонду, призначеному для сумарного обліку, котрий закріплює рух документів у його межах.

Важливе значення у практиці роботи архівів мають описи документів. Це обліково-довідковий документ, призначений для поодиничного обліку документальних матеріалів фонду (для особових фондів – і подокументного і поаркушного).

Після запису справи до опису встановлюють її архівний шифр, що являє собою сукупність відомостей про місцезнаходження справи – назву архіву, номер фонду, опису, справи.

На архівні фонди складаються картки фонду, на базі яких формують фондові каталоги у державних архівах, а також Центральний фондовий каталог – в Головному архівному управлінні. У картці фонду, яка надходить з державних архівів, проставляють номер і назву фонду із зазначенням усіх його перейменувань, назву архіву, в якому зберігається фонд, обсяг фонду, його склад.

Інформація про зміни у фондах відтворюється на картках фондового каталогу на підставі щорічних повідомлень з архівів у відомостях про зміни в складі та обсязі архівних фондів. Сумарні відомості про фонди та одиниці зберігання по кожному архіву відображаються у паспорті архіву за станом на 01.01 кожного року.

На кожний фонд, що зберігається в архіві, заводять справу фонду, де зосереджуються всі документи про історію і стан архівного фонду: історична довідка про фондоутворювача, довідки про його перейменування та інші документи.

Особливо цінні документи (ОЦД) реєструються у внутрішньому описі справ, які отримують позначку ОЦД, на ОЦД виготовляються страхові копії. Облік документів, що мають в зовнішньому оформленні або в додатках до них матеріальні цінності, ведеться у відповідній інвентарній книзі у порядку номерів фондів і описів.

9.4. АРХІВНІ ДОВІДНИКИ В СИСТЕМІ НДА: ФУНКЦІЇ ТА СТРУКТУРА

Систему науково-довідкового апарату (СНДА) до документів НАФ становить комплекс взаємопов'язаних архівних довідників, у тому числі електронних.

Усі довідники поділяють на групи:

а) облікові документи архіву (книга надходжень, список фондів архіву, аркуш фонду);

б) ЦФК, архівний опис;

в) каталоги, путівники по фондах, покажчики, огляди документів.

Залежно від представлених у довідниках документних комплексів усі архівні довідники поділяють на:

міжархівні, які забезпечують облік і пошук інформації у цілому по країні, а також по регіону, групі архівів, – ЦФК, путівники по архівах, тематичні путівники, тематичні огляди;

міжфондові, які забезпечують пошук документів по конкретному архіву, – список фондів архіву, путівник по фондах архіву, каталоги, тематичні огляди, покажчик фондів архіву;

внутріфондові, які забезпечують облік і пошук документів по конкретному архівному фонду – аркуш фонду, архівний опис, покажчик описів фонду, огляд фонду.

Усі архівні довідники поділяють на типи, а всередині типу – на види (підвиди). Тип архівного довідника визначається його цільовим призначенням у СНДА.

Типи архівних довідників:

- архівний опис,

- архівний каталог,

- путівник по фондах архіву (архівів),

- покажчик, огляд документів.

 


Модуль IV: НАУКОВІ ПРИНЦИПИ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ. ТЕХНОЛОГІЇ ЗБЕРІГАННЯ І ВИКОРИСТАННЯ АРХІВНИХ ФОНДІВ.

ТЕМА 10: ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ ДОКУМЕНТІВ

Зміст:

10.1. ОСОБЛИВОСТІ МАТЕРІАЛЬНОЇ ОСНОВИ ДОКУМЕНТІВ ТА СПОСОБІВ ФІКСАЦІЇ ІНФОРМАЦІЇ

10.2. СТАРІННЯ ДОКУМЕНТІВ

10.3. РЕКОНСТРУКЦІЯ СКЛАДУ АРХІВНИХ ФОНДІВ, ВТРАЧЕНИХ ПІД ЧАС ТЕХНОГЕННИХ КАТАСТРОФ

10.4. ТЕХНОЛОГІЯ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

10.5. РЕСТАВРАЦІЯ

Ключові слова: папір, туш, чорнило, олівець, машинопис, штемпельні фарби, плівкові документи, кінодокументи, фотодокументи, фонодокументи, машиночитані документи, відеодокументи, фактори руйнування документу, старіння документів, біологічне ушкодження документів, знепилювання, фумігація, дезінсекція, дезінфекція, пластифікація, аероформування, забуферювання, кольорографія, фотографування, ретуш, ламінування, реставраційно-відливна машина..

Цілі та завдання вивчення теми: Успішне вивчення дозволяє мати уяву про особливість матеріальної основи документів і способи фіксації інформації, технологію зберігання документів, засоби реставрації пошкоджених документів..

10. 1. ОСОБЛИВОСТІ МАТЕРІАЛЬНОЇ ОСНОВИ ДОКУМЕНТІВ ТА СПОСОБІВ ФІКСАЦІЇ ІНФОРМАЦІЇ

Документи на паперових носіях

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів протягом останнього тисячоліття є папір. Папір – складна багатокомпонентна система, яка складається з волокон целюлози, наповнювачів, проклеювальних і барвникових матеріалів.

Туш. Туш, або вугільне чорнило, є суспензією дрібнодисперсної (лампової) сажі в олії, смолі або клею. Оскільки сажа (вуглець) стійка до дії світла, води і повітря, це обумовлює стабільність туші у часі.

Чорнило. Для написання тексту рукописів із появою паперу виникла необхідність заміни густого вугільного чорнила (туші) рідшим, щоб можна було писати пером. Існують залізогалові, алізаринові, кампешеві, анілінові види чорнила.

Олівець. В архівах зберігаються документи з текстом і помітками, зробленими олівцем. Збереження таких текстів багато в чому залежить від довговічності пігментів у олівцевій масі. Чорнографітні олівці почали виготовляти в кінці XVIII ст. Стрижні цих олівців складаються із суміші графіту і глини. Найбільш світло і хімічно стійкими є тексти, виконані чорнографітними олівцями. Проте водночас такі тексти страждають від механічної дії через слабкий зв'язок графітної маси з папером.

Машинопис. Перші машинописні документи належать до кінця XIX – початку 20 ст. Багато цінних документів збереглося лише в машинному вигляді і кількість їх продовжує зростати, тому зберіганню таких документів необхідно приділяти велику увагу.

Штемпельні фарби застосовуються для нанесення на документи перемінних реквізитів (дата надходження, вхідний та реєстраційний номери). Основну частину штемпельної фарби складають синтетичні органічні барвники, що обумовлює їх недовговічність.

Документи на плівкових носіях

До архівних документів на плівкових носіях належать кінодокументи, фотодокументи, фонодокументи на магнітній стрічці, мікрофільми, відеодокументи. Документи на плівкових носіях у процесі використання і контролю піддаються багаторазовим розтягуючим і ударним навантаженням, перегинам і перекосам у стрічкопротяжних механізмах апаратури.

Кінодокументи

Кінодокумент – аудіовізуальний або зображувальний документ, зміст якого передано за допомогою кінематографічної техніки. На зберігання, як правило, приймається комплект кінодокумента, до якого входять негатив-зображення, негатив-фоно, проміжний позитив, контрольна позитивна копія, що входить до фонду користування та установочні ролики і паспорти для кольорових кінодокументів.

Мікрофільми

Мікрофільм – комплект мікрофотокопій документів на рулонній плівці, об'єднаних на підставі якоїсь спільної ознаки. Основні типи мікрофільмів – рулонні мікрофільми у відрізку, мікрофіші, апертурні перфокарти, клясерні картки “джекет”. Для одержання страхових копій застосовуються рулонні мікрофільми на перфорованій і неперфорованій фотографічній плівці завширшки 16 і 35 мм.




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-11-16; Просмотров: 1684; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.011 сек.