Инструменты взаимодействия с внутренней общественностью

1. Информационные.

Внутрикорпоративные СМИ – к ним могут относиться периодические новостные издания, такие как листки новостей, газеты и журналы, сайты. Издание газеты или журнала актуально при резком росте компании, открытии новых филиалов и региональных отделений, когда начинают появляться проблемы с информационными потоками между сотрудниками организации. Решение о выпуске корпоративной газеты – серьезный шаг. Он требует определенного бюджета и дополнительных ресурсов. Кроме того, каждый выпуск должен быть хорошо продуман, так как корпоративная газета – это своего рода лицо компании; она отражает ее стиль, поэтому в ней важно все: и дизайн, и темы, и тексты. Частота выхода газеты определяется в зависимости от целей, размера бюджета и ресурсов компании (если газета/журнал информируют только о главном и фундаментально, то один раз в квартал, если же издание должно носить более живой и динамичный характер – раз в два месяца).

Листки новостей (newsletters) – одно из наиболее распространенных средств коммуникаций. Небольшой листок – достаточно доступное информативное средство. Благодаря настольным издательским системам он относительно просто и быстро готовится, а так же недорого печатается. Новостные листки могут быть как тематическими («новости рынка», «персонал»), так и содержать информацию по разным темам актуальным для персонала.

Книги, брошюры, инструкции – дополняют новостную информацию о текущих событиях подробным и системным описанием деталей важных для компании вопросов. Эти «инструменты» вводят новых сотрудников в состояние дел компании, помогают им «вписаться» в корпоративную среду. Публикации такого рода могут детально объяснить корпоративную политику по конкретному вопросу, они могут содержать историю развития компании, правила поведения, организационную политику и процессы профессионального роста, декларировать и, тем самым, формально определять культурные ценности, основные принципы, нормы и правила поведения в компании.

Внутрикорпоративный сайт – внутрикорпоративный сайт является оперативным и интерактивным средством связи и передачи информации. Он может активно использоваться для ведения диалога с сотрудниками в свободном режиме. Основная задача внутренней РR-службы – сделать сайт реально работающим, а не просто номинально существующим. Так как если материалы, размещаемые на нем, не являются привлекательными и актуальными для сотрудников – единственными посетителями сайта по долгу службы станут сам РR специалист и руководитель компании.

Интранет-сети – сети внутриорганизационных коммуникаций через Интернет, которые обеспечивают большие возможности коммуникаций с сотрудниками компании, рассредоточенными на больших территориях.

Информационные стенды (доски объявлений) – могут служить для придания официальным документам неформального оттенка. Это наименее затратное средство передачи информации, которое доступно компаниям с любым бюджетом. Достоинство доски объявлений – оперативность воздействия на мнение и поведение малых групп, высокая степень персонализации обращения. Эксперты считают, что доска объявлений точно моделирует специфику корпоративного общения данного коллектива: сам набор объявлений, их тематика, периодичность, дизайн четко определяют круг вопросов, выносимых руководством для срочного информирования.

2. Коммуникативные

Корпоративные праздники – именно с них начинается корпоративная жизнь многих компаний, а иногда ими и ограничивается. Но важно помнить, что корпоративный праздник – это не просто развлечение. Лишь в том случае, когда в его основе лежит конкретная идея, отвечающая целям компании, объединяющая и вдохновляющая ее сотрудников, корпоративный праздник будет иметь значение для формирования внутрикорпоративных отношений.

Корпоративное обучение – это непременная составляющая внутреннего РR. Как любая совместная деятельность, она дарит сотрудникам ощущение общности. После пройденных курсов и тренингов остаются не только новые знания, навыки, но и общие переживания, воспоминания, шутки. Обучение сотрудников может проходить двумя путями:

– спонсирование обучения необходимым для компании навыкам (курсы иностранных языков, получение второго высшего образования менеджеров и т.д.);

– организация специальных тренингов в самой компании. Они могут быть напрямую связанными и с внешним РR (например, тренинги по работе на выставках, общению со СМИ и клиентами). Для крупных компаний характерно обустройство так называемых «корпоративных университетов», причем по популярности они не уступают ведущим вузам страны и это не удивительно, ведь мотивация слушателей в этом случае очевидно – обучение напрямую связано с карьерным ростом. В качестве примера такого университета можно назвать «Би-Лайн университет».

Корпоративные соревнования – дух соревнования и возможность неформального общения с коллегами помогает не только внести некую разрядку в повседневные коммуникации между сотрудниками, но и укрепляет чувство гордости за свой отдел, департамент или филиал, отличившиеся в том или ином задании.

Team building (мероприятия по обучению работе в команде) – позволяет создать позитивный психологический климат в коллективе, развить у сотрудников чувство уверенности в своих силах, способность быстро принимать решения в нестандартных ситуациях, укрепить корпоративный дух. Team building – это возможность поупражняться в совместном разрешении проблемных ситуаций, приобрести, развить и усовершенствовать навыки командной работы. Комфортные «тренировочные» условия позволяют смело экспериментировать с любыми профессиональными и межличностными сюжетами, здесь можно и нужно совершать ошибки, чтобы делать выводы на будущее. Тренинги по командообразованию («Веревочный курс», «Кораблекрушение», «Акробатика» и др.) моделируют практические ситуации, попадая в которые участники мобилизуют свой интеллектуальный и физический потенциал, сообща преодолевают возникающие трудности и добиваются общей цели.

Корпоративные поздравления – данный инструмент внутренних коммуникаций позволяет сотрудниками почувствовать себя значимыми для коллектива и ощутить персонализированный интерес руководства к знаменательным событиям в их жизни. К корпоративным поздравлениям можно отнести не только поздравления с днями рождения и государственными праздниками, но и вручение почетных званий за профессиональное мастерство, поощрение ценного для компании поведения. Хорошо зарекомендовало себя вручение ежегодной специальной премии по номинациям. Например, "Самый смелый сотрудник", "Самый активный", "Лучший продавец"... Премии, призы лучше выдавать не деньгами, а поздравительными сертификатами и сувенирами в виде презентабельных авторучек, визитниц, органайзеров, которые будут долго напоминать сотруднику о достигнутых им результатах.

Неформальные встречи с руководством – такие встречи, дающие информацию «из первых рук», по мнению западных экспертов, наиболее высоко ценятся служащими среди всех источников получения управленческой информации. Служащий чувствует свою приобщенность к выработке корпоративной политики, важных управленческих решений. Главная цель встреч – способствовать диалогу между управленческой верхушкой и служащими.

4. Аналитические.

Ящики предложений – этот инструмент анализа актуальных вопросов и проблем возникающих у сотрудников, хорош в больших организациях, где высшее руководство физически не может общаться со своим персоналом. Это дешевый и простой способ оценить ситуацию в коллективе.

Как показывает практика, эффективность данного метода находится в прямой зависимости от места расположения ящика (размещение его возле кабинетов начальства или в непосредственной близости от камер видео наблюдения – значительно снижает результативность его использования) Как правило, сотрудникам организации гораздо проще доверить свои соображения бумаге, чем излагать их руководителю с глазу на глаз. Еще одно достоинство этого метода – его неограниченность во времени, ведь ящик может висеть в компании постоянно.

Анкетирование – опрос сотрудников с помощью специального бланка с вопросами (анкеты). Цель состоит в том, чтобы быстро и без больших затрат времени и средств получить объективное представление по той или иной проблеме. Анкетирование может быть сплошным, когда опрашиваются все сотрудники компании, или выборочным, когда опрашивается одно подразделение или определенная категория работников. Выборочное анкетирование проводится, если необходимо получить обратную связь по конкретному, локальному вопросу, а сплошное анкетирование проводится, если необходимо проанализировать мнение подчиненных по важным, стратегическим вопросам. Преимущество анкетирования состоит в том, что оно позволяет оперативно собрать большой массив информации и выявить мнения сотрудников по той или иной проблеме.

5. Организационные.

Собрания в организациях могут проводиться по различным поводам и с различной регулярностью. От неформальных встреч с руководством этот метод отличает формальный оттенок коммуникации, как правило, это обсуждения предстоящих целей организации, разбор конкретных действий персонала и т.д. Но, не смотря на серьезность обсуждаемой информации, собрания должны хотя бы время от времени носить приятый аспект, а не только «разбор полетов».

Разработка и внедрение корпоративных стандартов – этот «инструмент» воздействия на внутрикорпоративные коммуникации тесно связан с полноценной программой конструирования имиджа организации в целом. Корпоративные стандарты могут содержать структуру внутрифирменных коммуникаций, принципы взаимоотношений между начальниками и подчиненными и др. Главная цель работы с персоналом в этом направлении – добиться того, чтобы все ощущали сувою принадлежность к единому, уникальному миру и были проповедниками его идей и ценностей. Для решения вышеназванных задач многие компании разрабатывают специальные корпоративные кодексы. В которых, в отличие от корпоративной философии, провозглашающей обобщенно-абстрактые позиции, важны максимальная конкретность и уникальность. Многие специалисты в области внутрикорпоративного РR считают, что чем более конкретны и уникальны внутренние правила корпорации, тем они более работоспособны.

Льготы – по оценкам западных аналитиков, вариативность предоставляемых льгот снижает текучесть кадров на 7 %, позволяя фирме сократить связанные с этим расходы. На российских производствах реестр льгот не столь экзотичен как на западе (детские комнаты для молодых мам, «банк больничных» и т.д.), но как показывает практика, достаточно эффективен. Так, в качестве примера применения этого метода в крупных российских компаниях можно привести: доплаты наставникам – опытным служащим за персональное обучение стажеров, обеспечение сотрудников корпоративными скидками для занятий фитнесом и др.

Все вышеприведенные элементы работы по внутрикорпоративному РR не являются единичными. В некоторых случаях они могут служить лишь канвой для креативных решений каждого отдельно взятого специалиста. Как и любая целевая аудитория, коллектив компании нуждается в первоначальном изучении, в том числе заведенных в нем правил и существующих процедур.

Темы, вопросы и задания для самостоятельной работы:

1. Корпоративная культура, корпоративная философия, корпоративные стандарты: понятие, характерные особенности.

2. Российский опыт построения корпоративной культуры организации.

3. Подберите примеры реализуемых/реализованных в компаниях города, с вашей точки зрения, эффективных форм взаимодействия с внутренней общественностью.

4. Проанализируйте формы взаимоотношений с внутренней общественностью в компании/фирме для которой разрабатывалась PR-программа/ в которой вы работаете или учитесь.

5. Разработайте анкету и проведите исследование удовлетворённостью корпоративными отношениями сотрудников/студентов.

6. Скорректируйте систему внутрикорпоративных коммуникаций (см п. 4), в случае неудовлетворительных результатов исследования, и разработайте мероприятия, направленные на улучшение взаимоотношений с сотрудниками/студентами.

План практических/семинарских занятий:

1. Обсуждение тем для самостоятельной работы.

2. Обсуждение и анализ примеров форм взаимодействия с внутренней общественностью в России, г. Магнитогорске.

3. Анализ проведённого исследования удовлетворенностью корпоративными отношениями.

4. Презентация скорректированной системы, обсуждение мероприятий, направленных на улучшение взаимоотношений с сотрудниками/студентами.

5. Выбор лучшей представленной системы внутрикорпоративных коммуникаций. Подготовка к частичной реализации представленных мероприятий.

Рекомендуемые источники из списка литературы:

1. Основная литература – №, 2.

2. Дополнительная литература – №5, 7.

Дата добавления: 2014-11-16