Лабораторная работа №13

Тема: Построение сводных таблиц

Цель работы: овладеть навыками создания и обработки сводных таблиц в Excel.

Понятие сводной таблицы

Сводная таблица (или кросс-таблица) является мощным инструментом обработки больших списков данных и представляет собой интерактивную таблицу, в которой подводятся итоги, выполняется сортировка и фильтрация данных списка, при этом все результаты представляются в наглядной и компактной форме. Заголовками столбцов и строк такой таблицы служат не имена полей, а их значения или выражения. В ячейках такой таблицы располагаются сводные результаты, относящиеся к указанным в заголовках строк и столбцов значениям. При работе со сводной таблицей можно использовать различные функции, форматы данных и алгоритмы вычислений.

Мастер сводных таблиц

Для построения сводной таблицы используется Мастер сводных таблиц. Чтобы его вызвать, необходимо выполнить команду Данные—Сводная таблица.

На экране появляется диалоговое окно Мастер сводных таблиц. Процесс ввода информации разбивается на 4 этапа (шага). Завершение каждого этапа и переход к следующему обеспечиваются нажатием кнопки Далее >. Имеется возможность вернуться к предыдущим шагам посредством кнопки <Назад, чтобы внести изменения. Для окончания работы с мастером следует нажать кнопку Готово.

На первом шаге выбирают источник, откуда будут поступать данные для построения таблиц.

На втором шаге указывают диапазон ячеек базы данных Excel, который нужно использовать для построения сводной таблицы.

На третьем шаге проектируют структуру сводной таблицы. Нужно указать данные, которые будут использоваться в качестве полей строк, полей столбцов и полей страниц, а затем указать данные, которые хотят подытожить в области данных сводной таблицы. В правой части диалогового окна содержатся кнопки, представляющие поля исходного списка. Имена этих столбцов можно транспортировать в поля Данные, Строка, Страница или Столбец макета сводной таблицы. Excel автоматически использует для подведения итогов функцию Сумма для числовых данных и функцию Количествозначения для нечисловых данных.

На четвертом шаге указывают место, куда следует поместить сводную таблицу: на новый лист или существующий лист. В последнем случае следует указать начальную ячейку месторасположения сводной таблицы. Формирование сводной таблицы завершается нажатием кнопки Готово.

Если исходные данные, по которым строилась сводная таблица, были изменены, то для ее обновления надо установить курсор на поле сводной таблицы, нажать правую кнопку мыши и выбрать команду Обновить данные.

Группировка элементов в сводной таблице

Можно группировать элементы в сводной таблице, например месяцы в кварталы, дни в недели. Существуют различные способы группировки данных в сводной таблице:

• группировка нескольких выделенных элементов в поле (Excel создает второе группировочное поле для замены сгруппированных элементов);

• автоматическая группировка чисел по интервалам (например, список элементов от 1 до 100 может быть сгруппирован по десяткам);

• автоматическая группировка дат и времени по интервалам (например, список месяцев может быть сгруппирован по кварталам или другим периодам; можно также создавать собственные интервалы для группировки).

Для выполнения группировки дат и времени по интервалам (выбранные для группировки элементы (дата и время) должны соответствовать форматам Excel) нужно:

• выделить один элемент, являющийся датой или временем, в поле, которое нужно сгруппировать;

• нажать Æ на панели инструментов Сводные таблицы;

• в поле ввода начиная с: ввести первый элемент для группировки, а в поле ввода по: — последний элемент;

• в случае группировки по дням выбрать в группе с шагом строку Дни, а в поле количество дней: ввести длину периода группировки;

• нажать кнопку ОК.

Задания для самостоятельной работы:

1. Вызвать Excel для работы с электронной таблицей, созданной на предыдущих лабораторных занятиях.

2. Создать новый лист Лист8. Присвоить ему имя Апрель.

3. На листе Апрель создать электронную таблицу (см. ниже, табл.) «Производство продукции с шифром 0103 в апреле», расположив ее в ячейках A2:D44.

Дата добавления: 2014-11-20