Оновлення циклу

Стислий опис процесу

Перед складанням розкладу проекту всі його учасники повинні знати

свої функції з урахуванням усіх рекомендацій та порад, що допоможе

безперебійній роботі програмного забезпечення для успішного досягнення

мети. Необхідно також розуміти кроки по зміні проекту, коли всі його

структури будуть задіяні. Якщо реалізація проекту вже почалася, можна

об’єднати чи відрегулювати існуючу методологію планування нового

проекту або змінити існуючий проект. У різні періоди життєвого циклу

проекту необхідно буде користуватися такими ключовими поняттями:

планування, контроль, управління.

Планування проекту означає, що необхідно виконати добірку

відповідних документів, необхідних для: установки і визначення набору

робіт, що виконуються, підготовки робочого розкладу, доручення і розподілу

ресурсів за умов конкуренції і для розробки прийнятного бюджету.

Контроль проекту означає дотримання наміченого курсу, що

передбачає: оцінку виконаного в разі потреби вживання коригуючих заходів,

оцінку варіантів і планування поточних робіт. При цьому слід

проінформувати співробітників про досягнуте і порадити, де їм необхідно

поліпшити свою роботу, після чого вони розпочинають виконання.

Управління означає здійснення точного сповіщення команди

керівників проекту і клієнта про те, що сталося, що може статися, що у

зв’язку з цим треба зробити і чого вже не можна змінити. При цьому слід

пояснити команді керівників проекту мотиви того, чому їм потрібно робити

все те, що від них залежить.

Оновлення процесу

Коли розклад проекту готовий, його учасники повинні знати свою роль

в управлінні проектом. Отже, необхідно встановити зв’язок між усіма

PDF создан версией pdfFactory Pro для ознакомления www.pdffactory.com

учасниками проекту для передачі інформації про виникаючі зміни в процесі

роботи. Зміна розкладу на основі отриманих даних і порівняння його зі

складеним планом гарантує ефективне використання ресурсів, відстеження

вартості проекту і бюджету, збереже час виконання і вартості робіт з

урахуванням виникнення непередбачених обставин.

У процесі реалізації проекту слід встановити частоту, з якою необхідно

контролювати процес (приблизно раз на тиждень або на два тижні). Для

цього встановлюється точна дата, визначаються порядок і методи звітності

про виконані роботи.

Введення фактичної інформації. Враховуючи, хто і які роботи

виконував та вартість останніх, можна поліпшити кошторис майбутніх робіт.

При визначенні фактично виконаної частини проекту записують фактично

використаний обсяг ресурсів для кожної роботи і тривалість її виконання, а

також те, що ще необхідно для її завершення. Дані, що використовуються для

аналізу, повинні бути максимально точні.

Складання розкладу проекту. Після збору необхідних даних з різних

місць, програм/бази даних складається розклад проекту.

Порівняння отриманих результатів з початковим планом — це

найкращий спосіб виявити правильність реалізації проекту. Якщо є

відставання в роботі, можна усунути його причину, змінивши при цьому

розклад робіт і/або відкоригувавши їхній зміст. Якщо коригування за часом

зробити неможливо, треба пересвідчитися в тому, що всі учасники проекту

оповіщені про затримку для коригування власних планів. Чим раніше це буде

зроблено, тим меншими будуть втрати часу в подальшому.

Вирівнювання ресурсів вирішує проблеми, пов’язані з плануванням

робіт, на які використовуються одні і ті самі ресурси. Для підготовки

реалістичного плану необхідно пересвідчитися, що розклад передбачає

нормальну витрату ресурсів. Для цього вирівнюють графік використання

ресурсів. Якщо на ньому виявляються важко керовані піки і западини, можна

PDF создан версией pdfFactory Pro для ознакомления www.pdffactory.com

використати механізми стиснення, розтягнення і/або розбиття для кращого

використання ресурсів на основі поточних вимог.

Аналіз продуктивності. Після складання розкладу і вирівнювання

ресурсів проводиться аналіз даних: на екрані, у звітах по лінійних і логічних

діаграмах, профілях використання ресурсів, а також інших табличних і

графічних звітах. Звіти і графіки дозволять відстежувати процес робіт і

фактичні витрати, порівнювати прогрес і витрати з директивним планом, а

також передбачати тенденції розвитку для більш точного визначення

подальших дій. Вони дозволять відповісти на першочергові питання: чи буде

проект завершений вчасно в межах бюджету? чи будуть ресурси використані

ефективно?

Коригування розкладу. Якщо після ретельного планування і введення

фактичної інформації з’ясовується, що проект відстає від графіка, то це

означає, що ресурси були неправильно розподілені, вартості перевищують

існуючий бюджет, змінено графік фінансування або трапилася будь-яка з

багатьох інших імовірних подій. У такому разі треба розпочати здійснення

резервного плану і/або відкоригувати з урахуванням вимог, що змінилися,

розклад.

Інформаційні потоки. Проектна документація повинна містити точну

інформацію про те, яким чином здійснюватиметься передача інформації.

Якщо робочі групи не знають, що відбувається, вони не зможуть ефективно

зробити свою роботу. Тому на стадії проектування визначається, хто

відповідатиме за передачу даних, що, де і коли має бути передано.

Використання графічних звітів, діаграм і часових шкал полегшує розуміння.

Для поліпшення наочності виділяють проблемні області. Проектні

розбіжності слід зробити очевидними. Треба пам’ятати, що рівень деталізації

в кожному повідомленні повинен відповідати рівню поінформованості того,

для кого воно призначене.

Управління по звітних періодах. Слід забезпечити контроль у розрізі

періодів часу. Це дозволяє відстежувати динаміку виконання проекту: що

PDF создан версией pdfFactory Pro для ознакомления www.pdffactory.com

виконано за останній звітний період, за поточний період, на поточну дату

тощо.

Дата добавления: 2014-12-08