Выступление на собрании

Выступление участников совещания

Вы руководите совещанием

Если вы руководите деловым совещанием, то вы обязаны:

1. Начать его вовремя и завершить точно в назначенное время;

2. Согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

3. Сообщить о регламенте;

4. Назначить ответственного за регламент и протокол;

5. Позаботиться о том, чтобы протокол (на бумажном или электронном носителе, по электронной почте) или выписки из него получили все участники совещания.

Именно от вас в большей мере зависит создание атмосферы сотрудничества и конструктивное решение всех производственных вопросов. Поэтому жестко ведите совещание по пути к намеченным целям, предупреждайте о «снятии» выступлений не по существу вопроса, требуйте конструктивности критики. Ваша функция – следить за регламентом и не допускать затягивания выступлений. Напротив, поощряйте тех, кто проводит содержательный анализ и вносит реальные предложения. Регулируйте ход обсуждения с помощью вопросов:

o У вас все по этому вопросу?

o Вы еще что-то хотите добавить?

o Сколько минут вам потребуется для того, чтобы завершить свою мысль?

o Кто еще хочет высказаться по данному вопросу?

Активизируйте внимание участников совещания, а подводя итоги совещания, обобщите все сказанное, сформулируйте выводы, определите задачи на будущее.

Выступления участников, как и выступление ведущего, как правило, состоят из двух частей: в первой дается констатирующая информация (это могут быть итоги проделанной работы, результаты процессов, оценка сложившейся ситуации и т.д.), во второй рисуется перспектива деятельности (планы на будущее, аспекты конкретных действий, призывы и т.д.). Общими требованиями к речи выступающих являются требования точности, убедительности, краткости, ясности и доступности.

Важно, чтобы в ходе совещания по обсуждаемому вопросу высказалось как можно больше участников, т.к. именно наиболее молчаливый и скромный человек, возможно, предложит оптимальное решение проблемы. Поэтому руководитель стимулирует активность сотрудников.

Участник совещания должен уметь:

· свертывать и развертывать информацию: резюмировать, излагать в виде тезисов, подводить итоги;

· находить слова, которые точно и однозначно передают мысль;

· ориентироваться в ситуации общения и при необходимости перестраивать фразы по ходу высказывания;

· переводить информацию с языка цифр и условных обозначений на словесный уровень.

Собрание чаще всего проводится тогда, когда надо организовать действие. Руководитель в таком случае произносит организационные речи, т.е. речи, цель которых – организовать совместную деятельность. Такая речь сочетает в себе некоторые черты агитационной, т.к. организовать выполнение работы можно тогда, когда исполнители будут осознавать необходимость личного участия в деятельности, и информирующей, поскольку каждый член коллектива должен знать, что именно и как следует выполнять всем и конкретно ему. Организационная речь несёт информацию о целях, структуре, способах, средствах и конечном результате деятельности, распределении обязанностей и сроках исполнения. Структура организационной речи может быть следующей.

Структура организационной речи 1. Информация о целях, общем содержании и ожидаемых результатах организуемой деятельности. 2. Мотивация коллектива (почему следует осуществить эту деятельность?), призыв к единству в осуществлении деятельности. 3. Предложение состава участников. 4. Информация об этапах и структуре деятельности, конкретных мероприятиях. 5. Распределение поручений и назначение ответственных. 6. Определение сроков исполнения поручений. 7. Ответы на вопросы исполнителей. Благодарность участникам за готовность участвовать в деятельности.

Руководитель, организатор деятельности, произнося речь, решает следующие задачи:

1. обеспечивает полноту, достоверность, надёжность передаваемой информации;

2. предъявляет исполнителям чёткие требования;

3. мотивирует коллектив, пробуждает интерес к работе;

4. заботится об «обратной связи», т.е. о том, чтобы коллектив выражал собственное мнение относительно организации деятельности;

5. поддерживает чувство достоинства у исполнителей, веру в силу единства команды;

6. сосредоточивает внимание исполнителей на решении задачи.

Чтобы преуспеть в произнесении организационной речи, вы должны уметь:

1. открыто демонстрировать свои намерения, связанные с организацией коллектива на работу;

2. проявлять доброжелательность в общении;

3. распределять обязанности, использовать все умения и навыки подчинённых, стимулировать их саморазвитие;

4. проявлять компетентность в обсуждаемом вопросе;

5. убедительно излагать свои мысли.

Дата добавления: 2014-12-16