Сущность и методы формирования информационного бюджета

Подход к информации как особому типу ресурсов означает создание в информационно-аналитических службах соответствующей базы - так называемого " информационного бюджета ".

Его основу должно составлять планирование потребностей в информационном обеспечении органа местного самоуправления в целом и каждого из его подразделений, а также экономическую оценку затрат, необходимых для их удовлетворения.

Основной целью разработки информационного бюджета является создание высокоэффективной системы планового информационного обеспечения организации, ориентированной на полное удовлетворение всех возможных информационных потребностей, возникающих в организации, снижение материальных затрат, а также повышение «качества» информационных ресурсов.

Информационный бюджет содержит следующие разделы:

1. Перечень основных видов информационного обеспечения и информационных систем.

2. Лаконичную характеристику потребностей в каждом из видов информационного обеспечения с указанием цели и направления их использования.

3. Список всех организаций, от которых планируется получение информации.

4. Перечень ответственных лиц за качественное и своевременное информационное обеспечение по каждому пункту.

При составлении информационного бюджета каждый запрос следует анализировать по следующим пунктам:

- насколько велика реальная потребность в данном виде информации;

- как в действительности используются имеющиеся информационные ресурсы;

- достаточно ли у органа местного самоуправления возможностей и средств, чтобы обрабатывать поступающую информацию;

- рассматривались ли другие источники информационных услуг, и если да, то насколько этот список представителен;

- насколько обоснованно проведен выбор предполагаемого информационного обеспечения;

- имеется ли данная информация в других департаментах, управлениях, отделах и подразделениях;

- отвечает ли требуемая информация тем задачам, которые она призвана решать;

- не сделаны ли одинаковые запросы от двух или более подразделений и нельзя ли их объединить.

После того, как все запросы согласованы между собой, устранено дублирование, учтены возможности совместного использования информации, орган местного самоуправления определяет периодичность и форму ее получения (информационные сборники).

Это позволяет:

· в определенной мере ликвидировать существующие диспропорции между стремлением госоргана получать наиболее полную и оперативную информацию и отсутствием по ряду причин реальной возможности;

· упорядочить информационные и коммуникационные потоки;

· быстрее реагировать на изменившиеся требования, обрабатывать большие объемы информации, осуществлять контрольные функции, рационально планировать сроки.

Этапы планирования и создания информационного бюджета:

1. Диагноз -определение целей организации и информационных потребностей.

2. Планирование - оценка текущей ситуации и интенсивности использования информации; анализ среды организации, ее сильных и слабых сторон; разработка стратегии, которая должна лечь в основу информационного бюджета; определение затрат.

3. Действия - сбор информации для построения модели бюджета, проверка и анализ данных; детальное документирование и реализация плана.

4. Оценка - расчет эффективности процесса реализации информационного бюджета и степени осуществления поставленных целей.

Выделяют следующие методы формирования информационного бюджета:

· Целевой метод - определение суммы затрат, исходя из тех задач и способов их решения, которые предлагаются к внедрению в организации или учреждении.

Указанный метод целесообразно использовать при первоначальном формировании информационных систем либо коренной их перестройке, а также в тех случаях, когда расходование средств неизбежно. Эффективность использования такого метода сомнительна, так как в данном случае отсутствует сопоставление затрат и конечных результатов.

· Затратный метод - установление размера предельных затрат на содержание, развитие и управление информационными ресурсами в учреждении.

При использовании такого метода формирования доходной части бюджета определяется сумма предельных затрат. Это может быть четко ограниченный размер средств (20 тыс. грн.) либо часть в процентном отношении(2%) от бюджета учреждения. Использование такого метода целесообразно в учреждениях со стабильным финансированием и организационной структурой.

· Универсальный метод - метод, при котором расходуются средства на использование только тех мероприятий, реализация которых даст заранее запланированный положительный эффект, и соответственно затраты на внедрение будут сопоставимы с выгодами которые будут получены в будущем.

Особенности обоснования информационного бюджета государственных органов и учреждений включает определениеэффективности информационного бюджета.

Эффективность – выполнение требуемых функций при минимальных затратах.

Экономический эффект – результат внедрения системы или технологии, выраженный в стоимостной форме; экономия от внедрения.

Срок окупаемости – период времени, в течение которого окупаются затраты.

Информационная потребность – это потребность в информации такого объема, качества и содержания, которая необходима и достаточна для принятия максимально эффективных в заданных условиях управленческих решений.

ТЕМА 7. Связь с общественностью и работа с обращениями граждан в государственных органах и учреждениях

1. Акты органов государственной власти и управления «Об электронных документах и электронном документообороте».

2. Закон Украины «Об электронной цифровой подписи».

3. Обращения граждан как способ обеспечения законности и дисциплины в государственном управлении

1. Акты органов государственной власти и управления: Закон Украины «Об электронных документах».

Развитие глобальных коммуникаций в деловой и повседневной жизни привело к появлению новой области взаимоотношений, предметом которых является электронный обмен данными. В таком обмене данными могут участвовать органы государственной власти, коммерческие и некоммерческие организации, а также граждане в своих официальных и личных отношениях.

В Законе Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» установлены основные организационно-правовые принципы и направления их использования и следующие термины.

Адресат – физическое или юридическое лицо, которому адресуется электронный документ.

Данные – информация, представленная в форме, пригодной для ее обработки электронными средствами.

Посредник – физическое или юридическое лицо, которое в установленном законодательством порядке осуществляет прием, передачу (доставку), хранение, проверку целостности электронных документов для удовлетворения собственных потребностей или предоставляет соответствующие услуги по поручению других субъектов электронного документооборота.

Обязательный реквизит электронного документа – непременные данные в электронном документе, без которых он не может быть основанием для его учета и не будет иметь юридической силы.

Автор электронного документа – физическое или юридическое лицо, которое создало электронный документ;

Субъекты электронного документооборота – автор, подписант, адресат и посредник, которые приобретают предусмотренные законом или договором права и обязанности в процессе электронного документооборота.

Электронный документ – документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Визуальной формой представления электронного документа является отображение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для принятия его содержания человеком. Электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа.

Электронная подпись – это данные в электронной форме, которые добавляются к другим электронным данным или логически с ними связаны и предназначенные для идентификации автора этих данных.

Электронный документооборот (обращение электронных документов) – совокупность процессов создания, обработки, отправления, передачи, получения, сохранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и при необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

Порядок электронного документооборота определяется государственными органами, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности согласно законодательству.

Система электронного документооборота включает:

· отправление и передачу электронных документов;

· получение электронных документов и их регистрацию;

· проверку целостности электронного документа;

· сохранение электронных документов

· создание архивов электронных документов.

2. Закон Украины «Об электронной цифровой подписи».

Проблема сохранения электронных документов от копирования, модификации и подделки требует для своего решения специфических средств и методов защиты. Одним из распространенных в мире средств такой защиты является Электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая с помощью специального программного обеспечения подтверждает достоверность информации документа, его реквизитов и факта подписания конкретным лицом.

Одним из основных реквизитов документов, подписываемых юридическими лицами или физическими лицами-предпринимателями, является печать. Электронная цифровая подпись может также функционировать и в этом качестве. Порядок получения Электронной цифровой печати юридическими лицами и физическими лицами-предпринимателями аналогичен порядку получения Электронной цифровой подписи.

Программы электронного документооборота с использованием ЭЦП на сегодняшний день активно внедряется в государственных учреждениях и органах государственной власти, что существенно расширяет возможности применения ЭЦП и развитие электронного документооборота в Украине.

Электронная цифровая подпись может использоваться юридическими и физическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы. Юридическая сила электронного документа подписанного ЭЦП эквивалентна юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью.

В ЗУ „Об электронной цифровой подписи” (ЭЦП) употребляются следующие термины:

электронная цифровая подпись – вид электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который прилагается к этому набору или логически с ним соединяется и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать автора.

Электронная цифровая подпись налагается посредством личного ключа и проверяется посредством открытого ключа.

личный ключ – параметр криптографического алгоритма формирования электронной цифровой подписи, доступный только автору;

открытый ключ – параметр криптографического алгоритма проверки электронной цифровой подписи, доступный субъектам отношений в сфере использования электронной цифровой подписи;

удостоверение действия открытого ключа – процедура формирования сертификата открытого ключа;

сертификат открытого ключа (сертификат ключа) – документ, выданный центром сертификации ключей, который подтверждает действие и принадлежность открытого ключа автору;

усиленный сертификат ключа – сертификат ключа, который отвечает требованиям этого Закона, выданный аккредитованным центром сертификации ключей или другим органом;

компрометация личного ключа – любое событие или действие, которое привело или может привести к несанкционированному использованию личного ключа;

подписант – лицо, которое на законных основаниях владеет личным ключом и от своего имени или по поручению лица, которое оно представляет, налагает электронную цифровую подпись во время создания электронного документа;

Субъектами правовых отношений в сфере услуг электронной цифровой подписи являются: подписант; пользователь; центр сертификации ключей; аккредитованный центр сертификации ключей; контролирующий орган.

Электронная цифровая подпись по правовому статусу приравнивается к собственноручной подписи (печати) в случае, если она подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа посредством надежных средств цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись предназначена для обеспечения деятельности физических и юридических лиц, которая осуществляется с использованием электронных документов.

Использование электронной цифровой подписи не изменяет порядка подписания договоров и других документов, установленных законом.

Органы государственной власти, органы местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации государственной формы собственности для засвидетельствования действия открытого ключа используют только усиленный сертификат ключа.

Основные достоинства ЭЦП:

· удостоверяет, что подписанный документ исходит от лица, его подписавшего;

· гарантирует целостность подписанного документа и его защиту от модификаций;

· не дает возможности лицу, подписавшему документ, отказаться от обязательств, связанных с подписанным документом.

Преимущества использования ЭЦП:

· замена традиционных печатей и подписей;

· усовершенствование и удешевление процедуры подготовки, доставки, учета и хранения документов, гарантирование достоверности документации;

· значительное сокращение времени движения документов, ускорение и облегчение процессов визирования одного документа несколькими лицами;

· использование одних и тех же средств ЭЦП при обмене информацией со всеми министерствами, ведомствами, администрациями на территории Украины;

· возможность передачи через Интернет или локальную сеть, создание корпоративной системы обмена электронными документами;

· равные возможности всех участников электронного документооборота независимо от их удаленности друг от друга.

· обеспечение целостности, т.е. гарантии того, что информация сейчас существует в ее исходном виде и при ее хранении или передаче не было произведено несанкционированных изменений;

· минимизация риска финансовых потерь за счет обеспечения конфиденциальности информационного обмена документами (при использовании функции шифрования).

Дополнительные возможности при работе с ЭЦП:

фиксирование точного времени подписания документа, которое впоследствии невозможно изменить даже лицом, которое наложило подпись. Возможно лишь повторное подписание с фиксацией нового времени.

шифрование с использованием Сертификата открытого ключа получателя. Это позволяет содержание документа прочитать только тому, кому он адресован.

Дата добавления: 2014-12-16