Коммуникативный этап. Докоммуникативный этап

Докоммуникативный этап

(подготовка совещания)

Прежде всего необходимо определить необходимость совещания, уточнить его тему и цель, разработать повестку дня. Наиболее «трудные» пункты, требующие расширенного обсуждения, проработки, лучше всего поместить во вторую треть собрания, когда физическая и умственная работоспособность группы достигает пика. Текущие или срочные вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а самые «простые» пункты или наиболее интересные - оставить в конце.

В общих чертах надо подготовить проект решения. Нередко он представляет собой «вопросник», по каждому пункту которого участники в ходе собрания будут давать конкретные ответы.

Затем определяют количественный и качественный состав аудитории, подготавливают участников. Привлекаются обычно те должностные лица, которые наиболее компетентны по обсуждаемой проблеме. Учитывают и степень однородности мнений, взглядов предполагаемых участников совещания.

По количеству участников собрания могут быть:

- узкими (до 5 человек);

- расширенными (до 20 человек);

- представительными (свыше 20 человек).

Маленькие группы сплочены, высокопродуктивны, но в них трудно завязать разговор, есть риск принятия ненадежных решений. Большие, как правило, принимают выверенные решения на основе многих точек зрения, но в них трудно прийти к единому мнению, необходим усиленный контроль, существует опасность возникновения группировок. Идеальное количество участников для внутреннего делового заседания - от 6 до 9 человек. Все сотрудники должны быть заблаговременно ознакомлены с темой, целью, повесткой дня и необходимыми материалами, документами.

Наилучшее время для проведения собрания - позднее утро (11 часов) среды или четверга. Для регулярных совещаний отводят определенный день недели.

Местом проведения, как правило, является кабинет руководителя организации. Однако лучше созывать совещания в специально оборудованном помещении. Оно должно иметь хорошую акустику, звукоизоляцию, вентиляцию, нормальную температуру воздуха (+ 19^о С), удобную для работы мебель. Самое оптимальное расположение участников - на расстоянии вытянутой руки друг от друга за столом трапециевидной формы.

Целесообразная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей - 40 - 45 минут. Если обстоятельства дела требуют большего времени, то после 40 минут объявляют десятиминутный перерыв. Регламент устанавливается в самом начале совещания. Обычно вступительное и заключительное слово ведущего, а также все выступления планируются на 10 минут. Во вступительном слове надо ясно и предельно конкретно, кратко изложить обсуждаемые проблемы, обратить внимание присутствующих на конечную цель совещания, подчеркнуть практическую значимость вопросов, поставить перед слушателями ряд конкретных задач. Председатель совещания не должен навязывать с самого начала свою позицию остальным участникам. Надо занять нейтральную позицию, изложить свое мнение от 3-го лица или сформулировать в виде вопроса.

Даже самое серьезное собрание уместно начинать с неожиданно интересной реплики, шутки. Эффектно, если фраза, мысль, которой открывается совещание, используется и в его завершении.

При обращении к участникам собрания ведущий должен назвать их по имени-отчеству, по возможности подчеркнуть опыт и компетентность по соответствующему вопросу. Председатель должен обращать внимание не только на суть выступления, но и следить за регламентом, контролировать, как каждое выступление работает на достижение намеченной цели, не уводит ли разговор в сторону, в ходе и после рассмотрения каждой проблемы кратко резюмировать выступления. Это поможет всем присутствующим отчетливо понимать, о чем идет речь, определять степень достигнутости обсуждаемого вопроса.

Если выступающий выходит за рамки вопроса, следует дипломатично остановить его. Критическая оценка предложений дается или сразу же после речи, или, если используется метод «мозгового штурма», после высказывания всех участников.

При принятии решений зачитывается заранее подготовленный проект решения. Участники совещания вносят свои коррективы и принимают проект решения по результатам голосования. После принятия решений определяются лица, осуществляющие его исполнение и контроль.

В конце собрания ведущий может призвать всех участников к выполнению планов, программ, достижению целей, к которым пришли в итоге совещания; кратко резюмировать ход обсуждения; похвалить наиболее удачные идеи, деловые выступления; поблагодарить всех за продуктивную работу.

Во время проведения совещания составляется его протокол.

Протокол совещания - первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от работников выполнения порученных им заданий.

Секретарь фиксирует в протоколе наиболее важные моменты (основные положения, высказанные ораторами, достижение цели совещания, принятые решения, их исполнителей и сроки выполнения).

В протоколе совещания выделяют 7 частей:

1) наименование;

2) дату;

3) перечень присутствующих;

4) повестку дня;

5) слушали;

6) постановили;

7) подписи (председателя, секретаря).

Дата добавления: 2014-11-29