Редактирование промежуточных итогов

Очень часто возникает необходимость применить несколько итоговых формул и (или) группировок одновременно к одному столбцу или разным столбцам. Например, на рисунке 3.1 показано применение итоговой функции СУММА к полю Оклад при группировке по двум столбцам Код отдела и Должность.

При таком добавлении промежуточных итогов необходимо выполнить следующее.

· Поставить указатель ячейки на любое место списка.

· Если необходимо применить несколько итоговых формул одновременно к одному столбцу, нужно проделать действия 1–4 пункта 3.1, а затем повторить вызов диалогового окна Промежуточные итоги нужное число раз, указывая нужные операции вычисления итогов, сняв флажок Заменить текущие итоги.

· Если необходимо применить несколько итоговых формул одновременно к разным столбцам, необходимо отсортировать список по всем столбцам, по которым будет произведена группировка, затем проделать описанные ранее действия 3–4 пункта 3.1, после чего повторить вызов диалогового окна Промежуточные итоги нужное число раз, каждый раз устанавливая необходимые поля группировки и операции, флажок Заменить текущие итоги, как и в предыдущем случае, нужно снять.

При этом итоги, которые будут созданы первыми, называются внешними, а последующие вложенными итогами.

Чтобы удалить промежуточные итоги, необходимо открыть диалоговое окно Промежуточные итоги (см. рис. 3.2) и нажать кнопку Убрать все.

В случае необходимости замены промежуточных итогов, необходимо открыть диалоговое окно Промежуточные итоги, установить необходимые изменения и поставить флажок Заменить текущие итоги.

Для графического отображения анализируемых в списке данных иногда удобно создать диаграмму, использующую только видимые данные списка, содержащего промежуточные итоги. Для отображения итоговых данных в виде диаграммы необходимо.

1. Используя клавиши изменения структуры (см. рис. 3.4), создать такую структуру, для которой нужно построить диаграмму.

Используя пример рисунка 3.3, построим диаграмму зависимости суммарного выплачиваемого оклада от номера отдела.

2. Выделить, в полученном списке данных данные, для которых нужно построить диаграмму, включая заголовки столбцов (см. рис. 3.5).

Рис. 3.5. Выделение исходных данных для построения диаграммы

3. В результате использования меню Вставка команды Диаграмма вызывается диалоговое окно Мастер диаграмм, с помощью четырех шагов которого можно построить диаграмму различных типов и параметров.

На нашем примере построена круговая объемная диаграмма (см. рис. 3.6).

Рис. 3.6. Диаграмма выплачиваемой в отделах суммарной зарплаты

Построенная диаграмма будет связана с исходными данными, поэтому если отображать или скрывать подробности в структурированном списке, диаграмма будет обновляться для отображения или скрытия соответствующих данных.

Вопросы для самоконтроля.

1. Вычисление промежуточных итогов.

2. Использование внешних и вложенных промежуточных итогов.

3. Отображение итоговых данных в виде диаграммы.

4. Создание структуры листа.

5. Редактирование и удаление структуры.

6. Итоговые функции, функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.

Вопросы и задания для самостоятельной работы.

1. Структурирование данных вручную.

2. Настройка структурирования с применением стилей.

3. Добавив промежуточные итоги в список Заказы товаров книги Продажа товаров, посчитать суммарную стоимость заказов на товары, поступающих из каждой страны.

4. В списке Заказы товаров книги Продажа товаров посчитать среднее значение стоимость заказов на товары, поступающих из каждой страны.

5. В имеющуюся структуру таблицы добавить количество заказов и минимальный заказ, поставляемый в каждую страну.

6. В списке Заказы товаров книги Продажа товаров рассчитать суммарную стоимость заказов по каждой стране, определив первую и последнюю дату заказа в каждую страну.

7. В списке Заказы товаров книги Продажа товаров определить суммарную стоимость заказов за каждый день, посчитав количество заказов в каждую страну на каждый день.

8. Определить внешние, и вложенные итоги двух предыдущих заданий.

9. Используя список Заказы товаров, на отдельном листепостроить круговую диаграмму, отображающую количество заказов по странам.

10. Используя список Заказы товаров,построить на отдельном листе объемную гистограмму, отображающую суммарный заказ, поступающий из каждой страны.

11. Используя список Заказы товаров, определить количество заказов каждой категории товаров, отправляемых в каждую страну.

12. Используя список Заказы товаров, построить круговую диаграмму, отображающую количество заказов по каждой категории товаров.

13. ***Используя список Заказы товаров, посчитать суммарную продажу за каждый год по каждой категории товаров (использовать функции категории Даты/время).

Задания лабораторной работы 3.1.

1. В текстовом редакторе Word создать файл Лабораторная работа 3_фамилия.doc, в который с помощью PrintScreen копировать результаты выполнения всех заданий. Все задания выполнять, используя список Отправка товаров книги Лабораторная работа 3_1.

2. Создать объемную круговую диаграмму, показывающую долю и значение количества заказов, направляемых различными способами доставки. Легенду поместить ниже диаграммы, горизонтальной строчкой.

§ Используя клавишу PrintScreen, скопировать полученную диаграмму в файл Лабораторная работа 3_фамилия.doc.

3. Создать структуру таблицы, отражающую минимальное и максимальное количество товара, отправляемого в различные города. Итоги размещать над данными.

§ Используя клавишу PrintScreen, скопировать вид полученной таблицы в файл Лабораторная работа 3_фамилия.doc.

4. Создать структуру таблицы, отражающую количество единиц товаров каждой категории, отправляемых в различные города.

§ Используя клавишу PrintScreen, скопировать вид полученной таблицы в файл Лабораторная работа 3_фамилия.doc.

5. Используя структуру таблицы, созданную в предыдущем задании, создать плоскую гистограмму, показывающую суммарное количество заказанного в различные города товара.

§ Используя клавишу PrintScreen, скопировать полученную диаграмму в файл Лабораторная работа 3_фамилия.doc.

Тема 4. Аналитическая обработка данных
с помощью сводных таблиц

1. Создание сводной таблицы на основе данных списка.

2. Работа со сводной таблицей.

3. Вычисления в сводных таблицах.

4. Форматирование сводных таблиц.

5. Сортировка и группировка элементов сводных таблиц.

6. Построение сводной диаграммы.

Очень удобным инструментом для анализа данных в списках являются сводные таблицы. С помощью сводных таблиц можно обрабатывать данные и выбирать их по различным критериям. Сводными называются вспомогательные таблицы, которые содержат часть данных анализируемой таблицы (или нескольких таблиц), отобранных таким образом, чтобы зависимости между ними отображались наилучшим образом.

Дата добавления: 2014-11-29