Модель планування і контролю проекту

ТЕМА 8. КОНТРОЛЬ ПРОЕКТУ.

Функції планування і контролю проектів взаємопов’язані: спочатку розробляються і плануються всі параметри проекту, потім він виконується згідно з цим планом. На основі нерозривного зв’язку між плануванням і контролем, побудуємо цілісну модель планування і контролю проекту(рис.8.1).

Рис.8.1. Модель планування і контролю проектів

1.Визначення проекту дає змогу розглянути, що являє собою проект, що потрібно зробити, аби досягти його мети і містить такі складові:

– цілі проекту;

– стратегія виконання проекту;

– обсяг робіт;

– WBS та її кодування;

– специфікації;

– приблизний календарний план проекту;

– орієнтовний бюджет проекту.

2.Оцінка WBS. Оцінюється вхідна інформація, необхідна для подальшого планування календарних строків, ресурсів і затрат.

3.Планування проекту. Передбачає створення: 1)OBS, СBS; 2)системи кодування проекту; 3)CTR-каталогу.

4.Контроль. У міру здійснення проекту накопичується інформація та аналізується хід його виконання, на підставі чого готуються звіти.

5.Система контролю за змінамивиконує такі функції:

– передування процесу прийняття рішень на підставі вагомих критеріїв процесу виникнення або впровадження змін;

– моніторинг і звітування щодо головних наслідків змін.

Система контролю за змінами поширюється на всі елементи плану і структурована відповідно до OBS, CBS та їх кодування.

Контроль —це процес перевірки виконання плану і вжиття заходів для усунення відхилень. Запорукою успішного контролю є:

1.Ефективне планування — фіксує певні точки, вузли або дані для контролю.

2.Ефективне звітування — має відповідати таким вимогам:

а)складатися за структурою і змістом планів;

б)мають бути визначені критерії контролю;

в)інструментарій контролю має бути простим і зрозумілим. Члени команди повинні витрачати якомога менше часу на заповнення звітів.

Простий і зрозумілий інструментарій означає:

– одноаркушевий звіт у розрізі WBS;

– звіт виконання плану за визначеними критеріями, що потребує простих обчислень або відповідей типу «так» чи «ні»;

– розміщення звітів на тому самому аркуші, що й плани;

г)звіти повинні мати певну періодичність. Періодичність залежить від: тривалості проекту; стадії проекту; ризику і можливості провалу; рівня звітування.

д)звіти треба обговорювати на формальних (офіційних) зборах.

е)звіти мають стимулювати творче обговорення проекту з метою розробки можливих шляхів і дій для усунення відхилень.

3.Ефективний підсумковий огляд. На підставі фактичних даних команда визначає, чи відповідає хід виконання проекту запланованим параметрам, і якщо ні — підраховує розміри і наслідки можливих відхилень.

4.Ефективні дії. Це може бути перегляд плану з огляду на відхилення або застосування дій для припинення цих тенденцій і скорочення або усунення відхилень. Ефективні дії потребують:

а)здатності обчислення впливу будь-яких змін у плані на результат виконання проекту, що називають аналізом «що… якщо…» («what… if…»);

б)рішення щодо вживання коригуючих заходів, які залежать від менеджерів, їхнього авторитету, влади мотивувати і переконувати команду.

Контроль проекту має ще дві функції, які виконуються після завершення проекту:

– допомога в суді, коли ставляться певні вимоги, висуваються претензії якоїсь із сторін. Тоді інформація, отримана в ході контролю за виконанням плану про певні зміни, є аргументом як для захисту, так і для звинувачення;

– у процесі завершального аналізу ходу виконання проекту необхідна інформація може бути одержана з контрольної документації.

Дата добавления: 2014-12-07