Тема 6. Отношения с занятыми

1. Рост значимости отношений с занятыми

2. Базовые направления внутреннего маркетинга организации

3. Средства внутриорганизационных коммуникаций

1. Рост значимости отношений с занятыми

Занятые в организации - это те сотрудники, кем управляют. Мнения и поведение занятых в отношении организации в значительной степени определяют успех начинаний, стабильность организации, ее жизнеспособность. Состояние внутренней среды организации также забота службы связи с общественностью. Естественно, что отношения взаимодействующих внутри организации групп и индивидов порождают конфликты и проблемы. Это может быть невысокий уровень сотрудничества различных подразделений организации, недовольство оплатой, условиями труда, грубостью руководителей, отсутствие достаточной мотивации к труду, перегруженность одних сотрудников и недогрузка других. Специалисту PR следует установить насколько "зашумлена" информация, идущая "сверху вниз" и "снизу вверх" по официальным каналам; насколько она отличается от той, что циркулирует в межличностной коммуникационной сети. Возможно, специалисту PR придется заняться "расчисткой завалов", перекрывающих неформальные коммуникационные сети организации. Возможно, что он не всегда получит поддержку высших руководителей, многие из которых акцентируют внимание на формальной коммуникации.

Таким образом, объектом деятельности специалиста по связям с общественностью является духовный и эмоциональный потенциал ее сотрудников.

Тенденции изменений деловой среды изменяют концепции коммуникаций с занятыми. В 1990-ые гг. можно сказать, что время, когда занятый приходил в компанию и обретал стабильное место работы и пожизненную занятость прошло. Этому способствовал рост динамичности, нестабильности и неопределенности деловой среды. Это значит, что занятые менее защищены, менее уверены в стабильности своего положения и поэтому менее лояльны к компании, чем их предшественники. Это является первым фактором роста значимости внутриорганизационных коммуникаций. Естественно, требуются новые инструменты взаимодействия с занятыми, применяемые специалистами по управлению персоналом. Система внутриорганизационных коммуникаций помогает поддержать связь руководства с сотрудниками и организации в целом с каждым из своих сотрудников

Вторым фактором роста значимости внутриорганизационных коммуникаций является необходимость демократизации управления, делегирования полномочий сверху вниз. Это вызвано необходимостью повышения реактивности организации в среде нарастающей изменчивости. Сокращение средних уровней управления в организациях в условиях компьютеризации управленческих процессов повышает ответственность занятых в принятии решений. Занятым приходится выполнять большую и более ответственную работу меньшим количеством.

2. Базовые направления внутреннего маркетинга организации

Деятельность, направленную на усиление мотивации организационного поведения индивидов и групп называют внутренним маркетингом. Одна из главных внутриорганизационных задач специалиста по связям с общественностью: разобраться в системе коммуникационных каналов, связывающих структурные подразделения в единое целое, выявить наиболее интенсивно общающиеся между собой группы индивидов. Таким образом, внутренний маркетинг организации включает в себя следующие базовые направления:

1. Выявление неформальной коммуникационной сети организации;

Выявление слухов, искаженных управленческих команд и распоряжений, организационных стереотипов, ярлыков, организационных ценностей, их систематизация и использование в работе;

Выявление лиц, выполняющих коммуникационные роли "лидеров мнений", "связных", "космополитов" и т.д., и оказание им поддержки в выполнении коммуникационных функций;

Изучение степени информированности различных групп и подразделений по ключевым проблемам организации;

Измерение информированности административно-управленческого персонала об оценках его управленческих решений рядовыми работниками организации;

Использование печати, местного телевидения, радио и т.п. для формирования позитивных установок, тонизирования общественного мнения;

Создание постоянных лекториев, семинаров, курсов, общественных слушаний, укрепляющих организационные связи;

Организация праздничных вечеров, выездов на природу, где каждый может говорить с кем угодно и о чем угодно.

И так далее. Смысл этой технологической цепочки процедур и операций - устранение "шумов" и барьеров, мешающих эффективной коммуникации.

Растущая нестабильность и сложность деловой среды требует сокращения сроков принятия решений, усиления лидерства в поиске и реализации новых возможностей и уменьшения бюрократического контроля. Важно знать, что:

· Встречи с руководителями - предпочтительный источник информации для большинства занятых;

· Когда руководители высшего уровня недоступны для контактов, - это отрицательно сказывается на внутриорганизационных коммуникациях;

· Публикации в масштабах компании во многих отношениях высоко оцениваются занятыми, хотя имеют низкую оценку как предпочтительный источник информации;

· Занятые очень критично относятся к нежеланию менеджеров выслушать их и действовать в соответствии с их идеями;

Внутренняя среда современных организаций менее однородна, чем раньше, поэтому внутренние коммуникации, также как и внешние, должны быть ориентированы на целевую субгруппу занятых.

Штат современных организаций нередко моложе, чем раньше, в нем больше женщин, он более амбициозный и карьерно-ориентированный, менее лояльный. Поэтому занятые требуют прямоты в коммуникациях, а сами коммуникации должны быть непрерывными и систематическими для усиления управленческих сообщений.

Эффективные коммуникации характеризуются следующими чертами:

1. Наличие "обратной связи".

Видимость и близость высшего руководства. Когда руководитель периодически обходит подразделения и рабочие места, неформально беседует с людьми о проблемах и решениях, это позволяет усилить взаимопонимание руководителей и занятых.

Приоритет внутренних коммуникаций перед внешними Занятые должны получать информацию о своей организации в ней самой, а не из вечерних новостей. Иначе они считают, что им не доверяют.

Ясность сообщений.

Дружественный тон. Это делает коммуникации более личными и открытыми.

Чувство юмора разряжает обстановку в организации.

Росту доверия способствуют:

· Своевременные и более частые коммуникации;

· Демонстрация доверия занятым путем распространения как хороших., так и плохих новостей;

· Вовлечение занятых в процесс решения проблем, запрашивая их идеи и мнения.

В целом, занятые должны чувствовать, что они в организации приветствуются, понимаются и признаны. Они, как правило, хотят, чтобы коммуникации несли им следующую информацию:

· Что должно произойти в организации?

· Что и почему происходит в организации?

· Значение изменений для занятых персонально.

· Решения, принимаемые в организации и их причины.

3. Средства внутриорганизационных коммуникаций

В любой организации используются как минимум 2 коммуникативных средства - устные коммуникации и заметки-записки. В более крупных организациях используются: внутренние газеты-листки новостей, публикации для менеджеров (или управленческие публикации), ежегодные отчеты организации, доски объявлений, внутреннее видео, Интернет, встречи с руководителями, слухи.

Листки новостей - это дешевое и доступное средство коммуникации. Он может быть отпечатан на принтере и размножен с помощью ксерокса, а также издаваться полиграфическим способом.

Работа над листком специалиста PR предполагает решение следующих вопросов: 1)целевая аудитория; 2)тип помещаемых статей; 3)размер бюджета издания; 4)формат; 5)периодичность выпуска; 6)процесс одобрения и утверждения листка; 7)тираж; 8)способ распространения.

Листки могут быть по конкретной тематике, например, "новости рынка", "новые проекты", "персонал" и т.д.

Способы распространения листков 1)по подписке; 2)по принципу "прочитал сам - передай другому"; 3)адресно руководителям подразделений; 4)свободный доступ у лифтов, входов и т.п.

Листок должен выражать мнение не только руководителей, но и сотрудников. Необходимо освещать организационные изменения - реконструкцию, поглощения и их причины.

Редактор должен проводить критический анализ листка, чтобы следующий выпуск был лучше.

Управленческие коммуникации - дают менеджерам информацию об изменениях, перемещениях офисов, новых телефонных номерах, о пересмотре политике компании. Могут выпускаться специальные бюллетени о новых продуктах или чрезвычайных новостях компании. Управленческие публикации должны использоваться руководителями для создания и поддержки корпоративного духа.

Ежегодные отчеты для занятых - могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров и распространяться как единые годовые отчеты. Они отражают деятельность и значительные события компании в течении года, данные о продажах, численности занятых, инвестиций, затрат на исследования, разработки, о чистом доходе и прибыли от операций. Там же могут помещаться обзор работы отделений, сведения о перспективах компании, таблицы и графики, которые детализируют информацию.

Доски объявлений - должны висеть в местах интенсивного потока занятых. Ее следует регулярно обновлять. Для этого может быть назначен один человек в подразделении PR. Доски объявлений служат для информирования, улучшения производительности труда, сокращения потерь и инцедентов.

Внутреннее видео - используется крупнейшими компаниями. Это очень эффективное средство коммуникации, так как видеолента гораздо информативнее аудиопленки, а тем более печатного текста. Кроме того, видео может использоваться для обучения своих работников в различных отделах компании. Иногда используются учебные фильмы для персонала.

Видеожурнал может отражать новые сделки, события на заводах, содержать рассказы, интересные для занятых. Естественно, руководству организации гораздо проще говорить в пятиминутном видео, чем лично со всеми отделениями. Видео может использоваться для ответов руководителей на вопросы занятых нескольких филиалов.

Прежде чем ввести внутреннее видео или телевидение, специалист PR должен ответить на вопросы:

· Зачем нам нужно видео?

· Что мы хотим, чтобы сделали зрители, посмотрев видео?

· Насколько хорош сценарий?

· Насколько профессиональна команда, которая делает программы?

· Где зрители увидят видео?

· Как много денег мы можем истратить?

Возможность прямых коммуникаций представляют внутриорганизационные конференции, проводимые примерно один раз в год или в полгода. Здесь может проводиться демонстрация и тестирование нового продукта. Но при этом специалист отрывается от текущих дел.

Собрания и брифинги могут проводиться по различным поводам и с различной регулярностью. Они должны быть четко спланированы и организованы. Задачей подразделения PR является создание возможностей для непосредственных коммуникаций руководителей с занятыми.

Дата добавления: 2014-12-27