Действия сотрудников магазина до разгрузки транспортного средства

Транзитными поставами в рамках настоящего документа являются все поставки товара, поступающие в магазины из аутсортинговых складов (СВХ) и состоящие из коробов, которые ранее были отправлены на этот склад из магазинов розничной сети.

4.2.7 При выявлении Директором/Ответственным ответственным за приемку товара сотрудником расхождений в транзитных поставках, Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник должен составить Акты расхождений отправителя и получателя (форма 6 и 7). Составленный Акт расхождений направляется Директором/Ответственным ответственным за приемку товара сотрудником по адресам и способом, указанным в п. 4.2 настоящего Руководства.

4.2.8 При повторяющихся существенных недопоставках товара в один и тот же магазин, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью/Директор магазина по согласованию с Аудитором Центра Дистрибуции инициирует отправку контрольных поставок товара в магазин с заранее проверенным количеством.

Ø Проверка товарно-транспортных документов

4.3.1 До осуществления фактической приемки товара Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник обязан убедиться в осуществлении загрузки соответствующей Электронной накладной в Информационную системуПрограмме “«1С”.». Если в Информационной системеПрограмме “«1С”» данная Электронная накладная отсутствует, необходимо принять товар от водителя по ТТН/ТН, сразу после чего:

а. Если поставка пришла с Центрального или аутсортингового склада (СВХ) - Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник обязан повторно загрузить Электронную накладную соответствующего номера c внутреннего Интернет - портала ООО “АДИДАС” (http://rumosemvm03.emea.adsint.biz/Inventor/). Если на Интернет - портале ООО “АДИДАС” требуемая Электронная накладная отсутствует, Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник обязан обратиться в службу HelpDesk.

б. Если поставка пришла из другого магазина - Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник обязан повторно загрузить FP магазина-отправителя из входящей электронной почты. Если в электронной почте нет письма с FP от магазина-отправителя, необходимо связаться с магазином-отправителем и повторно запросить новую FP.

4.3.2 В случае выявления расхождения в количестве товара по ТТН на бумажном носителе и электронной накладной, Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник также производит приемку товара по ТТН/ТН, после чего обращается:

- к Специалисту транспортной группы, если поставка пришла из Центра Дистрибуции или аутсортингового склада (СВХ),

- к Директору магазина-отправителя, если поставка пришла из другого магазина.

и по согласованию с ними проводит учет товара.

4.3.3 До осуществления фактической приемки товара Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник обязан убедиться в корректности товарно-транспортных документов. Отсутствие какого-либо из документов необходимо зафиксировать в ТТН и подтвердить подписями Директора/Заместителя директора/Администратора торгового зала /Ответственного ответственного за приемку товара сотрудника и водителя.

4.3.4 В комплект товарно-транспортных документов должны входить:

а. В случае получения поставки товара из Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС” или аутсорсингового склада (СВХ)ООО “АДИДАС”:

Ø 3 (три) экземпляра ТТН, содержащей:

- номер опечатывающей пломбы/пломб;

- общее количество и стоимость привезенного товара и ссылку на соответствующую ТН (в которой он указан);

- реквизиты и название фактического перевозчика;

- общее количество коробов;

также, если поставка осуществлялась напрямую из Центра Дистрибуции в магазин

- номер опечатывающей пломбы/пломб.

Ø 3 (три) экземпляра ТН, содержащей:

- по-коробочный и по-артикульный перечень и стоимость привезенного товара или ссылку на соответствующую ТН (в которой он указан).

б. В случае получения поставки товара из другого магазина:

Ø 3 (три) экземпляра[PE13] ТТН, содержащей:

- номер опечатывающей пломбы/пломб;

- по-коробочный и по-артикульный перечень и стоимость привезенного товара;

- реквизиты и название фактического перевозчика;

- общее количество коробов.

4.3.5 Если прибыло автотранспортное средство с поставкой для магазина, но у водителя нет документов на данный товар, Директору/Ответственному ответственному за приемку товара сотруднику необходимо:

а. Немедленно связаться с Диспетчером транспортной группы/Операционным менеджером по транспорту Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС” (если поставка осуществлялась из Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС”) или Директором/Заместителем директора/Администратором торгового зала магазина-отправителя поставки (если поставка осуществлялась из магазина) и получить от него товарно-транспортные документы по факсу, а также по телефону уточнить количество поставляемых коробов и их содержимое (товар, рекламные материалы, оборудование). Без установления Директором/Ответственным ответственным за приемку товара сотрудником информации о количестве коробов в поставке, разгрузку транспортного средства осуществлять запрещается. Далее приемка поставки должна осуществляться Директором/Ответственным ответственным за приемку товара сотрудником в порядке, указанном в п. 4.3-4.5. настоящего Руководства. Если связаться с Диспетчером транспортной группы/Операционным менеджером по транспорту невозможно, Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник должен провести по-артикульную приемку товара в присутствии водителя транспортного средства.

б. Составить акт об отсутствии комплекта документации (в свободной форме) в 3-х экземплярах с указанием времени и места составления акта, а также времени и месте утраты водителем товарно-транспортных документов, номера и марки автомобиля, ФИО водителя, ФИО Директора/Ответственного ответственного за приемку товара сотрудника, иных индивидуализирующих признаков поставки и обстоятельств утраты документов. В качестве приложения к акту (о чем делается отметка в акте), Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник создает Приходную накладную на доставленный в магазин товар. Каждый лист Пприходной накладной, а также акт подписывается Директором/Ответственным ответственным за приемку товара сотрудником магазина, и водителем. Один экземпляр акта и созданной Приходной накладной передается водителю, 2-й остается в магазине, 3-й отправляется по электронной почте (в формате excel и в виде фотографий) Специалисту по работе с претензиям Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС[SN14] ”.

Ø Проверка внешнего состояния транспортного средства

4.3.6 До осуществления разгрузки транспортного средства Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник должен:

а. Осмотреть транспортное средство в целях обнаружения признаков доступа к грузу (проверить целостность тента/кузова, исправность запорных устройств, крепление люков и т.п.);

б. проверить возможность доступа водителя/третьих лиц к грузу без нарушения пломбы;

в. сравнить фактические номера установленных пломб на транспортном средстве и номера пломб, указанных в товарно-транспортных документах.

г. сфотографировать все места повреждений кузова транспортного средства и пломбы.

4.3.7 Если в ходе осмотра Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник обнаружил следы доступа, потенциальные способы получения третьими лицами доступа к содержимому транспортного средства, несовпадение фактических номеров пломб и номеров пломб, указанных в товарно-транспортных документах, отсутствие пломбы на транспортном средстве, то Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник обязан внести в графу “Отметки о составленных актах” транспортного раздела ТТН соответствующую информацию (например, пломба отсутствует, пломба не исправна, фактический номер пломбы №; тент кузова разрезан и т.д.).

4.3.8 В случае осуществления Директором/Ответственным ответственным за приемку товара сотрудником выгрузки только части товара из транспортного средства (т.е. предусматривается дальнейшая выгрузка товара в других пунктах доставки товаров), Директор/Ответственный ответственный за приемку товара сотрудник обязан после выгрузки своей части товара самостоятельно опломбировать кузов транспортного средства пломбой, находящейся в конверте с товарно-транспортными документами для следующего получателя товара. Директор/оОтветственный за приемку товара сотрудник должен проверить соответствие номера устанавливаемой пломбы номеру пломбы, указанной в ТТН следующего получателя товара. Если номер в ТТН не указан, Директор/оОтветственный за приемку товара сотрудник обязан самостоятельно указать в ТТН следующего получателя товара номер пломбы, устанавливаемой на транспортное средство после выгрузки товара.

Внимание! Запрещается доверять водителю опечатывание транспортного средства. Если в конверте с товарно-транспортными документами следующего получателя пломба отсутствует, Директор/оОтветственный за приемку товара сотрудник обязан опломбировать транспортное средство, используя новые имеющиеся в магазине фабричные пломбы или самостоятельно изготовленные пломбы с подписью Директора и штампом магазина (с обязательным указанием номера), и указать в ТТН следующего получателя вид и номер пломбы.

4.3.9 В случае выявления недостачи, Директор/оОтветственный за приемку товара сотрудник должен получить от водителя объяснительную записку (в свободной форме) [PE15], поясняющую факт порчи тента и/или пломбы с указанием времени и места их возникновения.

4.3.10 Если обнаруженное повреждение кузова транспортного средства явилось следствием ДТП, досмотра гос. органами и т.п., Директор/оОтветственный за приемку товара сотрудник должен получить у водителя копию справки о ДТП, акт или другой официальный документ, подтверждающий факт повреждения/порчи кузова транспортного средства [PE16].

4.3.11 В случае выявления недостачи коробов(ГМ), Директор/оОтветственный за приемку товара сотрудник должен незамедлительно сообщить о произошедшем факте Диспетчеру транспортной группы/Операционному менеджеру по транспорту Центра Дистрибуции ООО “АДИДАС” и Аналитику по претензиями отдела вВнутреннего аудитатранспортной группы путем направления электронного письма.

4.3.12 В случае осуществления Директором/оОтветственным за приемку товара сотрудником выгрузки только части товара из транспортного средства (т.е. предусматривается дальнейшая выгрузка товара в других пунктах доставки товаров), Директор/оОтветственный за приемку товара сотрудник обязан после выгрузки своей части товара потребовать от водителя ТТН на груз, предназначенный для других магазинов и сделать отметку о повреждении тента во всех экземплярах ТТН.

4.3.13 Все комментарии, внесенные в ТТН, а также все составленные Директором/оОтветственным за приемку товара сотрудником и водителем документы должны быть заверены подписями и расшифровкой подписи (ФИО) водителя и Директора/оОтветственного за приемку товара сотрудника.

Дата добавления: 2014-12-23