Общие положения. а. Директор концептуального магазина обязан обеспечивать отправку товаров прошлых коллекций в соответствии с периодами:

а. Директор концептуального магазина обязан обеспечивать отправку товаров прошлых коллекций в соответствии с периодами:

- Летняя коллекция (SS) в период с 15 июля до 1 октября каждого года

- Зимняя коллекция (FW) в период с 15 января до 1 марта каждого года,

если иные сроки не установаливались отделом Replenishment.

б. Сотрудник Подразделения по распределению товара один раз в неделю формирует отчет по конкретным магазинам с указанием артикулов, подлежащим перемещению, и обеспечивает рассылку данного отчета по магазинам розничной сети.

в. Директор магазина при получении отчета с информацией по перемещению товара или отчета по артикулам, подлежащим списанию, в случае наличия в магазине единиц товаров, указанных в полученном отчете, обязан произвести их полное (под «0») списание в системе «1С» или перемещение в другой магазин в установленные сроки.

г. Директор обязан контролировать отправку в Центр Дистрибуции/другой магазин/Склад Временного Хранения товаров только артикулов, находящихся в списке на перемещение, предоставляемого Сотрудником Подразделения по распределению товара, т.к. в случае отправки артикулов, отсутствующих в данном списке, алгоритм формирования заказов из Центра Дистрибуции снова отправит такие артикула в поставке для магазина. В исключительных случаях, когда количество новых артикулов существенно отличается от количества, необходимого к перемещению, Директор магазина обязан обратиться в Подразделение по распределению товара с вопросом о дальнейших действиях.

д. В период смены коллекции - еженедельно, после каждого письма от Подразделения по распределению товара со списком артикулов, подлежащих перемещению, Директор обязан обеспечить фактическое перемещение товара в количестве и в сроки, определенные в соответствующих распоряжениях.

е. Запрещается отправка товара партиями меньше 250 единиц, кроме случаев отдельных распоряжений сотрудников Подразделения по распределению товара.

ж. Сотрудник, собирающий товар для отправки, обязан обеспечить перемещение в одну зону хранения системы 1:С всего товара, помещаемого в короба, так как в противном случае товар невозможно будет расходовать из системы 1:С.

з. Отправку товара вправе осуществлять сотрудник магазина, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности, имеющий доверенность компании на осуществление приемки товара и ознакомившийся с Процедурой по вывозу товара (в большинстве случаев это Кладовщик/Старший кладовщик).

и. Сотрудник, осуществляющий подготовку ГМ к отправке обязан обеспечить наличие соответствующей товару бирки со штрих-кодом на каждом изделии. Бирка должна располагаться в доступном месте для возможности более быстрого сканирования товара. Каждая единица текстиля должна быть упакована в полиэтиленовый пакет. Не допускается выпускать воздух из мячей во избежание потери товарного вида. Перед тем, как упаковать ГМ сотрудник обязан обеспечить наличие картонной подкладки на дне короба, сверху - для защиты изделий при вскрытии ГМ в принимающем магазине.

к. Подготовка к отправке небольшого по объему товара (носки, шапки, напульсники и т.п.) происходит следующим образом (для удобства приемки товара в Дисконт-центре): товар сортируется поартикульно, каждый артикул в соответствии с размером складывается в отдельный пакет.[P24]

л. Для отправки товара в Центр Дистрибуции/другой магазин/Склад Временного Хранения необходимо оформить заявку на заказ машины (см. Приложение 5). Заявка высылается в установленной форме на электронный адрес: [email protected]. При отправке товара в дисконт-центр перед тем как заказать машину, Директор магазина обязан согласовать дату отправки с Директором дисконт-центра.[Prohorov25]

м. Запрещается самостоятельно осуществлять заказ машины у Транспортных компаний (т.е. не оформляя заявку в соответствии с п.5.1.з.). Ущерб, причиненный компании несанкционированным заказом транспорта для перевозки, будет взыскиваться с сотрудника, сформировавшего такой заказ.

н. В случае размещения заявки на перевозку до 14:00, срок её исполнения по Москве и московской области – 1 день с момента размещения, в регионах – 3 дня. В случае размещения заявки после 14:00 указанные сроки сдвигаются на один день: Москва и московская область – 2 дня, регионы – 4 дня.

о. При упаковке ГМ необходимо обеспечить проклеивание стыков специальными пломбами (см. Приложение 5), со штампом магазина, подписью Директора и Сотрудника магазина, участвовавшего в отправке. Пломбы необходимо помещать на бумажную основу короба с использованием клея (рекомендовано ПВА) и проклеивать их сверху скотчем. Пломбы размещаются в местах стыков с двух сторон короба (верх и дно). На каждой из сторон должно быть не менее 3 подписанных и проштампованных пломб.

п. [Prohorov26] При необходимости, по согласованию с Территориальным менеджером по управлению розничной сети и Менеджером по управлению регионом, Директор магазина заказывает специализированный скотч безопасности для упаковки товара и минимизации потерь в рамках бюджета хозяйственных расходов.

р. Директор магазина при отправке товара обязан оформить следующий комплект документации:

- Товарно-транспортная накладная (см. Приложение 5) в 3-х экземплярах (содержит номер опечатывающей пломбы/пломб, а также количество ГМ): если отправка производится в Центр дистрибуции, то 1 и 2 экз. – передаются водителю, 3 экз. с подписью водителя остается в магазине; если отправка производится в другой магазин, то 1 экз.– передаются водителю, 2 экз. с подписью водителя остается в магазине, 3 экз. - кладется на дно коробки с порядковым номером «1», данная коробка помечается маркером со всех сторон надписью крупным шрифтом «Документы».

- Расходная накладная магазина в 3-экз: если отправка производится в Центр дистрибуции, то 1 экз. и 2 экз. – передаются водителю, 3 экз. с подписью водителя остается в магазине; если отправка производится в другой магазин, то 1 экз. передается водителю, 2 экз. с подписью водителя остается в магазине, 3 экз. –- кладется на дно коробки с порядковым номером «1», данная коробка помечается маркером со всех сторон надписью крупным шрифтом «Документы».

- Пак-лист (см. приложение 5) в 3-экз (содержание наличия каждого ГМ/короба товара согласно маркировке): если отправка производится в Центр дистрибуции, то 1 и 2 экз. – передаются водителю, 3 экз. – наклеивается на боковую сторону каждой коробки; если отправка производится в другой магазин, то 1 экз.– передается водителю, 2 экз. – наклеивается на боковую сторону каждой коробки, 3 экз. – кладется на дно коробки с порядковым номером «1», данная коробка помечается маркером со всех сторон надписью крупным шрифтом «Документы» отдается водителю.

с. [Prohorov27] Каждое ГМ (грузовое место) должно содержать транспортную маркировку - порядковый номер, общее количество коробов в отправке и номер соответствующей учтенной расходной накладной (форма BOX-mark, см. Приложение 5). На каждое ГМ (грузовое место) должны быть наклеены следующие документы:

- Пак-лист короба с указанием в читаемом виде номера соответствующей учтенной расходной накладной.

- BOX-mark с указанием в читаемом виде номера соответствующей учтенной расходной накладной.

- Пломбы с подписью сотрудника, осуществлявшего отправку и штампом магазина (см. Приложение 5)

- Последовательный оригинальный номер коробки со штрихкодом, сформированный программой 1:С.

т. [Prohorov28] В документах обязательно должно содержаться количество ГМ в отправке. Если отправка сформирована с использованием нескольких накладных, Пак-листы также должны быть прикреплены к соответствующей расходной накладной.

у. Сотрудник, осуществляющий подготовку ГМ к отправке, обязан обеспечить полное соответствие фактически упакованных в ГМ единиц товару, указанному в Расходной накладной, Пак-листе каждого ГМ и ТТН.[Prohorov29]

ф. ТТН формируются с помощью программы «1С» и должна содержать верные адрес и наименование Получателя/Отправителя/Плательщика, название компании Перевозчика, кол-во загруженных мест, данные водителя, государственный номер автомобиля. Пак-лист также формируется с помощью программы «1С», инструкцию по формированию электронного Пак-листа в программе «1С» предоставляет Отдел программного обеспечения и информационных технологий.

х. Расходная накладная на товар должна содержать правильные адрес и наименование реального Получателя, а также содержать описание направления отправки товара в соответствии с указаниями Эксперта по товару, номера коробов.

ц. При отправке в Центр Дистрибуции/Склад Временного Хранения Директор магазина должен делать раздельные отправки товара в соответствии с указаниями Эксперта по товару по категориям (Адидас, Рибок, РокПорт) и с учетом сезонности товара (зима/лето) при этом на них следует оформлять отдельные расходные накладные, так как товар будет отправлен разным адресатам. Инструкция по организации отправок рассылается отделом Replenishment.[Prohorov30]

ч. При отправке в Центр Дистрибуции/Склад Временного Хранения упаковывать в одно ГМ обувь и текстиль запрещено.

ш. Комплект сопроводительных документов должен быть передан водителю. Для подтверждения отгрузки 1 экземпляр ТТН на отправляемый товар с подписью водителя требуется сохранить в магазине. Также обязательно наличие подписи водителя в соответствующей графе ТТН: «Указанный груз с исправной пломбой тарой и упаковкой принял водитель».

щ. Каждая накладная и ГМ должны содержать наименование адресата отправки груза, если он заранее известен. Информация указывается в описании накладной при формировании в «1С».

ы. Расходная накладная на товар учитывается только в момент физической отправки ГМ из магазина. Запрещено учитывать расходные накладные на отправку товара до момента фактического прибытия транспортного средства.

э. В случае отправки товара в Центр Дистрибуции Директор магазина-отправителя в день физической отправки ГМ и передачи товара в транспортную компанию обязан уведомить по электронной почте Административного ассистента приема возвратов и Начальника смены POS Центра Дистрибуции с копией на [email protected]) о факте отгрузки товара и прикрепить к электронному письму документы на отгружаемый товар - ТТН, РН и Пак-лист.

ю. Директор магазина-отправителя в день передачи товара в транспортную компанию в обязательном порядке посредством отправки электронной заявки (в заявке указывается фактическая дата подачи ТС под загрузку) уведомляет магазин-получатель с копией на [email protected] о факте отгрузки товара

я. При отправке товара в другой магазин, Директор магазина – отправителя сразу после фактической отправки товара обязан сформировать загрузочные файлы, содержащие в себе электронные накладные и отправить их по электронной почте в магазин-получатель.

аа. [Prohorov31] Учитывать Расходную накладную в системе 1С магазина имеет право только Директор.

бб. Если товар перемещается в другой магазин,[Prohorov32] допускается отправка груза без Пак-листа и маркировки при условии, если экспедитором при отправке товара выступает сотрудник магазина-отправителя, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности. Возникшие расхождения документального и фактического наличия товара должны быть устранены в день отправки путем создания соответствующих приходных/расходных накладных участников движения товара. При этом предоставление акта расхождений не требуется.

вв. Все коррекции ошибок в расходных накладных, выявленные после приемки товара принимающей стороной, производятся путем создания новых приходных/расходных накладных со ссылками на номера корректируемых документов. При этом в случаях отправки товара в ЦД создается коррекция на неверную накладную в полном объеме и учитывается верная расходная накладная.[Prohorov33]

гг. Для исключения возможности расхождения накладных на отправки в 1:С с информацией, указанной в сопроводительных документах на отправки, не допускается создание корректирующих накладным к поставкам, которые уже были отправлены, но еще не были получены и приняты.[Prohorov34]

дд. После фактической загрузки ГМ в заказанную машину сотрудник, осуществляющий отправку, обязан самостоятельно опломбировать отправляемый груз пломбой, переданной водителю с ЦС при погрузке. Номер устанавливаемой пломбы должен соответствовать следующему адресу доставки, указанному в ТТН (если номер указан). Если номер не указан в ТТН, необходимо самостоятельно указать в ТТН номер пломбы, установленной на автотранспортное средство после загрузки товара. Запрещается доверять водителю опечатывание груза, следующего в следующий адрес доставки. Если пломба отсутствует, необходимо опечатать груз, используя пломбир магазина, либо воспользоваться пломбой установленной формы с подписью Директора и штампом магазина, отобразить вид и номер пломбы в ТТН следующего Получателя.

ее. Применительно к процедуре отправки, сохраняют свое действие пункты раздела 4 настоящего Руководства.

жж. В случае получения поставки товара из другого магазина Директор магазина обязан:

- в день учета товара в системе 1:С сформировать 2-й экз. учтенной Приходной накладной, подписать данный документ самостоятельно и обеспечить подписание данного документа Кладовщиком магазина, после чего отправить факсимильную или сканированную копию этой накладной в адрес магазина - отправителя товара в качестве подтверждения получения груза

- в течение 7 дней с момента учета товара в системе 1:С отправить в адрес магазина - отправителя товара оригинал данной накладной..

зз. В случае отправки товара в другой магазин Директор магазина должен проконтролировать получение 2-го экз. Приходной накладной, подписанной Директором/Администратором и Кладовщиком магазина, в чей адрес была осуществлена отправка, в качестве подтверждения получения груза в течение 10 дней с момента поступления или в день такой отправки, если она сопровождалась сотрудником. До момента поступления оригинала необходимо получить факсимильную или сканированную копию накладной второй стороны.

ии. [P35] В случае отправки товара в Центр Дистрибуции Директор магазина обязан получить информацию по приходам товара в электронном виде от Центра Дистрибуции в качестве подтверждения получения груза. Информация по приходам товара отсылается в день приемки товара в ЦД. Электронное письмо в распечатанном виде подкрепляется к соответствующей Расходной накладной магазина и подшивается в товарный отчет.

кк. Директор магазина обязан обеспечить загрузку ГМ в заказанный автомобиль транспортной компании в течение следующего времени с момента подачи:

- в течение 1 часа (до 100 коробов)

- в течение 2 часов (от 101 до 200 коробов)

- в течение 3 часов (от 201 до 300 коробов)

- в течение 4 часов (свыше 300 коробов)

лл. В случае простоя заказанной машины свыше установленных периодов времени Транспортная компания инициирует выставление счета для оплаты времени простоя. С работника, допустившего причинение материального ущерба компании, в т.ч. посредством несвоевременной загрузки поданного транспортного средства, работодателем может быть взыскан причиненный ущерб.

Дата добавления: 2014-12-23