Особенности организации автоматизированного учета на малых предприятиях 1 страница

Изготовление Главной книги и заключение регистров

Аналитические данные по счетам

Журнал-ордер № 12 по кредиту счетов 82, 85, 86, 87, 88, 89,96

Дата	Номер документа	Корреспондирующие счета
№	№	№	№	№	Итого
По кредиту счёта 82
Итого
По кредиту счёта 85
Итого
и т.д.

Аналитические данные по перечисленными счетам заполняются на ПЭВМ в следующей форме, показанной в табл. 10.21.

Таблица 10.21

Шифры и наименование статей аналитического учёта (субсчетов)	Сальдо на начало месяца	Обороты за месяц	Сальдо на конец месяца:	Обороты с начала годы до отчётного месяца
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	дебет (+) и кредит (-)	Дебет	Кредит
А
К счёту 82 К счёту 85
Итого
К счёту 89
Итого

Учёт операций по кредиту счетов 80 «Прибыли и убытки», 81 «Использование прибыли» и 83 «Доходы будущих периодов» Ведётся в журнале-ордере № 15, где отражаются аналитические данные по перечисленным счетам. Журнал-ордер составляется по форме, представленной в табл. 10.20. Аналитические данные по счетам 80, 81 и 83 (за исключением граф 6 и 7) заполняются с помощью ПЭВМ по форме, указанной в табл. 10.21.

Аналитические данные по счёту 80 ведутся в разрезе статей аналитического учёта только в части оборотов. Помимо журналов-ордеров № 12 и № 15, составляются листки-расшифровки по счетам29, 31, 80, 85 и др. При использовании автоматизированной формы учёта по перечисленным счетам составляются ведомости синтетического и аналитического учёта и другие необходимые регистры.

В предыдущих параграфах мы рассмотрели принципы изготовления с помощью ПЭВМ накопительных и группировочных ведомостей, журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей по дебету некоторых счетов и листовок-расшифровок (при журнально-ордерной форме учёта) либо регистров таблично-автоматизированной формы учёта.

Для проверки правильности изготовленных регистров применяются специальные методы контроля: балансовый, метод контрольных чисел и др. Очень важно, чтобы взаимосвязные итоги разных регистров были одинаковыми. Для этой цели производят сверку соответствующих ведомостей аналитического и синтетического учёта, журналов-ордеров, вспомогательных ведомостей и листков-расшифровок. Например, итоги журнала-ордера № 2 по кредиту счёта 51 №Расчётный счёт» сверяются следущим образом: Суммы по дебету счетов 25 и 26 - с листами расшифровками и ведомостями 12, итог по дебету счета 50 «Касса» - с соответствующим итогом вспомогательной ведомости 1 и т.д. Такая сверка, проводимая и по другим регистрам, позволяет выявить и избежать их переноса в Главную книгу и баланс.

Главная книга является сводным регистром синтетического учета. В ней по каждому синтетическому учету отражаются остатки на начало месяца, обороты по накопленным в журналах ордерах и остатки на конец месяца. Еще одним регистром сводного учета является оборотно -сальдовый баланс, который разрабатывается на ПЭВМ (см. табл. 10.12) и имеет контрольное значение. Кроме того, предусмотрена печать всех необходимых форм отчетности, приложений и справок, что ускоряет процесс обработки информации.

К малым относятся предприятия, ассоциации и учреждения с различными формами собственности, которые характеризуются небольшими объемами работ по ведению бухгалтерского учета. В них основной объем работ приходится на финансовый учет (учет денежных средств, расчетов и других организаций), а на ведение управленческого учета затрачивается гораздо меньше времени.

Это связано с небольшим количеством работающих, незначительными объемами работ по учету основных средств, материальных ценностей, готовой продукции и др.

Однако нельзя сказать, что на малых предприятиях вести учет проще. Наоборот, один бухгалтер, иногда совмещающий и обязанности кассира, должен разбираться во всех тонкостях учета, уметь составлять отчетность, правильно рассчитывать налоги и выполнять массу других работ. Поэтому его квалификация должна быть более высокой. К тому же ему приходится не только выполнять рутинную трудоемкую работу, но и уметь принимать ответственные решения. Вот почему возникает необходимость помочь таким специалистам правильно организовать свою профессиональную деятельность.

При автоматизации учета на малых предприятиях важным является выбор формы счетоводства. Наиболее подходящей является автоматизированная форма, при которой предусмотрено получение таких регистров, как журнал хозяйственных операций, кассовая книга и отчет кассира, ведомости аналитического и синтетического учета, Главная книга, оборотно – сальдовый баланс, формы отчетности. Для отдельных участков управленческого учета предусматривается получение различных аналитических регистров: по оплате труда, оборотных ведомостей по движению товарно-материальных ценностей, ведомостей расчета амортизационных отчислений и др. Предусмотрена такая возможность получения различных запросов: по синтетическим счетам, субсчетам, шифрам аналитического учета и др.

Программный комплекс для малого предприятия включает два модуля: «Участки учета» и «Сводный аналитический и синтетический учет и составление отчетности» (рис. 10.3).

Первый модуль предназначен для ведения аналитического учета основных средств, материальных ценностей, готовой продукции, расчетов по оплате труда.

По учету основных средств предусмотрены следующие процедуры: создание инвентарной картотеки основных средств, начисление амортизационных отчислений, ведение операций по движению основных средств, проведение инвентаризации, получение свода проводок по счетам 01, 02, 04, 05, 20 и т.д. для передачи в модуль «Сводный учет». Принцип работы бухгалтера аналогичен ведению учета при использовании АРМ УОС.

Учет материальных ценностей включает такие процедуры, как ввод информации по приходу и расходу материалов, составление аналитических регистров по движению ценностей, распределению материалов по направлениям затрат, получению свода проводок.

При осуществлении расчетов с рабочими и служащими обеспечивается автоматизированное получение: сведений о начислениях по заработной плате и удержаниях из нее, включая формирование платежных ведомостей за первую и вторую половины месяца; расчетных листков – лицевых счетов; свода начислений по отчислениям на социальное страхование платежных ведомостей за первую и вторую половины месяца; расчетных листков – лицевых счетов; свода начислений по отчислениям на социальное страхование, в пенсионный фонд, фонд занятости, на медицинское страхование; свод проводок по счету 70 «Расчеты по оплате труда» и корреспондирующим с ним расчетам (68, 69, 20, 50, 76 и др.).

Рис. 10.3. Структура программного комплекса для малого предприятия

Работа бухгалтера по приведенным участкам учета ведется таким же образом, как и при использовании автономных АРМ. Напомним только, что связь этих участков со сводным учетом достигается передачей в последний файла бухгалтерских записей (проводок).

Второй модуль предусматривает ведение учета по денежным, расчетным, кредитным и другим операциям, а также сводного учета по всем синтетическим счетам. Для этой цели используются такие режимы, как ввод информации, выписка документов, выдача отчетов, специальные режимы и сервис. Принцип работы бухгалтера аналогичен ведению учета при использовании АРМ УФРО и СУ. Занесение данных осуществляется по единой для всех документов схеме, а после ввода корреспонденции счетов из классификатора вызывается ее краткое содержание, которое пользователь может дополнить или скорректировать. При необходимости он может просмотреть классификатор проводок, выбрать нужную контировку и дополнить недостающей. После ввода данных можно распечатать (просмотреть) протокол введенной информации, получить по счету 50 «Касса» отчет кассира и кассовую книгу по любому счету (субсчету, шифру аналитического учета), просмотреть (отпечатать) оперативные данные (сальдо начальное, обороты, сальдо на конец дня).

В режиме «Выписка документов» пользователь имеет возможность выписать такие документы, как расходные и приходные кассовые ордера, платежные поручения. Информация одновременно заносится в базу данных, что позволяет не вводить ее с первичных документов, а лишь уточнять период оплаты (помечать записи) и при необходимости выполнять корректировку данных. Это значительно сокращает трудоемкость процесса, улучшает качество ведения учета. Отметим, что в специальных режимах предусмотрена возможность использовать информацию из раздела «Участки учета» или при наличии АРМ других участков учета передавать данные с помощью сформированных файлов бухгалтерских записей (проводок). Таким образом, у пользователя есть три альтернативные возможности ввода данных: с первичных документов; при выписке документов на принтере ПЭВМ с одновременной загрузкой данных в базу; с других АРМ в виде массива проводок.

Специальные режимы включают ввод (на дату внедрения) и корректировку сальдо по аналитическим или синтетическим счетам, ведение классификаторов, закрытие месяца (года). К числу основных классификаторов относятся следующие: счетов (план счетов), субсчетов и шифров аналитического учета, основных бухгалтерских проводок (корреспонденций синтетических счетов). Все классификаторы пользователь вводит перед началом эксплуатации (или использует типовые) и при необходимости может их корректировать. Режим «Закрытие месяца (года)» необходим для создания архивов, получения исходящего сальдо и перехода к работе в следующем отчетном периоде (месяце или году), поэтому выполняется он после получения всех отчетных регистров.

Режим «Выдача отчетов» предусматривает возможность получения синтетических регистров оборотно-сальдового баланса, баланса типовой формы, форм отчетности для налоговой инспекции, органов статистики, департамента занятости.

В режиме «Сервис» предусмотрены настройка реквизитов, ведение архивов, визитной карточки печать и редактирование форм отчетности. Подрежим «Настройка реквизитов» позволяет установить необходимую значность таких реквизитов, как сумма, шифры аналитического учета. Очень важное значение имеет подрежим «Архивы», в котором содержится информация базы данных аналитического учета за все 12 месяцев. Архивы создаются при закрытии месяца и хранятся необходимое для пользователя время, чтобы он мог просматривать данные за месяц и квартал и распечатывать их. Однако корректировка данных при просмотре архивов запрещена, чтобы избежать злоупотреблений и ошибок. Подрежим «Визитная карточка» предназначен для установки наименования предприятия, реквизитов расчетного счета и других данных. Подрежим «Печать и редактирование форм отчетности» содержит набор форм отчетности, которые можно отредактировать и распечатать. При необходимости пользователь может редактировать формы отчетности.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

Глава 1

1. Дайте определение экономической информации.

2. Назовите основные признаки учетной информации.

3. Приведите схему преобразования исходной учетной информации в результат­ную.

4. Что такое экономическая информационная система (ЭИС) и каковы ее ос­новные элементы?

5. Перечислите основные виды информационных технологий, используемых для проектирования и разработки ЭИС.

6. Что такое автоматизированное расчетное место (АРМ) специалиста?

7. Какие признаки декомпозиции ЭИС вы знаете?

8. Назовите состав обеспечивающей и функциональной частей ЭИС.

Глава 2

1. В чем сущность двух технологий компьютеризации бухгалтерского учета?

2. Как проводится обследование системы бухгалтерского учета на предприятии?

3. Что входит в состав проекта по автоматизации бухгалтерского учета (основные раздапы)?

4. В чем проявляется связь бухгалтерского учета с математическим аппаратом?

5. Что такое стандартная бухгалтерская запись (проводка) и как происходит про­цесс ее формирования?

6. Приведите типовую схему обработки финансово-экономической информации в бухгалтерской информационной системе.

7. Назовите основные системы построения классификаторов экономической ин­формации.

8. Как разрабатывается технологический процесс обработки учетной информации в условиях ее автоматизации?

9. Какие вы знаете варианты внедрения проекта автоматизации бухгалтерского учета или его отдельных расчетов?

10.Приведите методику расчета экономической эффективности автоматизации бухгалтерского учета.

Глава 3

1. Перечислите классификационные признаки бухгалтерских информационных систем.

2. Назовите основные классы бухгалтерских информационноых систем, исполь­зуемых при автоматизации учета в Российской Федерации.

Глава 4

1. Как проводится автоматизация учета при использовании традиционных форм счетоводства?

2. Как организуется бухгалтерский учет на предприятии при использовании ав­томатизированных форм учета?

3. Приведите примерную структуру бухгалтерии, организованную на базе АРМ бухгалтера.

Глава 5

1. Как организуется электронная картотека основных средств предприятия?

2. Назовите основные комплексы задач, которые можно автоматизировать с ис­пользованием ПЭВМ.

3. Как проводится автоматизация учета нематериальных активов?

4. Какие классификаторы и системы их построения используются в АРМ по уче­ту основных средств?

5. Дайте характеристику основных функций АРМ по учету ОС.

Глава 6

1. Охарактеризуйте комплексы задач по учету материальных ценностей, которые можно автоматизировать с использованием ПЭВМ.

2. Какие функции выполняет АРМ УМЦ?

3. Назовите особенности автоматизации учета малоценных и быстроизнашиваю­щихся предметов.

4. Как можно использовать ПЭВМ для автоматизированной обработки результа­тов инвентаризации материальных ценностей?

Глава 7

1. Приведите примерный состав комплекса задач по расчетам с персоналом по оплате труда, которые можно автоматизировать с использованием ПЭВМ.

2. Как производится автоматизированный учет выработки и оплаты труда рабо­чих-сдельщиков?

3. Как организовать учет рабочего времени и неявок с использованием ПЭВМ?

4. Как организовать аналитический учет по оплате труда с применением ПЭВМ?

5. Как автоматизировать расчеты по депонированной заработной плате?

Глава 8

1. Определите комплекс задач по учету затрат на производство и калькулирова­ние себестоимости продукции, которые можно автоматизировать с примене­нием ПЭВМ.

2. Какова общая технология решения задач по учету затрат на производство с ис­пользованием ПЭВМ?

3. Как с помощью ПЭВМ можно автоматизировать расчеты по калькулированию себестоимости продукции?

4. Перечислите основные классификаторы, применяемые в АРМ по учету затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции.

Глава 9

1. Назовите комплекс задач по учету готовой продукции и ее реализации, кото­рые можно автоматизировать с использованием ПЭВМ.

2. Как организовать автоматизацию расчетов по учету готовой продукции в отде­ле сбыта предприятия?

3. Как организовать автоматизацию расчетов по учету готовой продукции, ее от­грузке и реализации в бухгалтерии?

Глава 10

1. Как можно автоматизировать расчеты по учету денежных средств предпри­ятия?

2. Как организовать автоматизацию обработки информации по счетам разделов VII-IX Плана счетов?

3. Как организовать ведение сводного аналитического и синтетического учета по всем синтетическим счетам?

4. В чем состоит особенность автоматизации бухгалтерского учета на малых предприятиях?

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон "О бухгалтерском учете" № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г.

2. Новый план счетов бухгалтерского учета. 13-е изд. — М. "Инфра-М": 1997.

3. ПБУ № 1 "Учетная политика предприятия"

4. ПБУ № 2 "Учет договоров (контрактов) на капитальное строи­тельство"

5. ПБУ № 3 "Учет имущества и обязательств организации, стои­мость которых выражена в иностранной валюте"

6. ПБУ № 4 "Бухгалтерская отчетность организации"

7. ПБУ № 6 "Учет основных средств"

8. Инструкция о порядке заполнения форм годовой бухгалтер­ской отчетности (приложение 2-К к приказу МФ РФ от 12.11.1996 г. № 97 с дополнениями приказа МФ РФ № 8 от 3.2.1997 г. и №81-Н от 21.11.1997 г.).

9. Методические рекомендации по применению журнально-ордерной формы учета к Плану счетов бухгалтерского учета. — М.: Бухгалтерский учет, 1992.

10. Настольная книга бухгалтера по оплате труда. — М.: "Тарфер", 1991.

11. Общеотраслевые руководящие методические материалы по созданию и внедрению подсистемы "Бухгалтерский учет" в со­ставе АСУ предприятий (объединений). — М.: "Финансы и ста­тистика", 1986.

12. Подольский В.И., Дик В.В. Бухгалтерский учет на персональ­ных ЭВМ. Система автоматизированных рабочих мест бухгал­тера. — М. "Бухгалтерский учет", 1993.

13. Хабарова Л.П. Учетная политика коммерческой фирмы в 1996 г. — М.: АО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1996.

14. Шуремов Е.Л. Системы автоматизации бухгалтерского учета — М.: "Бухгалтерский учет", 1996.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Перечень классификаторов и их использование в учетных задачах

№ п/п

Наиме­нование класси­фикатора

Система построения

Знач-ность кода

Наименование комплексов задач по учету

Основ­ных средств (фон­дов)

Мате­риаль­ных ценнос­тей

Труда и зара­ботной платы

Затрат на произ- водст-во

Гото­вой про­дукции

Финан­сово- расчет­ных опера­ций

Свод­ному учету и состав­лению отчет­ности

А

Цехов и отделов

Серийная, разрядная

Да

да

да

да

Да

да

да

Участков, це­хов, отделов

Порядковая

Да

да

да

Да

Да

Да

Да

Синтетичес­ких счетов

Повторения

да

да

да

да

Да

Да

Да

Субсчетов

Повторения

да

да

да

да

Да

да

да

Кодов анали­тического учета

Комбиниро­ванная

Да

да

да

да

Да

да

да

Инвентарных объектов основных средств

Порядковая, серийная

4-5

да

Норм амор­тизационных отчислений

Повторения

да

Операций движения основных средств

Разрядная

Да

Оборудова­ния

Комбиниро­ванная

Да

Материаль­ных ценнос­тей

Комбиниро­ванная

6-9

Да

Поставщи­ков материа­лов

Серийная

Да

Операций движения материаль­ных ценнос­тей

Разрядная

да

Покупных изделий

Разрядная

да

Бригад

Порядковая

да

да

да

Профессий работающих

Серийная

да

Разрядов работ

Порядковая

Да

Групп тариф­ной сетки

Порядковая

Да

Фамилий работающих (табельных номеров)

Комбиниро­ванная

да

Категорий работающих

Порядковая

да

Начислений по заработ­ной плате (видов оплат)

Серийная

да

2Г

Удержаний из заработ­ной платы (видов удер­жаний)

Серийная

Да

Льготы по подоходно­му налогу

Порядковая

Да

Видов забо­леваемости

Порядковая

Да

Причин и виновников доплат по заработной плате

Разрядная

Да

Статей калькуляции

Порядковая

да

Готовых из­делий, вы­пускаемых предприя­тием

Комбиниро­ванная

да

Деталей, сборочных соединений

Комбиниро­ванная

да

Операций, выполняе­мых работ

Порядковая

Да

Причин и ви­новников простоя

Разрядная

Да

Специали­зированных изделий

Разрядная

да

Да

Единиц из­мерений ма­териальных ценностей и готовых изделий

Порядковая

да

да

Покупателей

Серийная

да

Корреспон­денции сче­тов (коррект­ности прово­док)

Комбиниро­ванная

да

да

Приложение 2

Классификатор синтетических счетов, субсчетов и шифров аналитического учета

Синтетический счет (1-й и 2-й знаки)	Субсчет или высший группировочный признак (3-й знак)	Коды аналитического учета
Номер	Наименование	Номер	Наименование	2-го порядка (4-й и 5-й знаки)	3-го порядка (6-й и 7-й знаки)
1	2	3	4	5	6
РАЗДЕЛ 1. Основные средства и другие долгосрочные вложения
	Основные средства		По видам основных средств	По группам и подгруппам основных средств
	Износ основных средств		Износ собственных основных средств	По группам и подгруппам основных средств
		Износ имущества, сданного в лизинг	По группам и подгруппам основных средств
	Доходные вложения в материальные ценности	1 2	Имущество для сдачи в аренду Имущество, предоставляемое по договору проката	-
	Нематериальные активы		По видам немате­риальных активов
	Амортизация нематериальных активов		-	-
	Долгосрочные финансовые вложения		Паи и акции	-
		Облигации	_
		Предоставленные займы	-
	Оборудование к установке		Оборудование к установке отечественное	По видам и группам оборудования
		Оборудование к установке импортное	По видам и группам оборудования
	Капитальные вложения		Приобретение земельных участков	Виды и группы инвентаря и основных средств
		Приобретение объектов природопользования
		Строительство объектов основных средств
w		Приобретение отдельных объектов основных средств
		Затраты, не увеличивающие стоимость основных средств
		Приобретение нематериальных активов
		Перевод молодняка животных в основное стадо	По видам животных
		Приобретение взрослых животных
		Доставка животных, полученных безвозмездно
		Вложение в ценные бумаги	-

Дата добавления: 2014-12-29