Создание

Создания отчетов с помощью Мастера отчетов

Мастер отчетов в отличие от способов, описанных в п.3.1.1, обеспечивает отбор информации, включаемой в отчет, и задание стиля форматирования, определяющего внешний вид отчета. Данный метод позволяет выбрать отдельные поля, находящиеся в разных таблицах и запросах, и включить их в отчет. Мастер запоминает предыдущие стили оформления, что позволяет пропускать диалоговые окна с указанными параметрами.

Процедура создания отчета состоит из следующих шагов.

1. В области переходов выделите необходимый объект: таблицу, запрос или

отчёт (например, Запрос3).

2. Щелкните кнопку Мастер отчётов в группе Отчёты из вкладки

3. В окне Создание отчётов из списка Доступные поля поочередно выделите поля, включаемые в отчет, и путем двойного щелчка мышью добавьте их в список Выбранные поля, например, поля: Код звонка, Дата звонка, Продолжительность звонка (мин) и Стоимость звонков.

4. Нажмите кнопку Далее в этом окне.

5. Определите способ группировки записей в зависимости от включенных полей, например, Дата Звонка - помесяцам. Это обобщающее поле появляется после щелчка мышью по кнопке .

Рис. 1. Задание способа группировки данных в отчете

5. Нажмите кнопку Далее в этом окне.

6. Определите порядок сортировки данных для каждой группы. Здесь никаких изменений вносить не будем. В этом же окне можно подсчитать итоги и внести их в отчете. Для этого нажмите кнопку Итоги и в открывшемся окне задайте итоговые параметры, например, Sum, для поля Продолжительность звонка (мин) и Стоимость звонков. После активизации кнопки ОК произойдёт возврат в окно сортировки данных. Нажмите кнопку Далее.

7. На экране появится окно задания макета для отчета. Выберите макет отчёта (ступенчатый, блок или структура) и ориентацию – книжную или альбомную и нажмите кнопку Далее.

8. Задайте стиль отчета (например, Поток) и перейдите к окну, в котором надо указать имя отчета. После этого щелкните по кнопке Готово.

Отчет, полученный с помощью мастера отчетов, представляет собой промежуточный документ, который подлежит корректировке и редактированию с целью придания ему окончательного вида (рис.2).

Рис. 2. Отчет, созданный с помощью мастера отчётов (стиль Поток)

Дата добавления: 2014-12-23