Как справляться с непредвиденными обстоятельствами

Ситуационное планирование

Анализ потенциальных проблем

Преодоление сложностей реальных ситуаций

Процесс прохождения по контуру управления может быть непрерывным до выполнения задачи. Такое хождение по контуру вперед и назад называется итерацией. Уже первоначальное определение задач может подвергнуть цель сомнению, и тогда ее приходится пересматривать. Если задачи связаны с людьми и ресурсами, то может оказаться, что ресурсов недостаточно, и вам снова придется вернуться и пересмотреть задачи. Только когда вы начинаете планировать и оценивать предполагаемую работу, становятся очевидными осуществимость целей и сроки работ. Важно на ранних этапах планирования предположить проанализировать слабые места созданного плана и предусмотреть возможные решения.

На начальных этапах планирования вам могут помочь две техники:

· анализ потенциальных проблем;

· ситуационное планирование.

Основой анализа потенциальных проблем является вопрос: «Что может произойти не так в том, что я планирую?»

Определив потенциальные области затруднений, нужно изучить их, задавая для каждой из них вопросы:

· Насколько вероятно то, что это произойдёт?

· Если это произойдет, то насколько все будет серьезно?

Ответ на эти вопросы позволит предпринять превентивные меры для избежания или преодоления проблем.

Ситуационные планы показывают, что делать, если происходят незапланированные события. Проще говоря, это запасные планы действий на случай сбоя основного плана, которые отвечают на вопрос: «Что если…?»

Ключевые моменты:

· Отметьте, где могут быть получены дополнительные ресурсы в случае непредвиденных обстоятельств.

· Определите заранее даты, пропуск которых может серьезно повлиять на ваши планы: например, утверждение финансовых смет комитетом, который собирается раз в шесть недель.

· Знайте свой план очень хорошо; проверьте его слабые точки и определите те места, где есть некоторый резерв времени.

· Постарайтесь, чтобы все люди, участвующие в проекте, были хорошо проинформированы и постоянно оставались в курсе происходящего, чтобы к любой возникающей проблеме можно было обратиться как можно раньше.

· Определите ключевые точки в вашем плане: те, где возможны альтернативные действия, и продумайте возможные сценарии для каждой из них.

· Учитесь на опыте — иногда непредсказуемые на первый взгляд спады и подъемы в работе подчиняются определенным закономерностям.

· Чтобы обеспечить лучший контроль, разбейте и еще больше детализируйте ключевые задачи.

· Будьте готовы к тому, что фазы и задачи вашего плана будут перекрывать друг друга по времени, чтобы уложиться в намеченные сроки. Но знайте, что вам необходимо будет уделить повышенно внимание взаимодействию и координации.

· Уделите больше времени в самом начале, для того чтобы предусмотреть и предупредить многие проблемы.

· Постарайтесь оставлять некоторый резерв времени до и после выполнения задач, которые вы не можете проконтролировать непосредственно, чтоб минимизировать воздействие любых проблем до или после их выполнения.

· Если возможно, выполняйте задачи раньше намеченного срока.

Дата добавления: 2015-01-03