Загальна структура СУБД MS Access

СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ Бази даних

Вступ

Частина друга

У двох частинах

В.О. Трусов

О.О. Косиченко

В.Б. Вишня В.Б

Оборудование и материалы

- Промостойка для выдачи подарка

- Подарки:

Ø Persil Expert Tabs (30 таблеток)

Ø Бреф шары

Ø Прил 450 мл

Ø Вернель 500 мл

Ø Семпл Persil Expert Tabs

- Униформа

ІнформаційнЕ забезпечення
юридичної діяльності

Навчальний посібник для студентів

Дніпропетровськ

ББК 681.324(075)

В 55

Рекомендовано науково-методичною радою

Дніпропетровського державного

університету внутрішніх справ

(протокол № від 2006 р.)

Рецензенти

Габринець В. О. професор, доктор технічних наук, завідувач кафедрою "Інформаційних технологій та інформаційних систем" Дніпропетровського регіонального інституту державного управління Національної Академії державного управління при Президенті України.

Алексєєв М.О. доцент, кандидат технічних наук, завідувач кафедри програмного забезпечення комп’ютерних систем Національного гірничого університету.

В 55	Вишня В. Б., Косиченко О. О., Трусов В. О.Інформаційне забезпечення юридичної діяльності: Навчальний посібник для студентів. У 2-х ч. – Д.: Дніпроп. держ. ун-т внутр. справ, 2007. – Ч. 2. - 156 с., ил.

Навчальний посібник призначений для вивчення курсу "Інформаційне забезпечення юридичної діяльності". Посібник (частина 2) складається з 4 розділів, в яких докладно розглянуті відповідні теми названого курсу. Наведено багато прикладів і вправ для самостійної роботи, що буде корисним для вивчення викладеного матеріалу.

Розраховано на студентів усіх форм навчання.

Розраховано на студентів ННІ “Правознавство” очного та заочного навчання. Бібліогр. 9 назв.

Друкується за рекомендацією Вченої Ради Дніпропетровського державного університету внутрішніх справ.

Автори

Вишня Володимир Борисович – доктор технічних наук, професор, начальник кафедри спеціальної техніки;

Косиченко Олександр Олександрович – кандидат технічних наук, доцент, доцент кафедри інформатики

Трусов Валерій Олександрович – кандидат технічних наук, доцент, доцент кафедри інформатики

В розділах другої частини посібника користувачі зможуть отримати поглибленні знання: зі створення інформаційних систем ділового та юридичного призначення у середовищі СУБД MS Access, зі створювання електронних шаблонів з полями форм для юридичних та інших документів, зі створення серійних документів на основі злиття табличних даних та зразка основного документа, з використовування макросів для автоматизації підготовки документів у MS Word та MS Excel. Крім того у посібнику розглянуто вивчення використання програми MS Outlook, яка входить у склад MS Office, архівація файлів та захист від комп'ютерних вірусів.

1. Створення інформаційних систем у системі
керування базами даних MS Access.

Вивчення системи керування базами даних (СУБД) MS Access з кількості нових понять на рівні користувача складніше, ніж текстового редактора MS Word або електронної таблиці MS Excel. Перед виконанням практичних завдань необхідно обов'язково ознайомитися з теоретичними основами баз даних (БД) і порядком виконання основних операцій у MS ACCESS. ­Обсяг, у якому потрібно вивчити СУБД MS Access наступний:

· Інтерфейс MS Access. Проектування бази даних. Структура бази даних.

· Таблиці. Основні типи полів таблиць. Ключові поля. Складені ключі. Властивості полів таблиць.

· Схема даних БД. Створення і використання зв'язків між таблицями. Властивості зв'язків.

· Поняття запиту до БД. Найпростіші запити, що використовують одну таблицю. Сортування, умови відбору, параметри. Різні види запитів - вибірки, створення таблиць, відновлення, додавання, видалення на прикладі однієї таблиці. Запити, побудовані з використанням більш ніж однієї таблиці. Групові функції в запитах.

· Поняття форми. Створення простих форм для введення даних у довідники за допомогою майстра. Властивості полів у формі, їх зміни в режимі конструктора. Самостійне створення форми. Уведення довідкових даних з використанням форм.

· Різні елементи конструктора форм: написи і поля, вимикачі, групи і перемикачі, прапорці і малюнки, лінії, прямокутники. Використання у формах списків і полів зі списком.

· Підлеглі форми. Створення складних форм. Поля зв'язку основної і підлеглої форм. Створення підлеглої форми, заснованої на запиті з умовою до поля основної форми.

· Звіти. Створення простих звітів за допомогою майстра. Властивості звіту і полів у звіті, зміни в режимі конструктора. Самостійне створення простих звітів. Прості операції у звітах.

Для вивчення основних навичок роботи з MS Access у цьому посібнику використана предметна область – облік операцій з клієнтами деякої фірми. Аналоги цієї задачі існують як у юридичної, так і в комерційній діяльності. Цей приклад обраний тому, що в даний час у діловому світі швидко розвивається використання інформаційних систем для керування відносинами з клієнтами. Це так називані системи керування відносинами з замовниками (CRM - customer relationship management). Функції цих систем - аналіз клієнтської бази даних, класифікація клієнтів, їхнє ранжирування, простежування історії відносин фірми та клієнтів, моделювання варіантів поводження з клієнтами та інші задачі, а в остаточному підсумку – поліпшення роботи фірми, поліпшення якості обслуговування клієнтів і збільшення прибутку. Такі системи у своєму розвитку стають не просто інформаційними, а інформаційно-аналітичними, яки використаються для підготовки та приймання рішень у процесі керування.

У нашій, простої постановці БД складається з двох взаємозалежних основних таблиць і декількох таблиць-довідників, яки будемо використовувати для заповнення таблиць даними. Потім будуть створені необхідні запити, форми, звіти і т.п.

Після виконання всіх практичних робіт, у підсумку, студент повинний уміти:

· створювати базу даних і її таблиці,

· зв'язувати таблиці в схему даних,

· створювати форми введення (прості і складні),

· за допомогою запитів створювати розрахункові завдання,

· створювати звіти різних типів.

Протягом цих занять будуть вивчені питання створення файлу БД, створення й заповнення таблиць БД. По-перше необхідно ознайомитися з основними поняттями СУБД MS Access. Потім необхідно створити і відредагувати багато-табличну БД.

1.1.1. Підготовка до практичних занять №1 -№2. Необхідні теоретичні відомості.

Цей розділ необхідно прочитати в першу чергу, потім перейти до розділів 1.1.2, 1.1.3.

1.1.1.1. Основні визначення

Сучасні інформаційні системи характеризуються великими обсягами збережених даних, їх складною організацією, а також високими вимогами до швидкості й ефективності обробки цих даних. Це стає можливим тільки при використанні спеціальних програмних засобів - систем управління базами даних (СУБД). БД - це пойменована сукупність даних, що відносяться до визначеної предметної області.

Система управління базами даних - це комплекс програмних і мовних (мовні засоби – це мови програмування, яки можна використовувати в середовищі СУБД, наприклад VBA, SQL та інші) засобів, необхідних для створення, обробки БД і підтримки їх в актуальному стані.

Основна особливість СУБД – це наявність процедур для введення і збереження не тільки самих даних, але й описів їхньої структури.

Майже всі сучасні СУБД засновані на реляційний моделі даних. Назва " реляційна " зв'язана з тим, що кожен запис у кожної таблиці такої БД містить інформацію, що відноситься (related) тільки до одного інформаційного об'єкта (наприклад у таблиці Клієнти кожна запис містить інформацію про тільки одного клієнта ). Крім того, з даними про два інформаційні об'єкти можна працювати як з єдиним цілим, заснованим на значеннях зв'язаних між собою даних.

Усі дані в реляційнійБД представлені у виді таблиць. Кожен рядок таблиці містить інформацію тільки про один об'єкт і називається записом. Стовпець таблиці містить однотипну для всіх записів інформацію і називається полем.

Для успішного функціонування бази даних важлива правильна організація даних у ній. При визначенні структури даних у базі виділяють наступні основні поняття:

Клас об'єктів - сукупність об'єктів, що мають однакові набори властивостей.

Наприклад, у БД по обліку операцій із клієнтами класами об'єктів є:

• клас об'єктів - клієнти,
• клас об'єктів- операції.

Для кожного окремого об'єкта з даного класу об'єктів у таблиці створюється окремий запис.

Властивість (атрибут) - визначена частина інформації про деякий об'єкт. Зберігається у виді стовпця (поля) таблиці. Наприклад прізвище, ім'я, по батькові - це властивості (або поля) для об'єкта Клієнт.

Зв'язок ( відношення ) - спосіб, яким зв'язана інформація про різні об'єкти БД.

1.1.1.2. Поняття зв'язку. Типи зв'язків між об'єктами БД.

Основними структурними компонентами бази даних є таблиці. При визначенні складу таблиць треба керуватися правилом:

У кожній таблиці повинні зберігатися дані тільки про один клас об'єктів.

Якщо в БД потрібно зберігати дані про декілька інформаційних об'єктів, то необхідно створювати декілька таблиць. Наприклад, в одній таблиці не можна зберігати анкетні дані клієнтів і види товарів, з якими він виконував операції, тому що це властивості різних класів об'єктів.

Зв'язок між таблицями здійснюється за допомогою загальних полів.

Зв'язки між будь-якими двома таблицями бази даних відносяться до одного з трьох типів:

· "один-к-одному" ("один -до-одного") (1:1),

· "один-ко-многим) ("один -до-багатьох") (1:М),

· ("много-ко-многим") ("багато -до-багатьох") (М:М).

Зв'язок типу "один-к-одному" (1:1)

При цьому типі зв'язку кожний запис в одній (із двох зв'язаних) таблиці відповідає не більш ніж одному запису в іншій таблиці і навпаки. Цей вид зв'язку зустрічається досить рідко, в основному в тих випадках, коли частина інформації про об'єкт або рідко використовується, або є конфіденційної. Така інформація зберігається в окремій таблиці, що захищена від несанкціонованого доступу.

Зв'язок типу "один-ко-многим"(1:М)

При такому типі зв'язку кожний запис в головній (батьківській) таблиці відповідає багатьом записів у зв'язаній з нею підлеглій (дочірній) таблиці. Кожному запису в підлеглій таблиці відповідає тільки один запис у головній таблиці. Це найбільш розповсюджений тип зв'язку. Для його реалізації використовуються дві таблиці. Одна з них представляє сторону " один" – це головна таблиця, інша - сторону "много" – це підлегла таблиця.

Наприклад, потрібно мати інформацію про клієнтів і результати операцій з ними (дата, сума і т.д.). Якщо все це зберігати в одній таблиці, то обсяг таблиці (кількість полів та загальна кількість записів) невиправдано зросте, тому що в ній для кожного запису про чергову угоду повинні повторюватися всі анкетні дані про клієнта. Оскільки Клієнт і Операції - це різні класи об'єктів, тому і їх властивості повинні зберігатися в окремих таблицях.

Рішенням цієї задачі є створення двох таблиць (поки тільки двох). Умовно назвемо їх Клієнти й Операції. У кожній з них зберігаються відповідні властивості (атрибути). Для зв'язку цих таблиць потрібно використовувати тільки частину інформації про клієнта, з яким виконується операція. Але вона повинна однозначно визначати кожного клієнта серед усіх. Такою інформацією може з'явитися, наприклад, поле Код Клієнта (він унікальний для кожного клієнта). У таблиці з боку "один" (у нашому прикладі це таблиця Клієнти) такі поля називаються ключовими. Основна вимога до значень у ключових полях - це їхня унікальність для кожного запису (тобто вони не повинні повторюватися у таблиці).

Зв'язок типу "много-ко-многим"(М:М)

При такому типі зв'язку безлічі записів в одній таблиці відповідає безліч записам у зв'язаній таблиці. Більшість сучасних СУБД безпосередньо не підтримують такий тип зв'язку. Для його реалізації такий зв'язок розбивається на два зв'язки типу "один-ко-многим". Вводиться одна додаткова таблиця. Відповідно, для збереження інформації будуть потрібні вже три таблиці: дві з боку " много " і одна з боку " один ". Зв'язок між цими трьома таблицями також здійснюється по загальних полях. Використання зв'язків такого типу виходить за рамки нашої дисципліни.

Зв'язки між таблицями встановлюються також у наступних випадках:

· при створенні запитів;

· шляхом зв'язування таблиці БД з таблицею іншої бази даних.

Відзначимо, що в реляційній базі даних можуть бути й окремі таблиці, не зв'язані з жодною іншою таблицею.

MS Access - це функціонально повна реляційна СУБД, що працює в середовищі операційної системи Windows (98, 2000, XP). MS Access дозволяє створювати складні бази даних, при цьому визначається структура таблиць і зв'язки між ними. MS Access має систему створення запитів, звітів і форм будь-якої складності. У Access, як у будь-якому програмному додатку Windows, можна використовувати всі можливості обміну даними між додатками Windows (технології DDE і OLE), що дозволяє включити в БД графічну і звукову інформацію з інших додатків. У Access БД; містить у собі всі об'єкти, зв'язані зі збереженими даними.

Об'єктами MS Access є:

· таблиці, що є основними об'єктами БД, у них зберігаються дані, які можна переглядати, редагувати, додавати;

· форми, за допомогою яких можна виводити дані на екран у зручному виді, переглядати і змінювати їх;

· запити – які дозволяють цілеспрямовано і швидко вибирати і необхідну інформацію з таблиць і робити з нею необхідні дії.

· звіти – за допомогою яких можна створювати різні види інформаційних документів для друку.

· макроси і модулі, що дозволяють автоматизувати роботу з базою даних.

Всі об'єкти Access зберігаються в одному файлі з розширенням mdb, наприклад, файл БД з іменем Робота з клієнтами.mdb. В інших СУБД збереження усіх об'єктів БД може бути організоване інакше.

Дата добавления: 2015-01-03