Навчиться створювати зустріч, що повторюється

Завдання 5. ПЛАНУВАННЯ ЗУСТРІЧЕЙ, яки повторюються

НАВЧИТьСЯ РОБИТИ ЗАМІТКИ Й ВКЛАДЕННЯ ДО ЗУСТРІЧІ. ТЕХНОЛОГІЯ РОБОТИ

Технологія роботи

Навчитеся зв'язувати зустріч із контактом, з документом, установлювати й скасовувати оповіщення, установлювати параметри зайнятості.

1. Відкрийте вікно параметрів зустрічі подвійним щигликом на темі або на порожньому рядку в ежедневнике (мал.12).

2. Розглянете вкладку Зустріч.

3. Виконаєте наступні дії:

• зміните тему зустрічі;

• укажіть місце зустрічі;

• відключите прапорець оповіщення;

• установите параметри зайнятості: зайнятий, вільний, під сумнівом, немає на роботі.

4. Зв'яжіть зустріч із контактом. Для цього клацніть на кнопці Контакти в нижній частині діалогового вікна й у списку, що відкрився, контактів виберіть ім'я контактної особи, з яким запланована зустріч.

Задание 4. Замітки й вкладення

Звичайно при зустрічі обговорюються якісь ділові питання. Ви можете у вікні зустрічі зробити замітки, примітки, які питання передбачається обговорити, пропозиції по обговорюваних темах та інше. Якщо до зустрічі готується документ, то його можна або прямо вставити у вікно зустрічі, або зв'язати з нею.

1. Відкрийте вікно зустрічі (див. Завдання 1).

2. У текстовому полі для заміток до зустрічі запишіть текст: “ Обговорити терміни роботи, кількість учасників і коло їхніх питань ”.

3. Прикріпите до зустрічі створений і збережений на комп'ютері файл. Для цього:

· клацніть на кнопці Додати файл (або меню Вставка > Файл);

· у вікні огляду знайдіть потрібний файл і клацніть на кнопці Вставити (значок файлу з'явиться у вікні).

4. Ви можете також вставити вміст файлу. Для цього:

· виберіть у меню Вставка > Обьект;

· у діалоговому вікні встановите перемикач Створити з файлу;

· клацніть на кнопці Огляд і в діалоговому вікні виберіть ім'я файлу;

· закрийте діалогові вікна щигликом на кнопці ОК і переконаєтеся, що вміст файлу з'явилося в поле заміток.

У роботі є зустрічі, які періодично повторюються. Наприклад, доповідь директору виконується на початку кожного робочого дня, підписання документів - наприкінці робочого дня, раз у тиждень проводяться наради, присвячені плануванню майбутньої роботи й звіту про виконану роботу. Всі перераховані види зустрічей можна відзначити в календарі як ті, що повторюються. У цьому випадку вони автоматично будуть записані на заплановані дні.

Технологія роботи:

1. Створіть у календарі кілька зустрічей, яким потім буде привласнена ознака повторення (табл. 3).

Таблиця 2. Події, що повторюються.

День тижня	Час	Тема	Ознака повторення
Понеділок	9.00-9.30	Перегляд пошти	щодня
Понеділок	9.30-10.00	Доповідь директору	щодня
Понеділок	16.30-17.00	Підписання документів	щодня
Понеділок	10.00-11.00	Планерка	щотижня
Вівторок	13.00-14.30	Прийом з особистих питань	щотижня
П'ятниця	16.00-17.00	Підсумки роботи	щотижня

2. Задайте ознаку повторення для зустрічі. Для цього:

· подвійним щигликом відкрийте вікно зустрічі;

· на панелі інструментів клацніть на кнопці Повторение;

· у діалоговому вікні Повторение встречи установите необхідні параметри повторення;

· закрийте вікно зустрічі й знайдіть у календарі інші дати, на які автоматично буде записана зустріч, яка повторюється.

Дата добавления: 2015-01-03