Студопедия

КАТЕГОРИИ:


Архитектура-(3434)Астрономия-(809)Биология-(7483)Биотехнологии-(1457)Военное дело-(14632)Высокие технологии-(1363)География-(913)Геология-(1438)Государство-(451)Демография-(1065)Дом-(47672)Журналистика и СМИ-(912)Изобретательство-(14524)Иностранные языки-(4268)Информатика-(17799)Искусство-(1338)История-(13644)Компьютеры-(11121)Косметика-(55)Кулинария-(373)Культура-(8427)Лингвистика-(374)Литература-(1642)Маркетинг-(23702)Математика-(16968)Машиностроение-(1700)Медицина-(12668)Менеджмент-(24684)Механика-(15423)Науковедение-(506)Образование-(11852)Охрана труда-(3308)Педагогика-(5571)Полиграфия-(1312)Политика-(7869)Право-(5454)Приборостроение-(1369)Программирование-(2801)Производство-(97182)Промышленность-(8706)Психология-(18388)Религия-(3217)Связь-(10668)Сельское хозяйство-(299)Социология-(6455)Спорт-(42831)Строительство-(4793)Торговля-(5050)Транспорт-(2929)Туризм-(1568)Физика-(3942)Философия-(17015)Финансы-(26596)Химия-(22929)Экология-(12095)Экономика-(9961)Электроника-(8441)Электротехника-(4623)Энергетика-(12629)Юриспруденция-(1492)Ядерная техника-(1748)

Поняття документальних комунікацій та їх сутнісні ознаки




Етичні вимоги документальних комунікацій в організації

Комунікація в бюрократичній організації, на думку М.Вебера, не повинна залежати від особистих якостей чи настрою керівника. Критерієм ефективного спілкування є здатність людини відключитися від особистих проблем і емоційних станів і звістки діалог тільки в ділових рамках. Основний метод підвищення ефективності ділового спілкування — інструкція. Таким чином, документальні комунікації виступають визначальним важелем ефективного управління.

Документальною комунікацією називають комунікацію, опосередковану документом, побудовану на обміні документами між двома або більше людьми.

Будучи підсистемою більш широкої системи інформаційних комунікацій, вона забезпечує створення, аналітико-синтетичну обробку, зберігання, розповсюдження і використовування документів як носіїв соціальної інформації. Інакше кажучи, система документальних комунікацій є сукупністю всіх документів, всіх споживачів документально зафіксованої інформації і всіх відносин між ними, обумовлених як внутрішніми властивостями системи, так і зовнішнім середовищем (умовами) її суспільного функціонування.

Відношення «комунікант-реципієнт» є джерелом виникнення документальної інформації і комунікації. У процесі комунікації здійснюється кодування і декодування інформації, яка міститься в документі.

Комунікант - відправник документного відправлення, що починає акт комунікації (автор відправлення). Реципієнт відправлення – його отримувач. Між комунікантом і реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого зв'язок не може існувати. По цьому каналу від комуніканта до реципієнта передається комунікат – документне відправлення. Документну комунікацію можна вважати здійсненою лише в тому випадку, коли реципієнт отримав закодовану на матеріальному носії інформацію, відправлену комунікантом, і декодував її.

Документальна комунікація, що представляє собою загалом «відображення ідеального в ідеальному», складається з трьох процесів: 1) створення документа (відображення ідеального в матеріальному); 2) збереження документа (самовідображення матеріального); 3) сприйняття, розуміння документа (відображення матеріального в ідеальному)».[47]

Документальні комунікації в організаціях розподіляються на неформальні та формальні. Неформальні комунікації мають яскраво виражений індивідуальний характер і не можуть виконуватися за формальною методикою. До них відносяться не тільки безпосередній діалог між творцем і споживачем інформації у формі усних виступів, але й обмін листами, препринтами, відбитками публікацій, тобто документами. До формальних комунікацій належать процеси обміну інформацією, що оформилися в самостійні види людської діяльності, пов'язані, головним чином, з підготовкою і використанням документів: редакційно-видавнича і поліграфічна справа, поширення публікацій, бібліотечно-бібліографічна діяльність і архівна справа, науково-інформаційна діяльність.

Документальна комунікація в організаціях також може бути традиційною, тобто опосередкованою документом на паперовому носії та електронною, якщо документ створюється в електронній формі, або на окремому машиночитному носії.

Все розмаїття інформаційних бар'єрів в системі документальних комунікацій організації за джерелами їх виникнення можна звести до трьох основних груп[48]:

I. Об'єктивні інформаційні бар'єри (не залежні від самих документів і споживачів):

- просторові, пов'язані з відсутністю інформації про місцезнаходження документа, необхідної для його пошуку в документальних масивах (володіють також ознаками бар'єрів другої (групи);

- географічні, пов'язані з відстанями між документами і споживачами, географічною ізоляцією, умовами транспортування тощо;

- кількісні, що відображають фізичну неможливість освоїти всі відповідні споживачу джерела інформації;

- змістовні (смислові), що викликані недоступністю
інформації через складність викладу, велику кількість спеціальної термінології тощо;

2. Суб’єктивні інформаційні бар'єри (що залежать від споживачів інформації):

- мовні, як результат незнання споживачем мови,
на якій написаний документ (відносяться також до бар'єрів третьої
групи);

- психологічні, обумовлені наявністю у споживача інформації упередження до тексту документа чи її автора;

- бар'єри уяви, зв'язані, наприклад, з тим, що споживач
упевнений в неможливості знайти потрібну інформацію і відмовляється від пошуку;

- стратегічно-пошукові бар'єри, пов'язані з невмінням споживача вибрати правильну стратегію документального пошуку (володіють також ознаками бар'єрів третьої групи);

- економічні бар'єри, пов'язані з недоліком засобів у
споживача для придбання джерел інформації або оплати
відповідних послуг.

3 Інформаційні бар'єри, що виникають завдяки творцям документів і посередникам (третій стороні) в системі документальних комунікацій:

- відомчі бар'єри, пов'язані з адміністративною структурою відомств, що перешкоджають руху документів;

- режимні бар'єри, що вводяться щоб уникнути витоку секретної
інформації в рамках державної або відомчої структур

 




Поделиться с друзьями:


Дата добавления: 2014-12-25; Просмотров: 3485; Нарушение авторских прав?; Мы поможем в написании вашей работы!


Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет



studopedia.su - Студопедия (2013 - 2024) год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! Последнее добавление




Генерация страницы за: 0.01 сек.