Уничтожение и списание документов по списку

Режим частичного уничтожения

Процедура уничтожения допускает уничтожение части листов документа или приложения (частичное уничтожение). Для этого достаточно при вводе числа уничтоженных листов указать число, меньше предложенного по умолчанию. Диалоговое окно «Уничтожение экземпляра документа» в этом случае примет вид, показанный на рис. 2.39.

Рис. 2.39. Окно частичного уничтожения экземпляра документа

В нижней части окна отображаются поля для регистрации нового движения оставшихся листов документа.

Этот режим предназначен для выполнения одной и той же операции (списания или удаления) для нескольких документов одновременно и вызывается по команде «Операции/Уничтожение по списку» или по нажатию клавиш «Ctrl+У» из окна просмотра карточек. При этом на экране отобразится окно, как показано на рис. 2.40.

Список документов, подлежащих списанию или уничтожению, создается вводом регистрационных номеров и номеров экземпляров каждого документа. При этом, для облегчения работы, после ввода регистрационного номера программа автоматически определяет исходящий номер документа и по умолчанию предлагает первый экземпляр, который можно, при необходимости, исправить на другой номер экземпляра или копии. Для ввода номера следующего документа следует нажать клавишу «Enter».

Примечание. При вводе регистрационного номера и номера экземпляра, ведущие нули в номерах можно опустить.

Рис. 2.40. Окно списания/уничтожения документов по списку

После формирования списка документов следует определить вид проводимой операции, для чего в панели «Операция» проставить флажок «·» в поле «Списание» или в поле «Уничтожение».

По кнопке «Проверить» для каждого документа в поле «Дело» при операции списания указывается индекс дела, предлагаемый по умолчанию, а в полях «Состояние документа» и «Дата операции» - дополнительные сведения о ранее проведенных операциях списания или уничтожения документа, если они проводились, или выводится сообщение «Недопустимый номер экземпляра», если указанный документ не найден в базе данных.

Для списания в дело отобранных документов после выбора вида операции «Списание» необходимо:

· заполнить поля «№ дела» и «Доп. индекс», используя, при необходимости, «справочное окно» по клавише «F2»;

· «щелкнуть» по кнопке «Списать» в окне «Списание и уничтожение документов по списку».

Для уничтожения отобранных документов необходимо:

· заполнить поле «Оператор 2»;

· «щелкнуть» по кнопке «Уничтожить» в окне «Списание и уничтожение документов по списку».

После проведенной операции уничтожения для каждого документа в столбцах «Состояние» и «Дата опер.» отобразятся соответственно сообщение «Уничтожен» и дата уничтожения, а после операции списания в столбце «Дело» - № дела, в которое списан каждый документ, и дата списания.

В данном режиме операции списания/уничтожения можно проводить многократно. Для удаления предыдущего списка перед выполнением очередной операции используется кнопка «Очистить».

Дата добавления: 2014-12-26