Документы, сопровождающие договор поставки

Успешное осуществление коммерческой деятельности во многом зависит от своевременного исполнения сторонами договора. Поэтому важной частью коммерческой работы является организация повседневного контроля исполнения договоров и хода поставки товаров. Это позволяет обеспе­чить своевременное и бесперебойное поступление товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и в предусмотренном количестве. Исполнение договоров поставки товаров контролирует­ся по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству и комплектности поставляемых това­ров, соблюдению транспортных условий, расчетной дис­циплины. Отслеживаются также вопросы организации оборота тары и средств пакетирования, выполнения усло­вий отгрузки, порядка согласования цены. Контролируют наличие и правильное оформление сопроводительных до­кументов.

Исполнение договоров поставки сопровождается подго­товкой и оформлением большого количества документов. Так, обслуживание продвижения товаров осуществляют различные звенья: производственные, транспортные, по­среднические и торговые предприятия.

Большое значение имеют документы, содержащие сведения об ассортименте, количестве и стоимости това­ров, их основных отличительных признаках (размеры, сорта и т. д.).

Одним из основных документов этой группы является счет-фактура, который выписывается продавцом на имя покупателя при отгрузке товаров и является требованием продавца к покупателю оплатить указанную в нем сумму. В счете-фактуре указывают:

- порядковый номер счета-фактуры;

- наименование, идентификационный номер и почтовый адрес поставщика товара;

- наименование и почтовый адрес получателя товара;

- наименование товара;

- страну происхождения товара;

- номер грузовой таможенной декларации (при реализа­ции товара отечественного производства в соответствую­щей графе ставится прочерк);

- стоимость (цену) товара;

- сумму налога на добавленную стоимость;

- дату составления счет-фактуры и др.

В спецификации, прилагаемой к договору и являющейся его неотъемлемой частью, указывается в развернутом виде ассортимент товаров, подлежащих поставке, их количест­во, цена, сумма и сроки поставки. В соответствии со спе­цификацией должна осуществляться отгрузка товаров.

Очень важную роль играют документы, удостоверяю­щие качество товаров. Стороны, заключая договор, долж­ны определить вид документа, которым будет удостове­ряться качество товара.

При поставке товаров, подлежащих обязательной сер­тификации, в наличии обязательно должны быть сертифи­каты соответствия, являющиеся определенной гарантией доброкачественности товаров, их безопасности для окру­жающей среды, жизни и здоровья потребителей.

В левом верхнем углу сертификата соответствия (рис. 1) наносится знак соответствия на продукцию, которая про­шла сертификацию и имеет стабильное качество.

Сертификат должен иметь регистрационный номер. Под номером указывается срок действия сертификата.

Далее следует название органа по сертификации с ука­занием адреса и номера телефона, а также его регистраци­онного номера по Государственному реестру.

Затем указываются наименование, тип, вид, марка, тех­нические условия или другой нормативный документ, по которому выпускается товар, а также информация о том, что это — «серийный выпуск», «партия» или «единичное из­делие» (в последних двух случаях проставляется номер и размер партии или номер самого изделия).

Обязателен номер товарно-транспортной накладной, до­говора, контракта или документа о качестве продукции.

В тех случаях, когда партия товаров достаточно велика, и в отведенном на бланке сертификата месте нельзя уме­стить наименование всех товаров, к нему дается приложе­ние — перечень продукции, на которую распространяется его действие. Пример сертификата представлен в приложении 2 на рис. 1. «Форма сертификата соответствия при обязательной сертификации продукции».

В сертификате (приложение 2) указывается также информация о про­изводителе или продавце (полное наименование, юридиче­ский адрес и т. д.), перечисляются нормативные докумен­ты, на соответствие которым проводились испытания, предшествующие выдаче сертификата, документы, кото­рые были учтены органом по сертификации при выдаче сертификата (например, протоколы испытаний, ветери­нарные свидетельства, гигиенические заключения и др.). Все подписи на сертификате удостоверяются печатью ор­гана сертификации установленного образца. После этого декларируется, что «Сертификат имеет юридическую силу на всей территории Российской Федерации».

Кроме того, если товары поставлены по внешнеэконо­мическим связям, то дополнительно потребуются докумен­ты, оформляющие пропуск грузов через границу, и доку­менты, необходимые при прохождении товаров через таможни.

Учет исполнения договоров поставки может осуществ­ляться с помощью специальных карточек или журналов. В них на основании сопроводительных документов фикси­руются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения Поставщиками договоров. Полученная информация о ходе выполнения договора поставки позволяет получателю товаров принять своевременные меры воздействия на поставщика, в том числе и предъявить претензию.

Более прогрессивным и оперативным является автомати­зированный учет выполнения договоров поставки товаров с помощью компьютерной техники. При этом предоставляется возможность контролировать выполнение договоров постав­ки в более детализированном виде, обрабатывать большие объемы коммерческой информации и оперативно использо­вать ее в коммерческой деятельности.

Дата добавления: 2014-12-27