Общие правила и предпосылки кадрового аудита

Сущность и содержание аудиторской деятельности

Понятие «аудит» происходит от латинского «audio», что означает «слышать», и возникло более двух тысяч лет назад. Его содержание сводится к выслушиванию и при необходимости оказанию помощи клиенту, нуждающемуся в услуге. Профессию аудитора можно сравнивать с профессией врача, выслушивающего пациентов с целью диагностики состояния их здоровья и назначающего определенные процедуры.

Основой управленческой деятельности руководства организации служит объективная информация о состоянии ресурсов и достигнутых результатах. Такая информация необходима для выработки обоснованного решения и принятия руководством необходимых мер при отклонениях от запланированных действий. Таким образом, аудит может быть признан формой осуществления контроля как одной из функций управления.

Аудит и контроль имеют как сходство, так и существенные различия. Сходство связано с техникой проверки, а основные различия состоят в целях, методах и пользователях полученных результатов. Контроль осуществляется по административной линии с целью определить законность деятельности и действий, выявить нарушения, предполагает устранение отклонений и применение санкций к нарушителям с максимальной гласностью.

Аудит – вид профессиональной деятельности по независимой оценке операций организации[67]. Только независимый эксперт-аудитор может дать квалифицированное заключение о верности и объективности имеющихся данных о деятельности организации и возможности продолжения ее деятельности, по крайней мере в течение ближайшего периода.

История возникновения и становления аудита как способа диагностики состояния управленческих процессов берет свое начало с конца Х1Х века, а родиной аудиторского дела считается Великобритания. Толчком к появлению аудита и стимулом к его быстрому развитию стало разделение функций между собственником и профессиональным управляющим (менеджером). Появление акционерного капитала привело к возрастанию роли акционеров, которые нуждаются не только в гарантии сохранности капитала, но и в получении планируемых дивидендов.

Становление аудита в экономически развитых странах связывают с ростом рыночных рисков и постепенно стал обязательным атрибутом рыночных отношений. Вначале аудит носил лишь финансовый характер, затем стал управленческим, в последующем выделился кадровый аудит.

Становление аудита в России началось с 1990 года после принятия соответствующих законов, позволяющих создавать аудиторские фирмы. В результате разработки проектов нормативных документов об аудите и начале аттестации лиц, желающих заняться аудиторской деятельностью, была создана система подготовки аудиторов, подготовлены методические пособия.

Аудиторские заключения служат основой множества экономических решений, поэтому аудит во всех странах жестко регулируется посредством документов четырех уровней:

нормативных документов, отражающих обязательные требования к работе каждого аудитора;

стандартов аудиторской деятельности в виде правил и профессиональных рекомендаций как эталонов качества и добросовестности проводимых аудиторских работ;

договоров об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ГК РФ, ч 1, ст. 420), которые не могут нарушать требований нормативных документов и только в исключительных случаях могут противоречить стандартам;

профессионального регулирования на основе этических норм и требований морали.

Аудитор – физическое лицо, отвечающее квалификационным требованиям, установленным законодательством, и аттестованное в установленном порядке на право осуществления аудиторской деятельности, то есть специалист, имеющий соответствующую квалификацию и способный проводить анализ и оценку объектов и процессов.

Аудит – это своеобразный вид коммерческой деятельности, который профессионально стал формироваться на основе консультационных услуг с учетом стандартов, нормативов, методик, указаний, норм и правил, которых аудиторы строго придерживаются.

Под консультированием понимается внешняя попытка «изменить или улучшить ситуацию» на основании контракта специально обученных и квалифицированных лиц, которые помогают организации-заказчику выявить управленческие проблемы, провести их анализ, выработать рекомендации, содействовать их реализации. Аудит и консультирование – смежные области коммерческой деятельности. Основные задачи квалифицированного аудитора:

определить, настолько верны данные отчетности с точки зрения их соответствия действиям и событиям, имевшим место в прошлой деятельности организации;

выявить ошибки или злоупотребления должностных лиц, нерациональные методы их работы, отступления от действующего законодательства;

довести сведения о несоответствии управленческих воздействий установленным требованиям до заинтересованных собственников объекта аудита;

предложить возможные пути предотвращения в будущем;

соблюдение конфиденциальности результатов аудита и предлагаемых рекомендаций организации-заказчику.

Таким образом, контроль существовал всегда как непременная и заключительная функция управленческой деятельности, аудит – это обязательное или инициативное действие клиента как развитие контроля и дополнение его. Задача аудитора – на основании договора с клиентом, соблюдая независимость, выявить истинное состояние дел, а сведения представить клиенту, соблюдая конфиденциальность.

Аудит может иметь как внутренний, так и внешний характер, то есть проводиться как силами специалиста по аудиту, содержащегося в штате организации (внутренний управленческий аудит), так и профессиональными специалистами независимой аудиторской фирмы. В любом случае должно соблюдаться требование независимости аудитора от должностных лиц, которые могут повлиять на объективность оценки истинного состояния дел.

В проведении и реализации рекомендаций аудита много заинтересованных сторон: собственник (собственники), акционеры, банки, инвесторы, страховые компании, руководство организации (администрация), органы государственной или муниципальной власти. Они обычно и становятся заказчиками аудита.

Собственники имущества и акционеры заинтересованы в надежности финансового состояния и размерах кредиторской задолженности, ликвидности организации, которые в известной мере зависят от качества работы с кадровыми ресурсами. Аналогичные сведения заинтересованы получить банки, инвесторы и страховые компании.

Аудит призван оценить качество менеджмента, эффективность системы управления организацией, уровень квалификации высшего и среднего управленческого звена, адекватность функционирующей системы управления стратегии, целям и задачам. В достоверности таких данных заинтересовано, прежде всего, руководство организации.

Кадровый аудит должен дополняться анализом эффективности управления человеческими ресурсами, в ходе которого определяется степень адекватности кадровой политики целям организации и механизм комплектования кадровыми ресурсами, включая поиск и подбор специалистов, формирование корпоративной культуры.

Особенность кадрового аудита состоит в нацеленности на выявление факторов роста текущей и долгосрочной эффективности деятельности организации с учетом рыночных возможностей. Аудиторское заключение обычно вскрывает имеющиеся недостатки в системе управления, возможности для внедрения оптимизационных управленческих технологий. Поэтому информация аудиторского заключения конфиденциальна и должна быть защищена от несанкционированного доступа.

Как показывает отечественный и зарубежный опыт большинство возможностей повышения эффективности функционирования организаций в последние годы заключены в формировании долгосрочной кадровой стратегии и мотивации сотрудников к внедрению инновационных технологий, поиску оптимальной организационной структуры.

Заказчиками аудита могут стать государственные органы при принудительном управлении в процессе процедуры банкротства, а также собственники, сомневающиеся в эффективности менеджмента. Цель аудита состоит в комплексной оценке системы менеджмента, включая формирование и использование трудового потенциала коллектива и технологии управления кадровыми ресурсами организации.

Технология аудита содержит несколько последовательных стадий:

определение позиции организации по сравнению с конкурентами и лидерами рынка;

проверка адекватности структуры, экономического и кадрового потенциала организации поставленным стратегическим целям;

поиск критических позиций, сдерживающих успех менеджмента организации, поиск путей для преодоления ограничений роста эффективности деятельности на рынке;

обоснование заключения и рекомендаций аудиторской фирмы с выделением спорных вопросов.

Право выбора аудитора принадлежит заказчику аудита, который оформляет официальное предложение конкретному аудитору или аудиторской фирме с определенными целями (задачами). В двухстороннем договоре отражаются: обязанности и ответственность сторон, сроки аудиторской проверки, стоимость работ и порядок расчета, конфиденциальность и другие условия.

Процесс аудита обычно включает четыре этапа:

постановка проблемы: изучение информации о компании, проведение предварительной диагностики, определение направлений обследования, подготовка общей программы процедур аудита;

сбор данных: анализ документов, с руководителями подразделений и специалистами, уточнение результатов процедур, выбор критериев оценки качества работы;

оценка и анализ информации: определение достаточности информации, выявление недостатков в процедурах ключевых функций управления, формирование перечня требований по изменению системы управления;

формирование выводов и рекомендаций: описание состояния системы управления, определение путей совершенствования структуры и методов управления, рекомендации по оптимизации управленческих процедур.

Аудиторское заключение представляется руководству организации, обосновывается необходимость внедрения требуемых изменений управленческих технологий. После оценки аудитор может сопровождать внедрение управленческих технологий, проводить дальнейшее консультационное обслуживание, содействовать контролю эффективности нововведений.

Существует ряд общих положений, которые распространяются на аудиторскую деятельность в целом. Всегда существует вероятность столкновения интересов аудитора и руководителей (специалистов) оцениваемой организации. От аудитора требуется принципиальность и естественный скептицизм по отношению ко всем существенным фактам, предоставляемым работниками организации.

Выполняя обязанности аудитора, следует проявлять высокие профессиональные и моральные принципы поведения, честность, объективность, действовать в интересах общества, оправдывая его доверие и показывать высокий профессионализм, объективность и независимость, свободу от столкновения интересов.

Аудитор должен иметь возможность оценивать любую ситуацию, говорить правду и предлагать честные и объективные рекомендации относительно того, что следует делать клиенту, не задумываясь, как это могла повлиять на его собственные интересы.

Независимость аудита обеспечивается посредством выполнения следующих условий:

финансовой независимости - аудитор профессионально выполняет свою работу с заранее оговоренной достойной оплатой труда. Опыт эффективной аудиторской деятельности показывает нежелательность попадания в финансовую зависимость от клиента, поскольку это снижает качество предоставляемых услуг, их объективность и профессионализм, отрицательно влияет на рыночные позиции аудитора;

административной независимости - аудитор не должен подчиняться клиенту или руководству организации, он свободен от их административных решений или любого давления. При наличии давления или вмешательства в работу аудитора он обязан поставить в известность заказчика аудита или даже прекратить аудиторскую проверку в виду нарушений аудиторского договора.

Аудитор должен обладать необходимым объемом знаний и навыков, позволяющих квалифицированно и качественно оказывать профессиональные услуги. Для этого ему необходимо обладать навыками общения с людьми и обмена опытом, выявлению и решению проблем, связанных с оцениваемой деятельностью, нахождению нужной информации, осуществлению анализа и синтеза данных, разработке предложений по совершенствованию работы и преодолению сопротивления изменениям, помощи в реализации более совершенных методов работы.

Аудиторская фирма обязана привлекать подготовленных и профессионально компетентных специалистов, контролировать качество их работы для обеспечения квалифицированного проведения аудита[68].

Профессиональная этика аудитора заключается в соблюдении некоторых правил поведения:

следует убедить руководство и сотрудников, что проведение аудита выгодно, а устранение обнаруженных в ходе аудита недостатков и нарушений будет способствовать улучшению деятельности организации;

целесообразно отмечать позитивные моменты, чтобы не лишать работников побудительных мотивов к улучшению работы, не бояться хвалить, признавать и одобрять все, заслуживающее доверия;

в процессе общения с работниками создавать атмосферу доброжелательности и сотрудничества, никогда не демонстрировать свою независимость, избегать резкого тона замечаний и оценок;

одним из важнейших качеств аудитора является умение слушать, в любых ситуациях сохранять спокойствие и деловой тон, не поддаваться эмоциям, не вступать в открытый спор с собеседником.

Процесс аудиторской проверки может носить характер управленческого аудита, то есть быть всеобщим и охватывать все стороны деятельности организации. В частных случаях специальный аудит ограничивается определенными сферами деятельности организации, приобретает финансовый или кадровый характер. Для осуществления специального кадрового аудита существуют определенные предпосылки.

Регулярная оценка кадрового потенциала организации в процессе аттестации руководителей и специалистов внутренней аттестационной комиссией позволяет руководству успешно решать преимущественно тактические задачи рационального использования имеющихся кадровых ресурсов. Вместе с тем при решении стратегических кадровых задач нередко возникает потребность в процедуре независимой оценки кадрового потенциала квалифицированными аудиторами.

Основные причины необходимости кадрового аудита обусловлены, прежде всего, недостаточной рациональностью технологии управления кадровыми ресурсами, которая не соответствует требованиям, возникающим при резких изменениях в характере будущей производственной деятельности организации. К ним следует отнести:

резкое расширение масштабов или корректировка направлений видов деятельности организации, что требует освоения специфической кадровой стратегии и выбора новой кадровой политики;

несоответствие имеющихся кадровых ресурсов особенностям производственных задач при оснащении организации новым оборудованием и внедрении инновационных технологий;

необходимость резкого повышения кадрового потенциала организации в условиях обострении рыночной конкуренции в определенных сегментах рынка с возможностью снижения конкурентоспособности ее продукции, работ и услуг;

неблагополучное состояние работы отдельных подразделений, о чем свидетельствуют низкие показатели производственной деятельности, частые социально-трудовые конфликты, повышенный уровень текучести квалифицированных специалистов;

появление симптомов неблагополучия состояния работы с кадровыми ресурсами в отдельных подразделениях или в организации в целом из-за некачественного подбора руководителей и специалистов;

сложные проблемы в социально-трудовых отношениях в виду грубых нарушений техники безопасности и охраны труда с частыми травмами и гибелью людей, массовыми злоупотреблениями и хищениями собственности.

В целях эффективного использования кадровых ресурсов объективно необходима процедура независимой оценки кадрового потенциала, которую может квалифицированно провести внутренний специалист по аудиту, или же внешний аудитор.

Внутренний кадровый аудит направлен преимущественно на оценку работы в низовом и среднем звене управления, в то время как внешний аудит обычно нацелен на оптимизацию работы с кадровыми ресурсами в высшем и среднем звене управления.

Дата добавления: 2014-12-27