Работа с документами и деловой корреспонденцией. Требования к составлению резолюций и деловых писем

Необходимость унификации служебных документов требует особого языка. Язык служебных документов – это обычно набор клише, штампов, стандартов, позволяющий унифицировать делопроизводство.

Способы унификации служебных документов:

ü Трафарет – текст с пробелами, предназначенными для переменной информации (бланки справок, командировочные удостоверения). Применение трафаретных бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документов.

ü Анкета – текст, в котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, характеристики, заказы, отчеты.

ü Текст-аналог – это тексты примерно идентичного содержания и языкового оформления. Примером может служить решение совета директоров крупной компании и во исполнение этого решения – циркулярное письмо подчиненной организации, адоесованное базовым подразделениям по подчинению.

От чьего имени составляется служебный документ?

В тех случаях, когда автором письма является юридическое лицо, письмо пишется от третьего лица.

От первого лица излагаются приказы, заявления, служебные письма, докладные и объяснительные записки. Форма изложения от первого лица служит отражением принципа единоначалия. Распорядительная часть приказа начинается со слова «приказываю».

Письма, выражающие просьбы, требования или претензии, начинаются со слов «прошу» или «просим», если документ подписан двумя или несколькими лицами.

Ошибки при составлении служебного документа можно свести к минимуму при выполнении следующих условий:

ü Руководствуйтесь стандартами делопроизводства, нормами служебной переписки, различными справочниками и пособиями по служебной корреспонденции;

ü Пишите просто и понятно, избегая наукообразия и канцеляризма;

ü Соблюдайте в письменной речи административный этикет.

Резолюция – административное воздействие в виде надписи на управленческом документе, определяющее ход выполнения работ и организующее деятельность исполнителей.

Требования к резолюции:

ü Адресность, четкость формулировки содержания управленческих действий, указание возможных путей решения, согласованность с другими ранее принятыми управленческими решениями.

Правила подготовки:

v Нужно указать, кому направляется для исполнения документ;

v Документ следует отправлять одному исполнителю;

v Форма обращения к исполнителю соответствует служебной этике;

v Способ решения задачи выбирается в зависимости от должностного положения и квалификации исполнителя;

v Сроки исполнения задания в резолюции указываются, если они не указаны в документе;

v Контроль за исполнением решения может быть указан менеджером или предусмотрен действующей системой исполнения решений;

v Резолюция должна исключать возможность разночтений;

v Резолюция должна иметь дату и подпись.

Требования к составлению деловых писем:

ü Бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой и аккуратно обрезанной;

ü Желателен фирменный бланк письма с эмблемой фирмы, её полным названием, почтовым и электронным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами;

ü Служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами;

ü Ширина поля слева должна быть не менее 2 см, абзац начинается с красной строки;

ü Текст печатается через полтора-два интервала, желательно избегать переноса слов;

ü В правом верхнем углу, под адресом организации-отправителя, ставится дата, желательно написать ее полностью;

ü Наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа;

ü Ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение;

ü После обращения следует поставить запятую, но допускается и восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;

ü Заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;

ü Подпись ставиться в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости;

ü Резолюция на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах;

ü Письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;

ü На телеграфный запрос следует дать ответ до истечения трех дней, на письмо – до 10 дней, если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

Требования к написанию делового письма включают:

– Точность и ясность изложения мыслей;

– Максимальная доступность текста для понимания;

– Краткость;

– Грамотность;

– Корректность.

Деловое письмо не должно быть длинным (1-1,5 с). Необходимо чтобы оно было убедительным и при этом отражало индивидуальность автора.

Международный стандарт делового письма:

– Должно быть посвящено одной теме;

– Изложение каждой новой мысли – с нового абзаца;

– Между абзацами – пробелы;

– В письме должны быть указаны все вложения.

Дата добавления: 2015-04-29