Проекта 4 страница

6.5.3. Результаты контроля расписания
6.5.3.1. Изменения расписания. Изменением расписания называется любая модификация информации в расписании, используемом для управления проектом. Соответствующие. стэйкхолдеры должны быть проинформированы об изменениях надлежащим образом Изменения расписания могут потребовать, а могут и не потребовать подгонки” к другим элементам плана проекта.
Пересмотром (ревизией) называется специальная категория изменений в расписании Пересмотр - это замена запланированных дат начала или окончания в утвержденном
расписании проекта. Такие даты пересматриваются в основном только в ответ на изменения замысла. В некоторых случаях задержки в расписании могут быть настолько тяжелыми, что требуется “перестановка вех”, чтобы получить правдивую информацию для измерения хода выполнения расписания.
6.5.3.2. Корректирующие действия. Под этим термином подразумеваются любые действия, направленные на приведение ожидаемого в будущем хода выполнения расписания в соответствии с планом проекта. Корректирующие действия в области управления временем часто включают ускорение: специальные действия, предпринимаемые, чтобы удостовериться в выполнении работы вовремя или с наименьшей возможной задержкой.
6.5.3.3. Извлеченные уроки. Причины отклонений, обоснование выбранных. корректирующих действий и другие виды уроков, извлеченных в процессе контроля за
изменениями расписания, должны быть документированы с тем, чтобы стать частью исторической базы данных как для этого проекта, так и для других проектов исполняющей организации.

7 Управление стоимостью проекта.
Управление стоимостью проекта включает в себя процессы, необходимые для обеспечения и гарантии того, что проект будет выполнен в рамках утвержденного бюджета.
На рис. 7.1 дается краткий обзор следующих основных процессов:
7.1. Планирование ресурсов - определение, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ
проекта.
7.2. Составление сметы - разработка оценки стоимости ресурсов, требуемых для выполнения работ проекта.
7.3. Определение сметной стоимости - распределение общей стоимости по каждому элементу деятельности.

7.4. Контроль стоимости - контролирование изменений в бюджете проекта.

Эти процессы пересекаются друг с другом, а также с процессами из других сфер знания. Каждый процесс может включать в себя усилия одного или более индивидуумов или групп индивидуумов в зависимости от нужд проекта. Каждый процесс обычно встречается, по крайней мере, один раз в каждой фазе проекта.
Хотя процессы представлены здесь как дискретные элементы с четко определенными границами, на практике они могут перехлестываться и пересекаться не детализированными здесь способами. Пересечение процессов детально рассматривается в третьей главе.
Управление стоимостью проекта в первую очередь связано со стоимостью ресурсов, требуемых для выполнения работ проекта. Однако управление стоимостью проекта должно также принимать во внимание и эффект от решений в проекте на стоимость от использования продукта проекта. Например, ограничение количества испытаний конструкции может сократить стоимость проекта и в то же время повысить операционные затраты клиента. Этотболее широкий взгляд на управление стоимостью проекта часто называется стоимостной оценкой жизненного цикла.
Во многих прикладных областях прогнозы и анализ перспектив финансового положения продукта проекта осуществляются за пределами проекта. В других (например, проекты капитальных сооружений) управление стоимостью проекта включает в себя и эту деятельность. При включении таких прогнозов и анализов управление стоимостью проекта будет включать в себя дополнительные процессы и многочисленные технологии общего менеджмента, такие как прибыль на инвестированный капитал, дисконтирование потока денежных средств, анализ окупаемости и др.
Управление стоимостью проекта должно рассматривать информацию, необходимую для стэйкхолдеров проекта, - различные стэйкхолдеры могут измерять стоимость проекта разными способами и в разное время. Например, стоимость позиции поставки может быть измерена при поручении, заказе, доставке или при записи в бухгалтерскую ведомость.
Когда затраты проекта используются как компоненты систем поощрения и трудовых взаимоотношений (обсужденных в разделе 9.3.2.3), контролируемые и неконтролируемые затраты должны быть оценены и учтены в смете по отдельности для подтверждения того, что поощрения соответствуют фактическому выполнению.

Рис. 7.1. Обзор процессов управления стоимостью проект

В некоторых проектах, особенно в маленьких, планирование ресурсов, составление сметы и определение сметных затрат настолько тесно связаны, что они рассматриваются как единый процесс (они могут быть выполнены одним индивидуумом за относительно короткое время). Они представлены здесь как разграниченные процессы, потому что инструментарий и технологии для каждого разные.
7.1. Планирование ресурсов
Планирование ресурсов включает определение того, какие физические ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Планирование ресурсов должно быть тесно скоординировано с составлением сметы раздел 7.2). Например:
• Команда строительного проекта должна быть ознакомлена с местными строительными правилами. Такие правила часто имеются в наличии и их можно получить бесплатно
•При использовании местной рабочей силы. Однако если у этих рабочих ресурсов отсутствует опыт в работе с необычными или специализированными строительными технологиями, то потребуются дополнительные затраты для привлечения консультанта, и это, возможно, будет наиболее эффективным путем обеспечения знания местных строительных правил.
• Команда автомобильного проектирования должна быть ознакомлена с новейшими принципами в автоматизированных сборочных технологиях. Требуемые знания могут быть получены от принятых на работу консультантов, посредством командирования конструкторов на семинар по робототехнике или путем принятия в команду кого-нибудь из производственников.

7.1.1. Входные данные для планирования ресурсов
7.1.1.1. Структура декомпозиции видов деятельности. Структура декомпозиции видов деятельности (WВS, см. раздел 5.3.3.1) определяет элементы проекта, которым требуются ресурсы, и таким образом она определяет главные (первичные) входные данные для планирования ресурсов. Любые возможные результаты из других планируемых процессов должны быть обеспечены через WВS для гарантии соответствующего контроля.
7.1.1.2. Историческая информация. Историческая информация относительно того, какие типы ресурсов были использованы для похожей деятельности в предыдущих проектах, должна быть использована при наличии таковой.
7.1.1.3. Определение замысла. Определение замысла (описанного в разделе 5.2.3.1) включает обоснование проекта и цели проекта, оба этих элемента должны быть рассмотрены полностью во время планирования ресурсов (см. раздел 5.2.3.1).
7.1.1.4. Описание общего фонда ресурсов. Описание включает знание того, какие из потенциально имеющихся ресурсов (люди, оборудование, материалы) необходимы для планирования ресурсов. детализация и уровень специфичности описания общего фонда ресурсов варьируются. Например, в течение ранних фаз инженерного проектирования в общий фонд могут входить младшие и старшие инженеры в больших количествах. Во время поздних фаз того же проекта, однако, общий фонд может быть ограничен для тех индивидуумов, которые ознакомились с проектом в рамках ранних фаз.

7.1.1.5. Организационная политика. Д ействия исполняющей организации в связи с набором персонала и аренды или покупки ресурсов и оборудования должны быть рассмотрены в течение фазы планирования ресурсов.

7.1.2. Инструментарий и технологии для планирования ресурсов
7.1.2.1. Экспертное заключение. Экспертное заключение часто требуется для оценки исходных данных для этого процесса. Такая экспертиза может быть обеспечена какой-либо группой или одним человеком со специальными знаниями или подготовкой. Такая экспертиза возможна из многих источников, например:
• другие отделы внутри исполняющей организации.
• Консультанты.
• Профессиональные и технические ассоциации.
• Производственные группы.
7.1.2.2. Определение альтернатив. Определение альтернатив описано в разделе 5.2.2.3.

7.1.3. Результаты планирования ресурсов
7.1.3.1. Потребности в ресурсах. Результатом процесса планирования ресурсов является описание того, какие типы ресурсов и в каких количествах требуются для каждого элемента WВS. Эти ресурсы обеспечиваются как через процесс подбора персонала раздел 9.2), так и через поставки (глава 12).

7.2. Составление сметы
Составление сметы включает в себя разработку оценки стоимости ресурсов, требуемых для выполнения работ проекта.
Когда проект выполняется в рамках контракта, следует с особой осторожностью различать определение стоимости и ценообразование. Составление сметы включает в себя разработку оценки вероятных количественных результатов (сколько будет стоить исполняющей организации производство продукта или оказание услуги). Ценообразование - это деловое решение (сколько исполняющая организация запросит за продукт или услугу), которое использует определение сметы как один из многих факторов.
Составление сметы включает в себя определение и рассмотрение различных альтернативных затрат. Например, во многих прикладных сферах дополнительная деятельность в течение фазы проектирования широко используется с целью получения потенциала (возможности) для снижения затрат в фазе производства. Процесс составления сметы должен принимать во внимание следующее не превзойдут ли затраты на дополнительные работы в фазе проектирования ожидаемую экономию.

7.2.1. Входные данные для составления сметы
7.2.1.1. Структура декомпозиции видов деятельности. WВS описана в разделе 5.3.3.1. Будёт использоваться для формирования оценок затрат и для гарантии того, что вся идентифицированная деятельность была оценена (скалькулирована).
7.2.1.2. Ресурсные требования (см. раздел 7.1.3.1).
7.2.1.3. Единицы измерения ресурсов. Индивидуум или группа, составляющая сметы, должны знать единицы измерения (например, стоимость рабочей силы в час, цена материала за кубический метр) каждого ресурса с целью определения стоимости проекта. Если фактические единицы неизвестны, то следует оценить (вычислить) таковые.
7.2.1.4. Оценка продолжительности работы. Оценка продолжительности работы (раздел 6.3) повлияет на составление сметы любого проекта, в котором бюджет проекта включает в себя норму времени на стоимость финансирования (процентная ставка).
7.2.1.5. Историческая информация. Информация по стоимости многих категорий ресурсов часто берется из одного или более источников:
•Записи в проекте - одна или несколько организаций, связанных с проектом, могут хранить записи предыдущих результатов проекта, которые достаточно подробны для помощи в разработке составления сметы. В некоторых прикладных сферах отдельные члены команд могут вести такие записи.
•Коммерческая база данных составления сметы - историческая информация часто может быть доступна на коммерческой основе (платно).
• Знания команды проекта - члены команды проекта могут иметь в памяти предыдущие факты или оценки. Хотя такие источники полезны, они в общем случае менее надежны, чем документированные результаты.
7.2.1.6. Таблица счетов. Таблица счетов описывает кодированную структуру, та используемую рабочей организацией для описания финансовой информации в общих чертах. К И Разделы сметы проекта должны быть предписаны к соответствующему правильному счету.

7.2.2. Инструментарий и технологии для составления сметы
7.2.2.1. Вычисление по аналогу. Вычисление по аналогу, также называемое “оценкой сверху вниз”, означает использование фактических затрат предыдущего похожего проекта в качестве основы для оценки стоимости тёкущего проекта. Чаще всего оценка общей
стоимости проекта производится при наличии ограниченного количества подробной информации о проекте (в ранних фазах). Вычисление по аналогу есть форма экспертной оценки (описано в разделе 7.1.2.1).
Вычисление по аналогу в общем случае дешевле, чем другие технологии, но оно также и ПУ), менее точно. Большая надежность достигается тогда, когда: (а) предыдущие проекты схожи фактически, а не просто по виду, и (б) индивидуумы или группы, осуществляющие оценку, обладают требуемым опытом.
7.2.2.2. Параметрическое моделирование. Параметрическое моделирование - это
использование характеристик (параметров) проекта в математической модели для
прогнозирования стоимости проекта. Модели могут быть простыми (строительство жилого дома будет выражаться в стоимости каждого квадратного метра жилой площади) или сложными (одна модель стоимости разработки программного продукта использует 13 раздельных регулируемых факторов, каждый из которых состоит еще из 5-7 пунктов).
Как стоимость, так и точность параметрических моделей широко варьируется, и они надежны в большей степени тогда, когда: (а) историческая информация, используемая для разработки модели, была точна; (б) параметры, используемые в модели, определяются количественно и (в) модель растяжима, масштабируема (приемлема как для очень больших проектов, так и для очень маленьких).
7.2.2.3. Оценка “снизу-вверх “. Эта технология включает в себя составление сметы на индивидуальные разделы деятельности, далее идет их суммирование с целью вычисления общей стоимости проекта.
Стоимость и точность оценки снизу вверх определяется размером индивидуальных
элементов деятельности: небольшие размеры элементов повышают как стоимость, так и
точность. Команда управления проектом должна сочетать дополнительную точность с
дополнительными затратами.
7.2.2.4. Компьютеризированный инструментарий. Компьютеризированный инструментарий, такой как программное обеспечение управления проектами и электронные таблицы, широко используется при составлении сметы. Такие продукты могут упростить
использование инструментария, описанного выше, и поэтому ускорить рассмотрение многих альтернативных вариантов затрат.

7.2.3. Результаты составления сметы
7.2.3.1. Оценки стоимости. Оценки стоимости - это количественные оценки возможных затрат на ресурсы, требуемых для выполнения работ проекта. Они могут быть представлены как в общем, так и детальном виде.
Должна быть подсчитана стоимость всех ресурсов, относящихся к проекту. Это включает в себя (но этим не ограничивается) следующее: рабочую силу, материалы, поставки и специальные категории, такие как допуск инфляции или резерв стоимости.
Оценки затрат в общем случае выражаются в денежных единицах (доллары, рубли, франки, иены и т.д.) с целью облегчения сравнений как внутри проекта, так и между проектами. Другие единицы, такие как человеко-часы или человеко-дни, также могут быть использованы, если это не повлечет за собой неправильное определение стоимости проекта (например, если не удастся различить ресурсы с весьма различной стоимостью). В некоторых случаях оценки должны быть обеспечены посредством использования большого количества единиц измерения с целью облегчения необходимого управленческого контроля.
Оценки затрат могут принести прибыль, если они будут пересмотрены во время выполнения проекта, для отражения имеющейся дополнительной информации. В некоторых прикладных областях существуют специальные руководства (инструкции) для определения того, когда именно такие пересмотры должныбыть сделаны и каким ожидается уровень точности. Например, ААСЕ Intеrnational определила прогрессию (последовательное использование) пяти типов оценок строительных затрат в течение процесса инжиниринга: порядок величины, концептуальная, предварительная, окончательная (дефинитивная) и контрольная.
7.2.3.2. Сопутствующие детали. Сопутствующие детали в рамках оценок затрат должны
включать:
• Описание замысла оцененной деятельности. Это часто можно получить, обратившись к WВS

•Документацию основы оценки, т.е. как она была разработана.
• Документацию любых сделанных допущений.
•Определение разброса возможных результатов. Например, $10000 +1- $1000 для
определения того, что ожидаемая цена единицы позиции будет от $9000 до $11000.
Количество и тип дополнительной информации изменяются при переходе из одной прикладной сферы в другую. Даже сбор черновиков может оказаться ценным для обеспечения лучшего понимания того, как оценка разрабатывалась.
7.2.3.3. План управления стоимостью. План управления стоимостью описывает то, каким образом будут управляться колебания затрат (например, различная реакция на главные и на менее значимые проблемы). План управления стоимостью может быть как формальным, так и неформальным, высоко детализованным и широко разграниченным, основанным на нуждах стэйкхолдеров проекта. Это составной элемент всеобщего плана проекта (см. раздел 4.1.3. 1).

7.3. Определение сметной стоимости
Определение сметной стоимости включает в себя привязку оценок всеобщих затрат с индивидуальными элементами деятельности с целью создания первоначальной стоимости (базы стоимости) для измерения выполнения проекта.

Рис.7:2. Пример изображения базы стоимости

7.3.1. Входные данные для определения сметных затрат
7.3.1.1. Оценки стоимости (см. раздел 7.2.3.1).
7.3.1.2. Структура декомпозиции видов деятельности. Структура декомпозиции видов
деятельности (см. раздел 5.3.3.1) опредёляет элементы проекта, стоимость которых должна приниматься во внимание.
7.3.1.3. Календарное расписание проекта. Календарное расписание проекта (см. раздел сь к 6.4.3.1) включает в себя запланированные даты начала и ожидаемые даты окончания
элементов проекта, стоимость которых должна быть принята во внимание. Эта информация необходима для определения затрат во временном периоде, когда эти затраты будут понесены.

7.3.2. Инструментарий и технологии для определения сметных затрат
7.3.2.1. Инструментарий и технологии для составления сметы. Инструментарий и
4ой технологии, описанные в разделе 7.2.2 для разработки оценок стоимости проекта, также используются для разработки смет по видам деятельности.

7.3.3. Результаты определения сметной стоимости
7.3.3.1. База стоимости. База стоимости - это бюджет, разделенный на определенные временные фазы, который используется для измерения и мониторинга исполнения стоимости в проекте. База разрабатывается суммированием вычисленных стоимостей за период времени та и отображается в форме 8-образной кривой, как показано на рис.7.2.
Многие проекты, в особенности большие, могут иметь большое количество баз стоимости для измерения различных аспектов исполнения затрат. Например, план затрат или прогноз денежных потоков является базой стоимости для измерения выплат.

7.4. Контроль стоимости
Контроль стоимости связан с: (а) воздействием на факторы, создающими изменения в базах затрат для гарантий того, что изменения выгодны; (б) определением изменений баз стоимости и (в) управлением фактическими изменениями в то время, когда они происходят. Контроль стоимости включает:
• Мониторинг исполнения стоимости для обнаружения расхождения с планом.
• Гарантии того, что все необходимые изменения внесены точно в базу стоимости.
• Предотвращение Некорректных, бесполезных или неразрешенных изменений от включения в эту базу.
• Информирование соответствующих стэйкхолдеров об официально принятых изменениях.

Контроль стоимости включает в себя поиск причин как позитивных, так и негатив отклонений. Он должен быть четко интегрирован с другими процессами контроля (контроль изменений замысла, контроль расписания, контроль качества и другие, описанные в раз 4.3). Например, неправильная реакция на отклонения от стоимости может явиться причиной проблем, связанных с качеством и календарным расписанием, или продуцировать неприемлемый уровень риска позже в ходе проекта.

7.4.1. Входные данные для контроля стоимости
7.4.1.1. База стоимости (см. раздел 7.3.3.1).
7.4.1.2. Отчеты о выполнении. Отчеты о выполнении раздел 10.3) предоставляют
информацию о выполнении стоимости, которая находится в рамках сметы или за пределами. Отчеты о выполнении могут также обратить внимание команды проекта моменты, способные вызвать проблемы в будущем.
7.4.1.3. Требования изменений. Требования изменений могут встречаться во многих
формах: в устной или письменной, прямой или косвенной, внешне или внутренне выполненной. Изменения могут потребовать увеличения сметы или могут позволить понизить ее.
7.4.1.4. План управления стоимостью. План управления стоимостью описан разделе 7.2.3.3.

7.4.2. Инструментарий и технологии для контроля стоимости
7.4.2.1. Система управления изменениями стоимости. Эта система определяет процедуры, посредством которых база стоимости может быть изменена. Система включает ‘бумажную работу, систему отслеживания и уровни утверждения, необходимые для внесения официальных изменений. Система должна быть интегрирована с всеобщей системой контроля изменений раздел 4.3).
7.4.2.2. Измерение хода выполнения. Технология измерения хода выполнения, описанная разделе 10.3.2, помогает оценить величину любых происходящих изменений. Анализ
заработанной стоимости (освоенного объема), описанный в разделе 10.3.2.4, особенно полез для контроля стоимости. Важная часть контроля стоимости заключается в нахождении причин отклонений и решении- требуют ли отклонения корректировок.
7.4.2.3. дополнительное планирование. Мало проектов выполняется точно по план дополнительные изменения могут потребовать новых или пересмотренных оценок затрат и- анализа альтернативных подходов.
7.4.2.4. Компьютеризированный инструментарий. Компьютеризированный инструментарий, такой как программное обеспечение управления проектами и электронные таблицы, часто используется для сравнения запланированных затрат с действительных. затратами и для прогноза эффектов от изменения стоимости.

7.4.3. Результаты контроля стоимости
7.4.3.1. Пересмотренные оценки стоимости. Это модификации к информации стоимости, используемые для управления проектом. Соответствующие стэйкхолдеры должны быть осведомлены об этом. Пересмотренные оценки затрат могут потребовать, а могут и потребовать регулировки других аспектов всеобщего плана проекта.

7.4.3.2. Дополнения к смете. Дополнения к смете - специальная категория пересмотренных оценок стоимости. Это - изменение утвержденной базы стоимости. Эти цифры обычно пересматриваются только в соответствии с изменениями замысла. В некоторых случаях превышение установленного уровня затрат может быть так высоко, что потребуется изменить первоначальный объем затрат с целью предоставления реалистичной картины выполнения.
7.4.3.3. Корректирующие действия. Корректирующие действия - все, что выполнено с целью достижения ожидаемого выполнения проекта в соответствии с планом проекта.
7.4.3.4. Смета по завершению. Смета по завершению (ЕАС) - это прогноз всеобщей стоимости проекта на основе хода выполнения проекта. Наиболее общепринятые методы прогноза:
• ЕАС = существующее положение на данный момент + оставшаяся стоимость проекта, измененная фактором исполнения, часто индексом выполнения стоимости, описанным в разделе 1О.З.2.4. Этот подход наиболее часто используется тогда, когда текущие отклонения выглядят типичными в будущих изменениях.
• ЕАС = существующее положение на данный момент + новая смета на оставшуюся деятельность. Этот подход чаще всего используется в тех случаях, когда прошлое выполнение показало, что первоначальные оценки фундаментально неверны, или они больше не действуют в связи с изменениями условий.
• ЕАС = существующее положение на данный момент + оставшаяся смета. Этот подход чаще всего используется в тех случаях, когда текущие отклонения кажутся нетипичными
и ожидания команды управления проекта таковы, что похожие изменения не а ее предвидятся в будущем.
Каждый из вышеприведенных подходов может быть корректным для любого данного вида деятельности.

7.4.3.5. Извлеченные уроки. Причины отклонений, причины выбора необходимого корректировочного действия и другие типы извлеченных уроков из контроля стоимости
должны быть документированы с целью их хранения в исторической базе данных как для этого проекта, так и для других проектов в исполняющей организации.

Дата добавления: 2015-04-29