Планирование собственного времени

Вместо того, чтобы жаловаться на вечную загруженность, попробуйте проанализировать, насколько продуктивно вы используете собственное рабочее время. Именно с этого специалисты по тайм-менеджменту советуют начинать планирование.

Практика показывает, что большинство людей, проделавших этот несложный анализ, приходят в ужас от полученных результатов. Те, кто испытывает постоянный цейтнот, вдруг обнаруживают, что десятая часть их драгоценного времени уходит на перекуры, а половина - на бесполезные разговоры. В результате продуктивная деятельность занимает лишь 20-30% рабочего времени.

Разумеется, такое положение дел - достаточно серьезный повод пересмотреть стиль работы. Однако методичный расчет временных затрат - лишь малый шаг на пути к грамотному тайм-менеджменту. Чтобы научиться планировать время, можно, конечно, отправиться на курсы тайм-менеджмента. Правда, это не дешевое удовольствие.

Двухдневное обучение на приличных курсах стоит от 200 долларов США. За эти деньги вам расскажут, например, о том, что неплохо вести картотеку, где дела должны быть классифицированы по степени важности. Или о том, как правильно пользоваться органайзером (попутно выяснится, что это - целая наука).

Однако вы можете справиться со своими проблемами самостоятельно - безо всяких курсов. В этом, кстати, вам помогут и многочисленные издания, посвященные вопросам планирования. Из них вы почерпнете сведения о том, как организовывать свое время, составлять годовой план, разбивать его на месячный, недельный и ежедневный. Среди книг по планированию есть и научная, популярная и даже художественная.

На что должно уходить рабочее время? Ответ на этот вопрос зависит от того, какие дела вы считаете приоритетными. Западные специалисты по тайм-менеджменту дают лишь примерные рекомендации. Так, 60% рабочего времени должно уходить на переговоры с клиентами или партнерами. Таким образом - 3/5 времени рекомендуется уделять так называемой запланированной активности. Из них не больше 15% отводится на телефонные переговоры. Оставшиеся 40% распределяются следующим образом: 20% времени должна занимать спонтанная активность (самостоятельная аналитическая работа, управленческая деятельность и т.п.), и 20% - непредвиденная активность, в том числе потери времени на дорогу, ожидания в приемной и т.д.

Есть и более конкретные указания. Деловые переговоры занимают, как правило, час. Если переговоры не приносят результата через 40 минут после их начала, их надо срочно прервать. Звонок по телефону информативного характера должен отнимать три минуты, если вы хотите решить важный вопрос - пять минут, а если телефонные переговоры носят дискуссионный характер - не более 20 минут.

Дата добавления: 2015-04-29