Доска планирования

Я работаю в Национальном банке Казахстана, руковожу Управлением Мотивации Департамента по работе с персоналом. В декабре 2004 г. Глеб Архангельский провел у нас курс обучения топ-менеджеров и корпоративных тренеров. Впечатления ошеломляющие, вдруг осознаешь: эффективность жизни в первую очередь зависит от тебя самого, и необходимо донести эту мысль близким, друзьям, коллегам, потому что личная эффективность зависит от твоего окружения. Появляется заряд – не откладывать, попробовать, воплотить.

Мне, как линейному руководителю, для полноценной работы подразделения важно видеть процессы решения наших задач каждым сотрудником и их взаимодействие. Поэтому мы решили сделать доску планирования на основе метода структурирования внимания, изученного во время ТМ-курса.

Мы взяли лист очень плотной бумаги и расчертили на графы:

Оформили доску планирования достаточно красочно и повесили на самое видное место в кабинете. Теперь каждый сотрудник подразделения с помощью этой доски ежедневно планирует свою работу на предстоящий месяц, приклеивая заполненные стикеры в нужные графы. В дополнение к этому я подготовила себе картонку с приоритетными задачами подразделения на год. Эта картонка тоже на виду и каждый работник может в нее заглядывать.

Также у нас появилась мысль мотивировать зарождающийся процесс повышения личной эффективности – каждый месяц мы выбираем эффективного работника, и он зарабатывает один свободный день в месяц. Критерием эффективности является то, что он справился с поставленными перед собой задачами своевременно и с хорошим качеством, и, естественно, во взаимосвязи с задачами подразделения. Наше вышестоящее руководство с одобрением отнеслось к идее, пообещав не вмешиваться в процесс мотивации эффективных сотрудников и с пониманием относиться к их отсутствию в заработанный свободный день. Обещание выполняется.

В выборе самого эффективного сотрудника важную роль играет конверт результатов, в который мы с чувством исполненного долга и облегчения складываем наши стикеры задач с указанием намеченных сроков и сроков фактического выполнения.

Еще один раздел доски планирования - поглотители времени. Очень многие посетители пугаются, не запишем ли мы их в поглотители времени. Так как наше подразделение является частью Департамента по работе с персоналом, многие моменты в нашей работе связаны с людьми и поэтому мы успокаиваем их – Вы нам не мешаете, Вы нам нужны. Но если к нам пришли с желанием от чего-то отделаться и попросту перевалить это «что-то» на нас, мы их сразу регистрируем в число поглотителей и объясняем им – почему. Но в основном наша идея нравится всем, и многие руководители просят поделиться результатами применения доски планирования в динамике, чтобы попробовать и у себя в подразделении.

Впечатления от доски планирования многочисленных наших посетителей порой доходят до смешного. Один из наших непосредственных руководителей сразу же попросил и очень серьезно - не относиться к нему, как к поглотителю. Но мы его успокоили: «Вы наш босс и Ваш приход воспринимается нами как дар Божий, а время, которое Вы у нас поглощаете, будем складывать в копилку полезных советов и указаний».

Не обошлось без курьезов и среди работников подразделения: одна наша коллега очень испугалась поначалу и сказала: «О Боже, за что мне это», но уже на второй день она вырвалась вперед и отметила, что материализация планов действительно здорово помогает. Сами сотрудники, применяя доску планирования, отмечают, что эффект от ее применения значителен. В первую очередь, появляются навыки структурирования своей работы, возможности отделить главное от второстепенного, не пугаться нарастающего кома работы, все успевать. И что самое интересное, появляется чувство времени, желание не тратить его впустую.

Естественно, формальные корпоративные методы планирования и отчетности в работе так или иначе применяются каждым сотрудником. Но преимуществом доски планирования является ее простота и ясность, обозримость и возможность видеть свою работу во взаимосвязи со всей командой. А для руководителя она незаменимый помощник для ненавязчивого контроля и владения ситуацией в любое время.

Дата добавления: 2015-04-29