Реализация моей системы планирования в Outlook

Дополнение к заметке «Моя система и тайм-менеджерский софт»

Случилось так, что описанная год назад система некоторое время назад перестала удовлетворять требованиям жизни. Причин тому было несколько, но главная – желание согласовать личные и сторонние наборы задач в Outlook и при этом не потерять привычный механизм.

В большинстве организаций Outlook является стандартом де-факто для корпоративного обмена информацией. Ставятся и принимаются задачи, согласовываются встречи, обеспечивается доступ к иным данным – всё это хоть и не оптимально по своим функциям, но все-таки довольно удобно. Ниже будет приведен пример того, как в Outlook можно создать аналог ранее описанного механизма.

Прежде всего скажу, что использовались возможности добавления пользовательских полей типа «Да/Нет» и определения пользовательских видов представления списка задач.

В результате появилась возможность получить следующий вид представления списка задач:

Добавление набора логических полей типа "Да/Нет", поименнованных от "9" до "23" позволило сформировать строку для указания времени, то есть временнОго поля дня (выделено красным). Поле "TD", от ToDay, (на рисунке его колонка выделена зеленым) введено для того, чтобы иметь возможность сформировать пул задач для одного дня. На практике задача редко исполняется в один день, чаще она длится несколько дней, но не в каждый из них должна выполняться. Традиционный вид представления вываливает на пользователя все задачи, как с датами, так и без, и разобраться в этом ворохе почти нереально. Показанный вид представления сохраняется в Outlook под каким-либо именем, в моем случае - под именем DL.

Кроме вида представления "DL" был создан вид "DL_Today", в котором был задан параметр отбора, позволяющий включить в вид представления только отмеченные задачи:

Задачам были заданы временные параметры для исполнения. А дальше все просто. Расписание можно распечатать и поместить рядом с монитором, как описывалось в предыдущей заметке, или использовать с экрана. Отметить исполнение задачи можно двумя способами:

* Если задача не повторяемая, то есть выполнена полностью - то она помечается в чек-боксе "Выполнено".
* Если задача планируется к дальнейшему исполнению - то у неё просто снимается галочка в поле "TD". Задача сохраняется, и при планировании следующего дня может быть в него включена.

Существенным минусом описанного механизма является то, что данные из списка задач не синхронизируются с календарем, то есть приходится некоторые события, жестко привязанные ко времени, отмечать на распечатке. Но в остальном решение оказалось достаточно практичным.

Дата добавления: 2015-04-29