Система информации

Во многих органах управления система информации относится к запущенному участку. Следует отметить, что в настоящее время ин­формационные каналы почти целиком перекрываются каналами служебной связи, в рамках которой проходят распоряжения и отчетность. Издания государственных актов, бюллетень постановлений, журналы отдельных ведомств и проходящие по каналам служебной связи новые нормативы, размножаемые копировально-множительной техникой, составляют традиционно сформированную и стихийно возникшую «систему информации». При этом почти на каждое рабочее место, особенно на руководящее, обрушивается лавина информации, с кото­рой зачастую нет времени ознакомиться или на которую жаль тратить время. Подобное явление можно отнести к фактору информационных помех. Примером может быть руководитель, который тонет в массе информации, но не находит как раз той, которая ему нужна.

Проблема состоит в том, что каждое рабочее место — руководя­щего или неруководящего работника — нуждается в наличии опреде­ленной информации. Однако загромождение какого-либо рабочего места ненужными сведениями вызывает необходимость в дополни­тельной работе — сортировке информации.

По нашему мнению, при создании системы информации необхо­димо обратить внимание на следующие вопросы:

а) принимать только ту информацию, которая используется сис­тематически;

б) получать информацию в такой обобщенной, сводной форме, чтобы можно было сделать из нее нужные выводы без дополнитель­ных подсчетов или сопоставлений; следует также установить, кто бу­дет готовить такую информацию;

в) определить такой способ получения информации, который в максимальной степени гарантирует ее точность и объективность при одновременном ограничении трудоемкости получения этой информа­ции.

Каждое рабочее место — руководящего или неруководящего ра­ботника — должно иметь определенную необходимую информацию от тех рабочих мест, с которыми оно связано по своей работе. Это будет способствовать правильному сотрудничеству и взаимодействию. В описаниях взаимосвязанных рабочих мест должны быть отражены взаимные обязанности и полномочия, чтобы таким образом обеспе­чить пути обмена информацией. Необходимая информация может ис­ходить из разных источников, лежащих нередко за пределами данного органа управления. В таких случаях должны быть продуманы пути, доводящие эту информацию прямо до тех рабочих мест, на которых она будет использована, без загрузки служебной связи.

Цель наших рассуждений — обратить внимание каждого админи­стративного органа на вопрос: нельзя ли кое-что улучшить в устано­вившемся потоке информации?

Управленческая информация по структуре делится на распоряди­тельную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д.

Информация в зависимости от источников поступления делится

внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуще­ствления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информа­ции во внешние организации. Использование ее характеризуется вы­сокой степенью регламентированности как в отношении предоставле­ния, так и использования.

Значительный объем внутренней информации занимает исходная информация: организационно-хозяйственная — сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техническом, админист­ративно-хозяйственном обеспечении и службах (МТС, АХС) и т. п.; оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т. е. отражающая ход про­изводственно-управленческого процесса. Еще более регламентирован­ный вид внутренней информации — исходящая информация, т. е. доку­менты, создаваемые в системе управления. Они делятся на: а) доку­менты внутреннего пользования, доступные правкам, изменениям; б) документы для выдачи во внешние системы, форма которых в большинстве случаев определена и не может подвергаться измене­ниям.

Информация об управляющих воздействиях по содержанию явля­ется одним из видов оперативно-технической информации, так как включает сведения о функционировании подразделений, осуществ­ляющих принятие решений для поддержания системы в заданных рамках, режимах. Форма их предоставления — приказы, распоряже­ния, инструкции, т. е. текстовые документы, язык которых близок к естественному. Регламентированность заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения много­образны. Из регламентированности вытекает возможность стандарти­зации, унификации, построения стандартных бланков и т. д. Еще одно проявление регламентированности заключается в заданное™ временных и ситуационных характеристик.

Внешняя информация — сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляю­щего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламен­тирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сооб­щений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны, и необходим специальный аппарат для предвари­тельной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообразного использования первичных документов.

Внешняя информация может быть разделена на подвиды: дескрип­тивная и прескриптивная (нормативная).

Дескриптивная информация отражает сведения о наблюдаемых свойствах социальных управляемых объектов.

Прескриптивная информация соответствует нормативному подходу к управлению процессами и явлениями, содержит рекомендации на предмет, каким должен быть объект и какие действия нужно осущест­вить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандар­ту, традициям, ценностям). Прескриптивная информация жестко рег­ламентирует деятельность организации, являясь для управленцев обя­зательной. В свою очередь, она делится на общую (единообразную для всех организаций) и ограниченного или индивидуального пользо­вания. К общей прескриптивной информации относятся законода­тельные и нормативные документы^ (кодексы, справочники, офици­альные печатные издания).

При формировании системы информации для управления необхо­димо прежде всего определить функциональную структуру деятельно­сти учреждения, а именно: какие цели и задачи стоят перед организа­цией и какие виды управляющего воздействия (деятельности) она осуществляет. Зная это, можно перейти к системе критериев оценки выполнения конкретных функций, а затем и к формированию систе­мы информации, характеризующей деятельность организации. В этом случае будет осуществлен целевой сбор информации по объекту управления, которая позволит выйти на принятие конкретных управ­ленческих решений.

Итак, логика информационного потока может быть представлена как:

организация -» цели и задачи -» функциональная структура деятельности -* критерии оценки -» система показателей,

Следует отметить различную информационную потребность в раз­личных видах управленческой деятельности.

Стратегическое управление (планирование) Предусматривает буду­щее взаимодействие организации и окружающей среды. Здесь требует­ся информация из внешних источников, не очень точная и детальная, но имеющая достаточно широкие границы, ясность тенденций.

Управленческий контроль, который осуществляют руководители высшего и среднего звена, опирается на иного рода информацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более узкие границы, более точную, более частную, регламентируемую вре­менными параметрами.

Оперативный контроль требует информации о повседневной дея­тельности — очень точной, узкой и самой новейшей. Она должна по­ступать почти исключительно из внутренних источников. Кроме того, нужна специфическая информация, относящаяся к области конкретной профессиональной деятельности, отражающая при этом внешние обстоятельства, в которых 'работает организация.

Ключевую роль в обеспечении эффективности контроля играет распространение информации, сведений об установленных стандартах _и достигнутых результатах.

Существуют различные способы выработки информации: самона­блюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управленца, его обра­зования, опыта, знаний), взаимодействие, сообщения (письма, файлы и т. д.), аналитический анализ.

Информационный поиск, предшествующий принятию решения, —
это процесс сбора и переработки информации с учетом требований,
определенных закономерностей. '

Информационный цикл охватывает.ряд последовательных процес­сов, в каждом из которых информация, представленная на начальном этапе в виде фактов, цифр, сведений, данных, т. е. «сырого» инфор­мационного материала, обрабатывается и преобразуется в сообщения, значимые (имеющие смысл) для адресата, «заказчика» — лица, при­нимающего решение. В этом виде информация становится сама со­бой — информацией в собственном смысле этого понятия.

Таким образом, в порядке выводов: информация как управленче^ екая категория — это новые сведения, характеризующие управленче­скую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, воспринятые, понятные и оцененные как полезные для ре­шения тех или иных задач управления. Информация в управлении — это не любые сведения, сообщения, данные, а только используемые в процессе формирования решения.

Качество управленческой информации как понятие неотделимо от процедур принятия управленческих решений.

Наряду с качественным определением информации возникает проблема ее количественного измерения. Недостаток информации приводит к тому, что центр принятия решения реализует себя в усло­виях неопределенности или риска, вынужден привлекать, вести поиск Дополнительной информации или действует в соответствии с про­шлым опытом (по аналогии), по интуиции. Вредным может оказаться избыток информации, что приводит к потере целостности (множество Цифр и фактов заслоняют истинную картину).

Организационная структура объединяется в целое посредством сети потоков информации. Между системой информационного обес­печения и организационной структурой управления имеется органиче­ская взаимосвязь и взаимозависимость. Система информационного обеспечения выступает по отношению к организационной как внут­ренняя основа. Если изменяется организационная структура управле­ния, неизбежно меняется распределение информационных потоков.

Чрезмерное дробление подразделений, нечеткая координация и связь между ними затрудняют прохождение информационных потоков, так­же как частая организационная перестройка разрушает информацион­ную управляющую систему (МУС), мешает ее гибкости и динамизму.

Требования к информации в управлении можно обобщить следую­щим образом:

—опережающая, т. е. содержащая в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стра­тегии действий в будущем;

—своевременная, оперативная;

—надежная (основными параметрами надежности информации принято считать ее достоверность, объективность, полноту);

—оптимальная (характеристика меры в соотношении необходи­мой и достаточной информации);

—.доступная и простая в восприятии (параметры: краткость, на­глядность, выразительность). Необходимо также соблюдать соотноше­ние между звуковой и зрительной информацией, учитывая, что ско­рость восприятия зрительной информации очень высока;

—логичная и лаконичная (максимальная смысловая нагрузка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения);

—комплексная, системная;

—соответствующая компетенции, полномочиям субъекта управ­ления;

— ориентированная, допускающая машинную обработку.
Основные трудности, которые возникают на пути сбора и распространения информации, связаны с коммуникационными проблемами. Несмотря на то что измерения проводят компьютеры, большая часть информации обрабатывается человеком, что сопряжено с возможны­ми искажениями информации. Здесь неизбежны субъективные оцен­ки, опасные побуждения сотрудников выдавать непригодную инфор­мацию, т. е. заниженные цели, завышенные объемы необходимых ре­сурсов и т. д. Поэтому информатизация как важное направление повышения эффективности управления должна быть осмыслена не только как технический, а, главным образом, как социальный про­цесс. Роль технической базы значительна, но наиболее сложные про­блемы на этом пути находятся в сфере социальных (экономических, юридических, культурных) преобразований. Нельзя преуменьшать роль человека в управлении, его сознания и информационной куль­туры, которая отнюдь не сводится к компьютерной грамоте. Это очень широкое понятие, включающее умение ориентироваться в ин­формационном пространстве, обостренное чувство времени, желание повысить КПД своей умственной работы и жизни вообще, нетерпимость к пустому времяпровождению и даже умение говорить по телефону.

Итак, оптимальное коммуникативное взаимодействие и информационное обеспечение — необходимые факторы эффективного управ­ления.

Дата добавления: 2015-04-29