Этап 2: Определение зоны индивидуального развития

5 этапов эффективного управления временем

На доске пишется цифра 168 и задается вопрос, что она обозначает. Оказывается, что это количество часов в неделе. Как часто студенты используют выражение: "Мне не хватает 24 часов в сутки". Как уже говорилось, время – это ресурс, который в отличие от других ресурсов равен для всех уровней – директоров, менеджеров, работников. Все обязаны работать в одинаковых рамках: 60 минут каждый час, 24 часа каждый день. Эффективное использование времени характеризует эффективного человека. Студентам предлагается объяснения того, как стать эффективным в 5 этапов (см. Рис. 2.6.3).

Рисунок 2.6.3 Эффективное управление временем

Этап 1: Зачем я здесь?

Важно понять, что как в работе, так и в жизни никогда не хватит времени сделать все, что хочешь. Время – это редкий товар и он должен использоваться избирательно. Чтобы быть эффективным, важно посвящать как можно больше времени достижению действительно важных вещей. Это значит – тратить меньше времени на то, что неважно. Студентам предлагается сделать первый шаг, который может помочь определить, что действительно важно в их текущей деятельности. Это связано с установкой приоритетов, поскольку в каждой деятельности есть много значимых задач, которые важно идентифицировать изначально. Для этого предлагается специальный формат (см. Рис. 2.6.4). В колонке "Задачи" они должны записать ключевые задачи, а затем выбрать те, которые больше всего влияют на успех в целом. В колонке "Важность" каждая задача ранжируется по роли, которая она играет в достижении эффективного исполнения. Как правило, работа имеет шесть ключевых областей. Остальные обязанности могут быть интересными, но не существенными для достижения цели. Опыт показывает, что если ключевые области идентифицированы верно, они способны полностью определить успех.

Рисунок 2.6.4 Персональный лист ресурсов

Чтобы определить ключевые области в профессиональной деятельности, требуется особая компетентность. Ее развитию посвящен первый этап. Изначально студенты уточняют различие между английскими словами "Efficient" и "Effective", которые оба часто переводятся, как "эффективный". Но между ними есть существенное различие. "Efficient" - это тот, кто делает вещи правильно, а "Effective" - это тот, кто делает правильные вещи. Успешное управление временем – это баланс между тем и другим. Быть "Efficient" - это использовать время так, чтобы максимизировать продуктивность и обеспечить качество действий. Быть "Effective" - это использовать время так, чтобы достичь результатов или исполнения, требуемого работой. Именно успешное исполнение находится в фокусе любой деятельности. Чего мы хотим достичь? Очень легко попасть в ловушку, когда занят, но не результативен. Как этого избежать?

Каждая организация существует ради определенной цели. Для одних это увеличение прибыли, для других – предоставление общественных услуг. Многие организации тратят массу времени на формулировку своей миссии, цель которой объединение производительных сил внутри организации для совместной работы по достижению общей цели. Каждая организация настолько хороша, насколько хороши ее составляющие. Каждое подразделение должно знать свое место в организации, как и каждый работник. Если все сотрудники знают, чего они должны достичь, у организации гораздо больше шансов добиться ожидаемых результатов. Тот, кто знает цель своей работы, знает ответ на вопрос "Зачем я здесь?". Студентам предлагается рассмотреть цель их будущей работы, что предполагает ответ не только на вопрос "Что?", но и на вопрос "Зачем?". Смысл бытия определяется смыслом деятельности. Студенты должны написать короткое обобщение в 15-20 слов, связанное с целью их будущей работы и обсудить его с партнером. Некоторые обобщения по желанию могут конструктивно критиковаться в группе. Как правило, в описаниях легко определить тип работы и необходимые ресурсы, однако стандарты работы лучше измерять количеством произведенной работы, а не тем сколько работали. Здесь могут помочь вопросы: "А зачем?"; "Для того, чтобы достигнуть чего?"; "Какой будет конечный результат?". Вопросы задаются до тех пор, пока студенты не почувствуют, что у них есть ясная идея, какой вклад вносит их работа в достижение общей цели организации. В результате происходит осознание того, куда стремиться, и можно сосредоточится на времени и ресурсах, позволяющих достичь желаемого.

Студенты знают, что достижение целей предполагает эффективного управления временем. Но им также необходимо знать и то, что из всех видов деятельности, которые осуществляются в ходе работы, одни вносят больше, чем другие в достижение конечного результата. Они называются Областью Ключевых Результатов (Key Result Area – KRA). Работа над каждой KRA существенно влияет на конечную цель работы и основные усилия должны быть направлены именно на эти области. KRA должны охватывать основные характеристики работы и оставаться относительно постоянными во времени. Они должны соответствовать, как общей цели подразделения, так и организации в целом.

Влияние KRA может быть проиллюстрировано правилом 80/20, которое гласит, что 80% результатов, как правило, может быть отнесено к 20% усилий (см. Рис. 2.6.5). Иногда это называют "принципом Парето" по имени Вильфредо Парето, который определил, что 80% богатств страны постоянно владеют 20% населения. Например, для людей работающих в торговле, чья основная цель продавать клиентам товары, непосредственный контакт с клиентами, в среднем, составляет всего 20 % их времени, в то время как 80% занимают брифинги, совещания, бумажная работа, поездки и т.п. Типичные примеры обычно охватывают благотворительность, где 80% источников дохода поступает от 20% жертвователей или рынок труда, где возможно 80% местной рабочей силы нанимается 20% местных компаний. Студентам предлагается придумать примеры, где правило 80/20 применимо к их собственной сфере интересов в учебной или производственной деятельности. В итоге они должны понять, что если ориентироваться на успех, важно, чтобы задачи в рамках KRA выполнялись быстро и эффективно.

Рисунок 2.6.5 Принцип Парето

Студентам предлагается упражнение, помогающие идентифицировать KRA в их будущей работе (см. Рис2.6.6). Первый шаг заключается в том, чтобы создать список всего того, что они должны делать. Для этого они формулируют цель своей будущей работы. Затем в колонке "А", озаглавленной "То, что я делаю", отмечаются основные виды деятельности, характерные для работы. Далее следует обсуждение с партнером, чего, собственно, они стремятся достичь. Результаты записываются в колонку "В", которая озаглавлена "Чего я пытаюсь достичь". Таким образом, студенты определяют, как деятельность, указанная в колонке "А", вносит вклад в цель работы. Затем из колонки "А" отбираются те виды деятельности, которые вносят наибольший вклад в конечный результат. Если возникают трудности, можно решить проблему с другой точки входа, идентифицировав, где ошибка в работе может принести наибольший вред общей результативности подразделения. Обычно идентифицируется 4-5 KRA, но если их число выражено двоичными цифрами, то существует вероятность слишком большой ответственности, и работники могут оказаться в ситуации конфликта приоритетов. Каждое определение KRA должно состоять из короткого предложения, которое обобщает вид деятельности. Например: "ведение переговоров относительно финансирования жилых домов, чтобы обеспечить сбалансированный бюджет". В итоге после обсуждения списков KRA, волонтеры демонстрируют свои результаты для конструктивной критики в контексте того, чтобы KRA скорее отвечали на вопрос "ЗАЧЕМ?", а не "КАК?", т.е. отражали ожидаемый результат.

Рисунок 2.6.6 Упражнение "Анализ работы"

Студенты узнают, что прежде чем ответить на вопрос "Чего необходимо достичь?", для каждой KRA надо ответить на вопрос "Что происходит, когда все идет хорошо?". Необходим новый взгляд на результаты, которые обязательно должны поддаваться количественному определению и результаты деятельности, которые позитивно воздействуют на подразделение. Полезно задать себе следующие вопросы: "Какое отличие между тем, что сделано хорошо и тем, что сделано плохо?"; "Как выглядят эти отличия?"; "Как можно их измерить?". Если говорить в общем, то рабочие стандарты связаны с количеством продукта, который должен произвести работник; качеством желательного продукта или способов выполнения заданий; сроками, в течение которых должен быть произведен желаемый продукт; ценой достижения результата, как, например бюджет, определяющий рамки работы. При установлении стандартов полезно использовать мнемонику SMART (Specific – конкретный, Measurable – измеряемый, Achievable – достижимый, Relevant – соответствующий, Timed – определенный по времени).

Большинство руководителей получают слишком много информации, но это "слишком" очень часто бывает недостаточным, чтобы оценить уровень исполнения в ключевых областях. Студентам предлагается рассмотреть идентифицированные ими KRA в контексте путей, стандартов или целей, которые можно удовлетворить наилучшим образом. Они должны рассмотреть каждую KRA и высказать свое мнение по поводу того, как можно идентифицировать степень успешности. Ответы раскрывают те ресурсы, которые должны быть использованы для достижения результатов. Такой подход гарантирует получение информации о действительно важных аспектах работы.

Студентам предлагается обсудить приведенный пример анализа работы (см. Рис. 2.6.7). Для этого они должны вернуться к "Анализу работы" и трансформировать KRA в колонку "С", а затем обсудить в парах и заполнить колонки "D" и " E". Волонтеры могут сообщить группе, что они написали. Следует обеспечить конструктивную критику результатов. Студенты, по сути, получают программу эффективного управления своим временем. Идентифицируя, ЧТО они должны делать и КАК они узнают, что находятся на верном пути, они могут сосредоточить свои усилия на управлении своими ресурсами эффективно и продуктивно ("efficiently" и "effectively"), чтобы достичь желаемых результатов.

Рисунок 2.6.7 Пример анализа работы

Этап 2: Как потребляется мое время?

Чтобы эффективно управлять временем, необходимо знать, куда оно уходит. А именно, какая пропорция времени используется на важные области, а какая тратится впустую. Иногда необходимо потратить время, чтобы сэкономить время. Для этого используется техника "Журнал учета времени", которая дает ценную информацию о том, чем заполнены часы работы. Идеально вести журнал в ситуации реальной деятельности. Для этого предлагается формат (см. Рис. 2.6.8) и задание в течение пяти дней заполнять формат. Каждый день начинается с новой страницы, которая отражает ежедневную деятельность, разделенную на 15 минутные отрезки. Необходимо тщательно фиксировать каждый вид деятельности, но указание точного времени не обязательно. Записывать надо то, что на самом деле делалось, а не то, что должно делаться. Например: приготовление кофе; ответ на телефонные звонки; хождение к копировальной машине. Сначала может показаться, что заполнение Журнала займет много времени, но если все делать регулярно, то он станет лишь частью рутины и окажется, что это быстрое дело.

Рисунок 2.6.8 Журнал учета времени

На основе полученных данных студенты добывают информацию о времени, затраченном на каждый вид деятельности, а затем суммируют время, затраченное на главные виды деятельности, такие как планирование, работа в проектной команде, написание отчетов, встречи, телефонные разговоры, чтение документов и любые другие обязанности. Затем эта информация переносится в левую колонку "Персонального листа ресурсов", а в центральной колонке фиксируется время, затраченное на каждый вид деятельности. В последней колонке высчитывается процент времени, ушедшего на конкретную деятельность. Например, если встречи имеют статус ключевой деятельности, на которую тратится 10 часов, то при 40 часовой рабочей недели они займут 25% общего времени.

Этап 3: Что мешает эффективной работе?

Полученная информация позволяет рассмотреть две области эффективного управления временем: сколько времени тратится на приоритеты и, кто или что является главным "похитителем времени". Студентам предлагается заполнить таблицу "Анализ времени" (см. Рис. 2.6.9), основываясь на данных "Журнала учета времени" и списка приоритетов.

Рисунок 2.6.9 Анализ времени

Обсуждения в парах способствует стимулированию мыслей и чувств, определению сильных и слабых сторон, идентификации тех областей, где студентам необходимо работать, чтобы развить свои навыки в управлении временем. Для такого обсуждения студентам предлагается опросник "Профиль управления временем" (см. Рис. 2.6.10).

Рисунок 2.6.10 Профиль управления временем

Студентам предлагается обсудить каждый из 10 вопросов в парах, а затем заполнить свой индивидуальный профиль управления временем (см. Рис. 2.6.11).

Рисунок 2.6.11 Индивидуальный профиль управления временем

По желанию волонтеры могут представить свой профиль на групповое обсуждение, с тем, чтобы в ходе критического обсуждения улучшить его. Во время презентации на лекционном плакате фиксируются основные "похитители времени", а затем применяется простая система подсчета для записи наиболее часто встречающихся проблем.

Этап 4: Каково решение?

Далее отбираются первые четыре "похитителя времени" и делятся на категории: А – самоорганизация; В – организация других; С – упорядочение бумажной работы; D - упорядочение остановок работы. Группа студентов делится на подгруппы, каждой из которых дается один "похититель времени" или одна категория для более глубокого изучения. Им предлагается использовать технику мозгового штурма, чтобы придумать широкое разнообразие решений проблем, связанных со временем. Такая техника эффективна, поскольку способна дать решения, пусть даже неортодоксальные и смешные, но действительно полезные для других. В итоге записываются десять лучших решений, которые по согласованию со студентами считаются самыми эффективными. На общем собрании группы каждая подгруппа поочередно вывешивает свой лекционный плакат и делает обзор предлагаемого ими набора решений. Желательно поощрять присутствующих к вопросам, поясняющим решения. Обычно это такие вопросы: "Как преодолеть тот или иной "похититель времени"?; "Почему выбрано именно это решение из десятки лучших?"; "Пробовали ли вы это на практике?"; "Если да, то, что произошло и дало ли решение результаты?"

Этап 5: Каковы мои следующие шаги?

Студентам предлагается идентифицировать "похитителей времени", которые доставляют им больше всего неудобств и занести их предлагаемою форму (см. Рис. 2.6.12). Затем они должны заполнить оставшиеся пункты планом действий, используя решения, идентифицированные на четвертом этапе. Причем сначала студенты заполняют свой индивидуальный план, а затем вместе с партнером по второму этапу делают обзор планов действий друг друга, обсуждают идеи, вносят предложения относительно возможных усовершенствований. Затем на общем собрании группы каждый студент приводит один пример главного "похитителя времени" и действий по его преодолению.

Рисунок 2.6.12 План действий по управлению временем

Дата добавления: 2015-04-29