Пояснение. Для подобных отчетов удобно использоватьЗапрос с параметрам. Создадим запрос с параметром для запросаНомера телефонов

· Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

· Выделите запрос Номера телефонов.

· Откройте его в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.

· Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию] (рис. 40). Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.

Рис. 40

· Выполните запрос, щелкнув по кнопке . Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фамилию человека, для которого вы хотите получить информацию.

· Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке ОК.

· Сохраните запрос и закройте его.

· Перейдите на закладку Отчеты.

· Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные этого человека.

Задание 4. Внесите изменения в готовые отчеты.

Порядок работы:

· Щелкните по кнопке — Вид для перехода врежим Конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информация. В окне Конструктор отчетов находится пять областей:

Заголовок отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета;

Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

Область данных - содержит собственно записи;

Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

Примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

В окне Конструктор отчетов, представленном на рис. 41, в заголовке отчета находится надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле — заголовки столбцов вывода, в области данных — записи, в нижнем колонтитуле — дата текущего дня.

Рис. 41

· Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт.

· Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке .
Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.

· Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 5. Создайте отчет Справка с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка (рис. 42), в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

Рис. 42

Порядок работы:

· Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

· Щелкните по кнопке Создать.

· В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор
и запрос Справка.

· Щелкните по кнопке ОК. Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид/Колонтитулы и Вид/Заголовок/Примечание отчета. При включении соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутствует панель элементов, щелкните по кнопке .

· В поле верхнего колонтитула поместите надпись:

КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА
СПРАВКА.

Для этого щелкните по кнопке Аа — надпись, расположенной на дополнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift]+[Enter]. В конце ввода СПРАВКА нажмите клавишу [Enter]. Сделайте надпись размером 18. Выполните команду Формат/Размер/по размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы.

· В области данных напечатайте три строки:

Дана настоящая в том, что
является учеником (цей)
группы

· Щелкните по кнопке — Список полей.

· В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышкой при нажатой клавише [Ctrl], и перетащите их мышкой в область данных.

· Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей.

· Сделайте всю запись размером 12 и расположите ее в удобном для вас виде.

· Выделите все элементы области данных при нажатой клавише [Shift].

· Выровняйте элементы по левому и по нижнему краю, выполнив соответственно
Формат/Выровнять/По левому краю и Формат/Выровнять/По нижнему краю.

· Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области.

· Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее — по 20 мм, а правое и левое — по 10 мм. Ориентация: альбомная.

· В разделе Нижний колонтитул напечатайте: Директор Компьютерной школы.

· Сохраните макет отчета с именем Справка. В результате вы должны получить изображение, представленное на рис. 43.

· Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке . Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось.

· Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Рис. 43

Предъявите преподавателю: отчеты Адрес, Номер телефона и Справка.
Завершите работу с Access.

Дата добавления: 2015-03-31