Управленческая информация, барьеры коммуникаций и эффективность решений в системе менеджмента организации

Информация - это особый вид знаний. Это знание, которое представляет полезность для лиц, принимающих решения.

Информация - это структурированные данные, собранные для решения определенной задачи согласно выставленной цели, и потому имеющие значимость.

Руководители получают множество сведений, которые могли бы быть классифицированы как информация, не являясь таковой, так как она не имеет значения для решения определенной задачи. Также информация должна не просто соотноситься с задачами руководителя, но и:

• Подходить к применяемым моделям процессов или сочетаться с ними;

• Дать возможность на базе полученной информации разрабатывать свои модели.

Информация должна быть значимой. Она является таковой лишь в том случае, если может влиять на принимаемые решения. Для того чтобы быть информативными, данные должны обладать потенциалом для расширения кругозора но принимаемым решениям. Очевидно то, что изменяет видение проблемы одного руководителя, не обязательно изменит видение другого. Иными словами, информация должна быть приспособлена.

Принципиально ценность информации может быть измерена в денежном выражении, эквивалентном разнице между решениями, принимаемыми менеджером в случае наличия информации, и если данная информация недоступна. В общем, стоимость информации зависит от сложности и степени важности проблемы и ее решения. Чем важнее решение, тем больше информации необходимо, тем выше ее стоимость.

Для сбора информации в организации должна быть разработана информационная система или, как ее еще иногда называют, информационная система управления (ИСУ). Основа ИСУ состоит в том, что управленческие решения могут быть запрограммированы, и что большинство решений может быть сведено к алгоритмической последовательности. Для этого проблема, поставленная руководителем, должна быть четко структурирована в соответствии с правилами решения задачи. Там, где есть возможность структурирования проблемы, компьютер может применяться для:

• упрощения работы с обширными базами данных;

• упрощения процедур функционального анализа и методов перевода данных в компьютерный вид для дальнейшей обработки;

• научных целей управления, при разработке оптимизационных моделей или моделировании последствий предпринимаемых действий.

На самом общем уровне информация служит принятию решений посредством описания состояния дел и объяснения происходящего. Как результат, на основе информации происходит прогнозирование событий, оценка предложенного направления деятельности и рекомендация плана действий.

Описательная информация - это, как правило, статистические данные наблюдений за процессом производства, процессом потребления и покупок и т. д. Достаточно часто они получаются из различных статистических форм отчетности в процессе проведения контроля деятельности.

Пояснительная информация - это форма причинно-следственных связей различных факторов и объяснение взаимовлияний. В науке за объяснение принимаются условия, при которых некоторое событие (описанное каким-то образом) изменяется, "подгоняется" к некоторой известной системе или подводится под принцип, принимаемый за истину. апример, существует множество причин покупки какого-либо товара. По ответам покупателей можно проследить влияние на решение о покупке: мотив покупки, как решение зарождается, стимулирующее воздействие, приводящие к решению, и т. д. Следовательно, вначале мы должны определить, что должно быть объяснено. Например, нам надо решить, какой аспект поведения является предметом нашего интереса. Если мы определили, что необходимо объяснить, следующая ступень состоит в выборе соответствующего типа объяснения.

Всю информацию можно классифицировать в зависимости от угла зрения на нее.

1. В зависимости от использования:

2. По функциям управления:

• экономическая;

• организационная;

• техническая;

• социальная.

3. По роли в процессе управления:

• отчетная;

• плановая;

• контрольная.

4. По источникам возникновения:

• внутренняя и внешняя;

• входящая и исходящая.

5. По степени обработанности:

• первичная (необработанная);

• вторичная (уже подвергнутая обработке с какой-то целью).

6. По достоверности:

• достоверная (валидная);

• недостоверная.

7. По времени получения:

• постоянная;

• дискретная.

Информация искажается в процессе передачи потому, что во внутренней среде организации (и во внешней тоже) всегда присутствует то, что принято называть одним словом «шум». Источники этого шума очень многообразны, поэтому искажение смысла информации возможно на любом этапе процесса коммуникаций.

Выделим коммуникации межличностные и организационные. Надо отметить, что межличностные коммуникации составляют очень существенную часть коммуникационной деятельности в организации и их усовершенствование способно значительно повысить эффективность данной системы в целом. В межличностных коммуникациях основными источниками шума являются: различия в реальностях, с которыми сталкиваются люди, и социальных установках, которые они имеют, также важны семантические и невербальные барьеры, плохая обратная связь, неумение слушать и точно формулировать мысли и т.п.

Под различиями в реальностях имеется ввиду следующее: люди имеют разный уровень и неодинаковое качество жизни, следовательно, - разные интересы, разный круг общения, разный опыт. Получаемые сообщения каждый интерпретирует, исходя из своих возможностей и стереотипов.

Суть семантических барьеров заключается в следующем: слова, используемые для передачи сообщений, как правило, многозначны, и разные люди часто трактуют их по разному, что порождает непонимание. Поэтому любая организация должна выработать язык делового общения, который позволял бы единообразно называть одинаковые действия, функции и операции и верно трактовать используемые термины. В международном менеджменте большое значение могут иметь межкультурные различия.

Невербальные барьеры заключаются в следующем: информация передается не только словами (вербально), но и другими символами: интонацией, позами, жестами, выражением лица и т.п., то есть не вербально. Для точного восприятия информации получателем, необходимо, чтобы вербальная и невербальная информация соответствовали друг другу. В противном случае, легче воспринимаемые невербальные символы, в большой степени отражающие чувства, создадут большой «шум» и информация будет понята неверно.

Серьезным источником «шума», искажающего сообщения, может быть плохая обратная связь, поскольку именно ее использование позволяет своевременно корректировать неверные трактовки и избегать неадекватных действий. Также важно умение точно формулировать свои мысли и слушать, воспринимая чужие.

Именно в подавлении всех этих источников «шума» следует искать основные пути повышения эффективности межличностных коммуникаций.

Дата добавления: 2015-04-24