Телефонограма 2 страница

♦ відсутність вільного доступу до інформації на законних під­ставах;

♦ вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збе­реження конфіденційності.

Для організації зберігання конфіденційної інформації комер­ційного підприємства необхідно визначити інформацію, що ста­новить комерційну таємницю, та забезпечити порядок її захисту.

Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності

за розголошення чи передання інформації, що містить комерцій­ну таємницю.

Розголошенням комерційної таємниці є повідомлення сторон­нім особам (без згоди уповноваженої особи) відомостей, які відпо­відно до чинного законодавства України становлять комерційну таємницю, людьми, якій ці відомості були довірені в установлено­му порядку чи стали відомі у зв'язку з виконанням службових обов'язків, якщо це завдало чи могло завдати шкоди господарюю­чому суб'єкту (підприємцю).

Склад та обсяг відомостей, що становлять комерційну таєм­ницю підприємства, порядок збереження та доступу до конфі­денційної інформації, а також правила її використання визначає керівник [36].

Органи державної влади та місцевого самоврядування не ма­ють права втручатися у визначення та збереження комерційної таємниці (крім випадків, передбачених чинним законодавством).

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб запобігти розголошенню інформації та володінню нею конкурентами. Часто необхідно забезпечувати захист і «чужих» комерційних таємниць, про які можна довідатися з «додаткових» джерел. Якщо не буде такого захисту, то підприємство може втра­тити клієнтів і вигідних партнерів.

Заходи щодо захисту комерційної таємниці

Захист комерційної таємниці полягає у здійсненні таких заходів:

♦ забезпечення обліку та збереження документів, які містять комерційну таємницю;

♦ використання організаційних, технічних та інших засобів захисту конфіденційної інформації;

♦ обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;

♦ встановлення правил віднесення інформації до комерційної таємниці;

♦ розробка інструкцій щодо дотримання режиму конфіден-
, ційності та виконання їх особами, які мають доступ до кон­
фіденційної інформації;

♦ здійснення контролю за дотриманням встановленого режи­
му охорони комерційних таємниць.

З метою обмеження доступу до інформації, що містить комер­ційну таємницю, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, що містять комерційну таємни­цю підприємства», із зазначенням заходів щодо охорони цих відо­мостей, визначення кола осіб, які мають доступ до цієї інформа­ції, правил роботи з документами, що мають гриф «Комерційна таємниця». Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом та додатком до нього.

Оперативне зберігання документів. Видача документів зі справ.

Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснює служба діловодства чи призначена розпорядженням керівника особа.

Визначення місця зберігання документів Документи з часу їх долучення до документаційної системи установи і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справах (у невеликих установах доцільно зберігати справи централізовано у службі діловодства).

Для підвищення оперативності пошуків документів справи
розміщують відповідно до їх номенклатури. На корінцях обкла­
динок справ, що містять документи з паперовими носіями, заз­
начають індекси за номенклатурою.
Індекс справи — це цифрове аба абетково-цифрове позначення
справи у номенклатурі справ, яку фіксують на обкладинці спра­
ви. У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження
документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники,
відповідальні за документацію.

Справи повинні знаходитися в робочих кімнатах або спеціально відведених для цього приміщеннях у шафах і столах, що замикаються, чим забезпечується повне збереження документів.

Магнітні стрічки з фонограмами засідань колегіального органу зберігають у відповідального секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх зберігання.

Надання індексів в електронних документаційних системах пов'язане з проведенням пошуку, де номер чи індекс зазначають «адресу» службового документа. Електронний Документ можна знайти, точно вказавши місце його розташування в документаційній системі.

Із використанням систем класифікації на основі напрямків діяльності цей процес містить такі етапи:

а) визначення дії або напрямку діяльності, які документують;

б) визначення місця дії або діяльності згідно з системою класифікації в установі;

в) перевірка класу вищого рівня, до якого належать дія або нап­
рямок діяльності, для правильного вибору рівня класифікації;

г) перевірка класифікації за напрямками діяльності щодо
структури установи, щоб установити, що вона відповідає
підрозділу, до якого належить службовий документ;

є) закріплення ототожненої класифікації службового доку­мента на рівнях, що відповідають вимогам установи.

Видача документів зі справ

Стороннім установам справи, що містять документи з паперовими носіями, видаються лише з дозволу керівника установи.

На видану справу заводиться картка-замінник справи, у якій зазначають: структурний підрозділ, номер справи, дату видачі, кому видано, дату повернення. Передбачають графи для розписок в одержанні та прийманні справи.

Вилучення документів зі справ постійного строку зберігання забороняється. Як виняток вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідченої копії документа.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання мають здаватися у відомчий архів для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися у відом­чий архів за погодженням з керівникамцустанов.

Зберігання електронних документів

Службові документи в електронній формі можуть потребувати конвертування або перемішування їхньої інформації. Засоби цифрового зберігання можуть потребувати оновлення. Службові документи необхідно захищати від пожежі, затоплення та інших ризиків відповідно до місцевих умов, д) Вимоги до пошуку з погляду користування службовими документами. Головний критерій — легкість виявлення (пошуку) службових документів. Службові документи, до яких звертаються частіше, потребують полегшеного доступу у сховищі. Електронні документи можуть зберігатися різними способами, що полегшують та прискорюють доступ до них. є) Відносна вартість варіантів зберігання службових документів. Критерій вартості може вплинути на рішення про залу­чення зовнішніх ресурсів для вирішення проблем фізичного і (або) електронного зберігання та носія, обраного для зберігання електронних документів, ж) Потреби доступу. Аналіз витрат і результатів зберігання в самій установі порівняно зі зберіганням в інших місцях може виявити, що для цілковитого задоволення потреб установи необхідні багатоцільові сховища, система і (або) устаткування. Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановле­ного законодавством для відповідних документів на папер У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян.

Згідно із Законом України «Про звернення громадян» порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян регламентується Інструкцією з діловодства за зверненнями гро­мадян в органи державної влади і місцевого самоврядування, об'єднань громадян, в установах, організаціях, на підприємствах незалежно від форм власності [28].

Діловодство, пов'язане з пропозиціями (зауваженнями), скар­гами та заявами (клопотаннями) громадян, які звертаються до органів державної влади, місцевого самоврядування, об'єднань громадян, підприємств, установ тощо, ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб.

Пропозиції, скарги і заяви громадян надходять в установи як усні, так і письмові.

Письмові заяви можуть пересилатися поштою, телеграфом, вру­чатися особисто або через експедиції чи спеціальні бюро скарг, створені у великих установах.

Усні заяви — висловлюються на особистому прийомі чи пере­даються по телефону. Останні узагальнюються письмово у вигля­ді довідки чи в іншій формі. Письмові та усні пропозиції, заяви, скарги мають однакову силу, якщо законом не встановлене інше, і підлягають ретельній перевірці.

Звернення, оформлене без дотримання цих вимог, повертаєть­ся заявникові з відповідним роз'ясненням у термін не пізніше як через десять днів з дня його надходження.

На вільному від тексту місці першої сторінки звернення ста­виться відбиток штампу органу, на якому зазначається дата над­ходження звернення та його реєстраційний номер.

Реєстрації підлягають усі пропозиції, скарги і заяви, що надхо­дять, але особливістю індексації тут є те, що до індексу додається перша літера прізвища автора документа.

Наприклад, скаргу гр. Лисенко під №83 записують так: Л-83.

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийма­тися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами.

Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою.

Повторні звернення громадян реєструються так само, як і по­передні. При цьому в правому верхньому кутку картки робиться позначка «Повторно» і до картки долучається все попереднє лис­тування.

Пропозиції, заяви і скарги одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до однієї і тієї самої організації (дублетні), обліковуються за реєстраційним номером першої пропозиції, за­яви, скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб. Наприклад: Т-78/1, Т-78/2, Т-78/3.

Звернення від громадян з одного й того самого питання, на­діслані органами вищого рівня за належністю для їх вирішення до органу, установи, повторними не вважаються.

Повторними вважаються звернення, в яких: оскаржується рі­шення, прийняте за попереднім зверненням, що надійшло до ус­танови; повідомлення про несвоєчасне вирішення попереднього звернення, якщо з часу його надходження не минув установле­ний законодавством термін розгляду.

Щодо кожного звернення не пізніше як у 5-денний термін має бути прийняте одне з таких рішень: прийняти до провадження, передати на вирішення в підпорядкований чи інший орган; на­діслати за належністю до іншого відомства, якщо питання, пору­шені у зверненні, не входять до компетенції даного органу. Про пересилання звернення до іншого органу чи відомства обов'яз­ково повідомляється заявникові.

Заповнюється контрольна картка в двох примірниках, один з яких надходить до контрольної картотеки, а другий — разом із зверненням вручається виконавцеві.

Картотека заяв, пропозицій і скарг ведеться окремо від карто­теки інших видів документів. Картки розташовуються за прізви­щами заявників в алфавітному порядку. За потреби алфавітну картотеку можна поділити за адміністративно-територіальною ознакою, а всередині — за прізвищами (згідно з алфавітом).

Уряді випадків ведуться журнали реєстрації пропозицій, заяв і скарг. Заповнення граф журналу проводиться аналогічно до за­повнення граф єдиної реєстраційної картки.

Про надходження та результати розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян в установах І і II категорій щомісяця складаєть­ся окреме зведення, III і IV категорій — заповнюється спеціальна графа в єдиній щомісячній довідці про виконання документів. Ці дані використовуються для узагальнення і аналізу.

Після реєстрації всі пропозиції, заяви, скарги передаються ке­рівникові установи, який призначає виконавця.

Розгляд пропозицій, заяв і скарг.

Для розгляду пропозицій, заяв і скарг велике значення мають строки виконання.

Термін розгляду заяв і скарг громадян в усіх органах не повинен перевищувати 1 місяця. При цьому заяви і скарги, що не вимага­ють додаткового вивчення і перевірки, підлягають розгляду не­відкладно, в усякому разі не пізніше 15 днів з дня надходження.

Керівник установи може продовжити строк розгляду заяви чи скарги, але не більше ніж на 1 місяць, повідомивши про це заяв­ника в п'ятиденний строк. Строк розгляду питань, що містяться у пропозиціях, заявах тощо, рахується з моменту їх надходження до організації.

Звернення, в яких порушуються важливі питання діяльності органу, установи, беруться на особливий контроль і вирішуються насамперед. У цих випадках на листах і картках проставляється штамп «Особливий контроль». Рішення за результатами перевірки звернень приймаються керівництвом того органу, до якого вони надійшли.

Звернення військовослужбовців, а також членів їхніх сімей вирішуються в міністерствах у термін до 15 днів від дня їх надход­ження, а в підпорядкованих установах — невідкладно, але не піз­ніше ніж через 7 днів.

Усі скарги, заяви, пропозиції треба розглядати вчасно, без зай­вої тяганини. Категорично забороняється направляти скарги гро­мадян для розгляду посадовим особам, дії яких оскаржуються.

Посадові особи, вирішуючи питання, зазначені у пропозиці­ях, заявах і скаргах, зобов'язані:

♦ уважно розібратися з їх суті та прийняти обгрунтовані рі­шення;

♦ забезпечити їх оперативне і правильне виконання;

♦ повідомляти громадян про свої рішення;

♦ вчасно виявляти та усувати причини порушення прав грома­дян, у разі потреби вимагати у виконавців матеріали їх пере­вірки;

♦ направляти працівників на місця для перевірки викладених у зверненні обставин;

♦ вживати інших заходів для об'єктивного вирішення постав­лених автором звернення питань, з'ясування й усунення причин та умов, які спонукають авторів скаржитись.

За результатами перевірки звернення складається мотивова­ний висновок, який має містити в собі об'єктивний аналіз зібра­них матеріалів.

Якщо під час перевірки виявлені порушення прав громадян, недоліки в діяльності установи, зловживання посадових осіб вла­дою або службовим становищем, то у висновку має бути зазначе­но, яких конкретно заходів вжито щодо усунення цих порушень

і покарання винних. Висновок підписується особою, яка прово­дила перевірку, і затверджується керівником органу, підрозділу, структури.

Відповідь за результатами розгляду звернення обов'язково да­ється тим органом, який його отримав і до компетенції якого вхо­дить розв'язання порушених у зверненні питань за підписом ке­рівників або осіб, що виконують їхні обов'язки. Рішення про від­мову в задоволенні вимог, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на закон і викладенням мотивів відмови, а також роз'ясненням щодо ос­карження прийнятого рішення. При цьому зазначається, яких вжито заходів, або наводиться причина відмови в задоволенні скарги. На прохання громадян їм роз'яснюється порядок оскар­ження прийнятого рішення.

Після закінчення перевірки і фактичного виконання прийня­того рішення звернення разом з матеріалами перевірки поверта­ються до секретаріату (канцелярії) установи з написом «До спра­ви» і підписом посадової особи, яка прийняла рішення.

Якщо давалася усна відповідь, то складається відповідна до­відка, яка додається до матеріалів перевірки звернення. У картці обліку фіксується, що про наслідки перевірки заявника повідом­лено в особистій бесіді.

Загальні засади побудови документообігу.

Документообіг - рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

Вимоги до потоків документів:

1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій. Схема документообігу представлена на рис. 1 для підприємства з обсягом документообігу від 25 до 100 тис. документів на рік. діловодства. Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу). Обсяг документообігу - кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу.

Документообіг та організація управлінського процесу тісно пов'язані одне з одним і взаємозалежні. Від чіткості й оперативності руху, якості опрацювання документів і їх передавання залежить швидкість отримання інформації, необхідної для прийняття управлінського рішення.

Організація документообігу в більшості випадків залежить від прийнятої в установі системи управління і відображає технологію прийняття та виконання управлінських рішень.

Невпорядкованість управлінських процесів і залежних від них систем документообігу залишається основною причиною неефективного впровадження сучасних технологій.

Особливо це очевидно при передачі документів від одного виконавця до іншого, при погодженні документа, накладанні резолюцій, контролю за виконанням доручень, автоматизації руху документів і т. і., що й визначає рівень побудови документообігу в установі.

Ефективне виконання діловодних процесів вимагає від фахівця досконалих знань теорії і практики менеджменту та основних засад його документаційного забезпечення, оскільки чітко організовану технологію господарювання можна подати у вигляді набору відповідних управлінських процедур й методів їх вирішення.

Так, підготовка управлінського рішення складається з процедур:

♦ визначення того чи іншого підходу до розробки рішення (збирання інформації, підготовка можливих варіантів виконання, оцінка альтернатив, вибір варіанту рішення, його погодження);

♦ визначення способу доведення управлінського завдання (підготовка наказу, розпорядження чи прийняття колегіального рішення);

♦ визначення варіантів доставки розпорядження до виконавців (посильним, поштою, факсограмою чи електронною поштою).

Процес організації виконання управлінського рішення складається з таких ділових процедур:

♦ розподіл завдань між працівниками з урахуванням їхніх функціональних обов'язків, реальних можливостей, рівня кваліфікації, компетентності, ступеня завантаженості;

♦ визначення методу доведення завдання до підлеглих (загальна постановка завдання, орієнтовна схема його виконання чи жорстка регламентація дій);

♦ вибору способу доведення рішення (переконання, прохання, розширення кола інформації);

♦ делегування повноважень (визначення обов'язків, які необхідно делегувати, та вимог до їх виконання, вибору того чи іншого виконавця).

Більшість зазначених ділових процедур вимагають виконання певних діловодних операцій (документаційного забезпечення менеджменту), тобто, супроводження вищезазначених операцій певними видами документів та організації їх руху. В ряді випадків (це особливо характерно для державних та муніципальних установ) ділові процедури складаються винятково з операцій діловодства

Недостатньо продуманий рух документів в установі спричиняє зволікання у виконанні управлінських рішень; на передання документів з однієї інстанції до іншої витрачається в кілька разів більше часу, ніж на роботу з ними. Невпорядкованість документообігу знижує ефективність праці управлінського апарату. Тому раціональній організації документообігу слід приділяти особливу увагу.

♦ Існуюча в установі система управління також зумовлює організаційну побудову документообігу. Наприклад, якщо керівник установи буде вимагати, щоб усі отримані документи спочатку доповідалися йому і тільки він призначатиме виконавця, шлях проходження документів в установі буде багатоступінчастим.

♦ Якщо в установі чітко розподілено функціональні обов'язки між керівником та його заступниками, структурними підрозділами і співробітниками, то значна частина документів надходить відразу до заступників керівника або до структурних підрозділів та безпосередніх виконавців, тобто шлях документів буде значно коротший. Так само від узвичаєного в установі розподілу обов'язків і делегування повноважень співробітникам буде залежати швидкість руху документів під час їх опрацювання, погодження і засвідчення.

♦ Стан документообігу в установі залежить від організування управлінського процесу і, водночас, відображаючи систему управління, дає можливість наочно побачити, наскільки вона ефективна

Отже, раціоналізація документообігу в установі сприяє ефективності роботи управлінського апарату, і, навпаки, форми і методи організації управлінської діяльності зумовлюють чіткість та оперативність документообігу.

1 Правила проходження вхідних. Вихідних та внутрішніх документів.

Дата добавления: 2015-05-08