Вимоги до традиційних архівних приміщень

Усі документи, що утворилися в установі й мають політичну, наукову та історичну цінність, зберігаються в архівних підрозділах установи й після відповідної експертизи передаються до складу Державного архівного фонду України.

Всі виконані документи з метою забезпечення їх обміну, зберігання, швидкого пошуку формуються у справи і у встановленому порядку передаються до архіву.

Архів — це організація чи структурний підрозділ установи, який здійснює приймання і зберігання документів з метою використання ретроспективної документальної інформації.

Приміщення для архівного підрозділу установи будується спеціально або переобладнується з приміщень іншого призначення.

Архівний підрозділ установи, згідно Правил, повинен мати спеціально обладнані приміщення для

♦ приймання документів;

♦ зберігання документів (архівосховища);

♦ розміщення науково-довідкового апарату і облікових документів;

♦ роботи співробітників (робочі штати);

♦ роботи відвідувачів (читальний зал).

Площа архівосховища встановлюється, виходячи з реального обсягу і перспектив комплектування архівного відділу й інших підрозділів установи. Приміщення будується з вогнетривкими стінами й перекриттями з межами вогнестійкості не менше двох годин. Поєднання архівосховищ і робочих приміщень будь-якого призначення не допускається.

Вікна приміщень архівного підрозділу установи, розміщення яких допускає проникнення сторонніх осіб, обладнуються відкидними металевими ґратами, які замикаються зсередини на замок і опечатуються. Двері приміщення архівного підрозділу мають бути металеві або оббиті металевим листом, з надійними замками підвищеної таємності.

В архівосховищах забороняється проводити газові, каналізаційні та інші магістральні трубопроводи. Забороняється розміщення архівосховищ у неопалюваних, сирих приміщеннях, не пристосованих для роботи, а також у приміщеннях з пічним опаленням.

Для захисту документів від пилу в архівосховищі потрібно:

♦ забезпечувати максимально можливу герметичність приміщень,

♦ обладнувати вентиляційні системи протипиловими фільтрами;

♦ встановлювати системи, які очищають повітря від пилу;

♦ при провітрюванні архівосховищ вікна і кватирки затягувати марлею, змоченою 50-% розчином гліцерину і старанно викрученою.

♦ стелажі архівосховища повинні відповідати формату документів та бути достатньо міцними, щоб витримати вагу документів. Контейнери та пакування мають витримувати тиск, спричинений вмістом, та не пошкодити службові документи під час зберігання.

Робота з документами в архівосховищі

Переданая до архіву або вилучення службових документів з однаковими строками їх зберігання для знищення та терміни виконання цих дій мають бути легко визначені в документаційній системі.

Наприклад, службові документи, де інформація записана на паперовому носієві, що мають однакові строки передання до архіву або вилучення їх для знищення та терміни виконання цих дій, можуть фізично зберігатися поряд.

Щоб підтвердити або внести поправки до статусу передання службового документа до архіву або вилучення його для знищення, необхідно до передання службового документа переглянути історію користування ним.

До інших важливих операцій передання документа належать:

а) вибір сукупності дій, що ініціюють початок передавання або знищування службових документів;

б) підтвердження, що операція, якої стосується службовий документ, завершена;

в) зберігання звітного документа про передання службових документів до архіву або про його знищення.

Фізичне знищення службових документів здійснюють методами, що відповідають рівню конфіденційності. Установа може зберігати

♦ результати перевірки, де задокументовані всі випадки знищення службових документів. Також може бути необхідною згода відпо­відних повноважних органів.

♦ Знищення може здійснювати третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи і яка має на це відповідні повноваження. Для будь-яких випадків знищення документів третьою стороною необхідна наявність відповідних сертифікатів.

♦ Фізичне знищення службових документів здійснюють відпо­відно до нормативно-правових актів. У передбачених цими акта­ми випадках фізичне знищення службових документів в органі­зації необхідно погоджувати з відповідною архівною установою.

♦ Організація повинна зберігати задокументовані свідчення про всі випадки знищення службових документів.

♦ Службові документи в електронній формі можна знищувати шляхом переформатування або перезаписування за гарантії, що пе-реформатуванням ці документи не можна відновити.

♦ Наявності інструкцій щодо знищення службових документів недостатньо для того, щоб забезпечити знищування всіх систем­них посилань до даних, долучених до програмного забезпечення системи.

♦ Резервні копії, що містять покоління даних системи, також треба переформатувати або перезаписати перед тим, як заверши­ти ефективне знищення інформації на електронних носіях.

♦ Ефективною альтернативою є фізичне знищення носія інфор­мації, особливо якщо знищення, переформатування чи переза-пийування або неприйнятні, або є небезпечними для знищення цифрової інформації.

♦ За певних обставин може відбуватися передання прав контролю за службовими документами. Такі обставини виникають, наприк­лад, під час реструктуризації, коли установа припиняє існування або коли ділова діяльність переводиться у регіон з дешевшою ро­бочою силою. У таких випадках визначають службові документи, які треба передати, вилучають їх із наявних документаціиних систем та передають їх фізично.

♦ Передавання прав власності або контролю за документами ін­шій установі може містити:

♦ а) обов'язки, пов'язані з керуванням службовими документами;

♦ б) передавання у регіон з дешевшою робочою силою або орга-
нізації-підряднику;

в) передавання до сховища;

г) передавання до архіву.

Ключовим елементом у зв'язку з передаванням прав власнос­ті на службові документи є визначення звітності за них. У цьому контексті виникають такі питання:

♦ Чи була встановлена операційна та адміністративна необ­хідність передавання службових документів з дотриманням відповідних повноважень?

♦ Чи вирішені питання повноважень та звітності?

♦ Чи взято до уваги вплив на службові документи установи, що передає службові документи?

♦ Чи виконано поточні правові, політичні та регулятивні зо­бов'язання?

Якщо установою передаються електронні документи, треба розглянути такі питання:

♦ сумісність апаратного та програмного забезпечення;

♦ метадані (контрольна та залежна від контексту інформація);

♦ документація про бази даних (технічна інформація про об­робку даних та їх структуру);

♦ ліцензійні угоди;

♦ стандарти [73].

У випадках, коли документи передають з-під контролю або власності установи (наприклад, під час приватизації державних ус­танов), може знадобитися дозвіл уповноваженої архівної установи.

Коли державні документи, що містять особисту інформацію, повинні передаватися установам з іншим правовим статусом, треба враховувати ряд чинників (особливо в тих випадках, де тре­ба застосовувати вимоги до свободи інформації та законодавство про дотримання таємниці приватного життя).

За цих обставин мають бути забезпечені вимоги до зберігання службових документів, захисту особистої інформації та послідов­ного забезпечування доступу до них.

Видача документів з архіву у тимчасове користування в підроз­діл, у діловодстві якого вони утворилися, або підрозділ-право-наступник проводиться лише за письмовою згодою керівництва фондоутворювача або органу підрозділу, якому підпорядковуєть­ся документоутворювач. Без погодження можуть бути видані:

♦ особові справи колишніх працівників — із питань кадрових
апаратів та військово-лікувальних комісій органу, установи;

♦ нормативні документи — за запитами співробітників органу, установи;

♦ припинені кримінальні справи, справи протокольного ви­робництва — за запитами правоохоронних органів;

♦ архівні матеріали для науково-дослідної роботи працівни­кам органу, установи за запитом, підписаним керівником органу установи.

Справи видаються для користування терміном до ЗО днів. За необхідності провадження зазначеного терміну керівник підроз­ділу, в якому знаходиться видана справа, подає до архівного під­розділу письмовий мотивований запит. Дозвіл на продовження терміну надає керівник інформаційного центру. У міру потреби працівник архівного підрозділу перевіряє наявність та стан справ, які знаходяться в тимчасовому користуванні.

Архівні документи, які здаються на зберігання в архівні під­розділи установи, можуть використовуватися в наукових, прак­тичних та інших цілях. Працівники архівних підрозділів установи можуть користуватися у своїй службовій діяльності документами тільки з дозволу керівника архівного підрозділу.

Архівні підрозділи установи для використання документів, які зберігаються, здійснюють:

♦ видачу справ у тимчасове користування;

♦ інформування зацікавлених органів про документи, які збе­рігаються;

♦ видачу з питань органів та громадян архівних довідок, копій, витягів;

♦ підготовку документів для опублікування, експонування на документальних виставках, використання в літературі, мис­тецтві, засобах масової інформації.

Організація контролю за ходом виконання документів.

Завдання і Порядок контролю

Контроль виконання документів забезпечує своєчасне та якісне їх виконання. Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих в установі документів.

Для підвищення рівня виконавської дисципліни керівники зобов'язані:

♦ поліпшувати якість підготовки управлінських рішень;

♦ відмовитися від практики повторного видання наказів, постанов чи інших актів;

♦ підвищити вимоги до якості підготовки та оформлення службових документів незалежно від форм носія;

♦ впроваджувати автоматизовані форми контролю.

Відповідальність за виконання того чи іншого документа повинні нести особи, вказані у розпорядчому документі (наказі, рішенні, вказівці тощо) чи резолюції керівника на вхідному документі та безпосередні виконавці.

Утих випадках, коли виконання документа покладене на кілька осіб, відповідальною за організацію його виконання є особа, яка у резолюції вказана першою.

Усі інші виконавці також відповідальні за своєчасність і якість
виконання документа. Вони зобов'язані на вимогу особи, відпо­
відальної за організацію виконання доручення керівника, брати
участь в опрацюванні поставлених ним питань, надавати в зазна­
чений термін необхідні матеріали

Контроль за одержанням відповідей на запити, надіслані до установ, організацій, закладів, здійснюється безпосередніми виконавцями, відповідальними за підготовку відповідей на ці запити.

Обов'язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України і його Адмістрації, постанов та розпоряд­жень Кабінету Міністрів України, прокуратури, судових органів, запитів та звернень народних депутатів України, наказів мініс­терств і відомств, наказів керівників.

Безпосередній контроль за виконанням документів покладається, насамперед, на службу діловодства (управління справами, загальний відділ, секретаріат, канцелярію) або спеціально створену в установі контрольну службу. У структурних підрозділах оранізація контролю покладається на секретаря-референта або особу, відповідальну за ведення діловодства.

Строки виконання документів

Строки виконання документів вираховуються у календарних днях від дати підписання або затвердження для створюваних установою документів чи від дати надходження (для вхідних). Ці строки можуть бути типовими та індивідуальними.

Типові строки виконання встановлюються для окремих, найбільш масових, категорій документів відповідно до актів вищих органів законодавчої та виконавчої влади України (додаток 6.3). В інших випадках строки виконання документів не повинні перевищувати 10 днів. Триваліші строки виконання встановлюються для документів, більш складних за характером виконання.

Індивідуальні строки виконання встановлюються для найважливіших документів керівником установи. Кінцева дата виконання документа фіксується в резолюції керівником.

Якщо документ надійшов до установи із затримкою і терміни виконання доручень минули або явно недостатні для виконання, то керівник служби, на яку покладається організація виконання документа, забезпечує домовленість з контрольними підрозділами вищої організації, яка його надіслала, про зміну терміну виконання документа.

Якщо у вхідному документі зазначений строк, до якого передбачається одержати відповідь, його потрібно дотримуватися. Зміна строку виконання проводиться лише за вказівкою керівника в такому порядку: типові строки — прийняттям нового акта, інди­відуальні — керівником, який призначив строк.

Якщо в резолюції на документі є слово «терміново», термін виконання встановлюється не більше трьох діб.

За відсутності в резолюції керівника дати виконання документ виконується в термін, зазначений безпосередньо в ньому. В інших випадках документ повинен бути виконаний не пізніше як у місячний термін.

Термін виконання відраховується з часу надходження документа до установи. У випадках, коли термін виконання документа закінчується в неробочий день, закінченням терміну виконання вважається наступний робочий день.

Строки підготовки (оформлення), подання (відправлення) і типові строки виконання документів закріплюються інструкцією з діловодства.

Дата добавления: 2015-05-08