Определение документа, электронного документа и других форм представления информации

Приведенные выше определения документа и электрон­ного документа акцентируют внимание на форме представ­ления информации. Есть и другие определения, приближаю­щие к пониманию принципа формирования документа. Так, федеральные законы «О библиотечном деле» и «Об обяза­тельном экземпляре документов», принятые в 1994 г., по­правки к которым в настоящее время готовятся, определяли документ следующим образом: «Документ — это материаль­ный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и об­щественного использования». Как видим, в данном случае ак­цент сделан на материализацию разных способов занесения информации на носитель, а также на цели такой формы пред­ставления ин(|юрмации — передача хранение, использование. Это еще не дает представления об особенностях докумен­тального оформления информации. Для полноты картины приведем еще одно определение, используемое архивистами. Под документом в этих случаях понимается «материальный объект с зафиксированной на нем информацией о предметах действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на любом носителе». Здесь выделяется то, о чем информация, как она выражена и каков ее носитель.

Обобщая множество определений, скажем, что «доку­мент — это выделенная информация по определенной цели (назначению) субъекта, зафиксированная в любой знаковой форме с установленными реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, и представляемая на любом носителе*. Это определение приближает нас к системной характери­стике документа. Она складывается из совокупности трех элементов: содержания, формы и носителя.

Содержательная характеристика документа, иначе — функциональная, предполагает оценку энергетического

Глава 10. Практические вопросы документа, документооборота..,

потенциала полезности, интеллектуального, целевого на­значения информации определенного субъекта, отражен­ной в документе. Это выводит проблемы формулирования текста документа — его содержания и цели использования, указания времени и сферы (области) его реализации — на первый план при оформлении документа.

Структурная характеристика документа означает определенность знаковой формы выражения информации (письменная, алфавитная, цифровая, нотная, фото-, фоно-и пр.), а также структурное оформление информации. Этот последний признак выражен в совокупности трех элемен­тов: содержательной части документа, его реквизитов, по­зволяющих установить источник и адресатов, подписи до­кумента. Выделяем подпись как самостоятельный элемент структуры документа, хотя не все виды документов его имеют. Поскольку подпись авторизует составителя или владельца документа, это имеет значение в дальнейшем его использовании. В условиях, когда подпись выражается в форме личной росписи, в факсимильной и электронной формах, этот элемент структуры имеет важное правовое звучание. Кроме того, есть документы, которые кроме под­писи должны содержать и печать как способ удостоверения верности подписи и ее отношения к определенной юриди­чески значимой структуре в системе различных субъектов права. Удостоверение, идентификация адресанта электрон­ного документа имеет чрезвычайно важное значение в про­цессах передачи информации по телекоммуникациям.

Коммуникативная характеристика документа свя­зана с особенностями его носителя. Носитель выполня­ет роль аккумулятора информации и коммуникатора, так как способен накапливать информацию для переноса ее в пространстве и времени. Это источник и приемник ин­формации, доступный для восприятия машиной и челове­ком. Можно различать естественные носители — природа, человек (его мозг, сознание, интуиция) и искусственные носители - от бересты, папируса, бумаги до электронных и звуковых форм передачи содержания информации. Се­годня распространены базы данных, программы для ЭВМ, диски из разных материалов и прочие формы распростра­нения информации.

Самая краткая характеристика документа дана в стан­дарте ИСО 15489—1 «Информация и документация. Управ­ление записями». В этом стандарте документ определен как записанная информация или объект, которые могут рассма­триваться как единое целое. В этом определении выделим слово «объект». Оно важно для обобщенного представле­ния всех видов информационных форм. Научные опреде­ления обобщенного представления всего многообразия форм информации склоняются к термину «информационный объект».

Специалисты по документоведению делят документы на три класса, образующие информационные плоскости и уровни: документы оперативные, архивные и диахронные1. Разделение документов на оперативные и ретроспективные (архивные) происходит с учетом времени их использования активной жизни в общественных отношениях. Архивные документы также используются по мере надобности и жи­вут в соответствии с установленными сроками архивного законодательства. Третий класс документированной ин­формации эти авторы относят к области знаний и обозна­чают его как «книги»-знания, т.е. ствол (пучок) диахронной информации. Эта часть информации, заключенная в руко­писях книг и иных формах распространения информации, в уникальных раритетных изданиях, относится к нацио­нальному, общенародному, часто к мировому культурному достоянию и должна находиться в открытом доступе.

Дата добавления: 2015-05-10