Реализация базы данных в среде СУБД Access 3 страница

Активные запросыприводят к изменению содержимого таблици структуры самой БД. Поэтому слева от имени такого запроса записывается восклицательный знак, как бы предупреждающий об аккуратном использовании данного запроса.

Порядок создания активных запросов почти ничем не отличается от создания запросов на выборку. Отличие состоит в том, что при создании такого запроса требуется дополнительно указать вид запроса (создание таблицы, добавление, удаление, обновление) с помощью команды меню Запросили кнопки Тип запроса в окне запроса в режиме Конструктор.

Результат выполнения активного запроса следует искать на вкладке Таблицы, так как все активные запросы связаны с корректировкой или созданием таблиц. Рекомендуется первоначально отладить соответствующий активному запрос на выборку, а затем преобразовать его в активный в режиме Конструктора с помощью меню или панели инструментов. Приведенные ниже примеры демонстрируют методику создания активных запросов.

Создание новой таблицы, содержащей все заказы

Источник данных: запрос Список всех заказов.

Название запроса: Создание таблицы со всеми заказами.

Макет бланка QBE:

Поле:	Список всех заказов.*	Номер заказа
Имя таблицы:	Список всех заказов	Список всех заказов
Сортировка		по возрастанию
Вывод на экран:	√

Примечание к бланку QBE. После выполнения команды Запрос→Создание таблицы появляется диалоговое окно, в котором необходимо указать имя создаваемой таблицы (например, Все заказы). Затем, как в запросе на выборку, в строке Полебланка QBE поместить те поля запроса, значения которых будет храниться в создаваемой таблице. Если в выходной таблице необходимы все поля, то достаточно разместить в строке Поле бланка QBE символ *, находящийся в списке полей запроса. Можно также добавить поле для сортировки (Номер заказа), но не отображать его, так как оно в противном случае повторится в выходном наборе.

После выполнения запроса создается таблица Все заказы, содержащая набор данных, совпадающий с результатами выполнения запроса Список всех заказов, но отсортированный в другом порядке.

Удаление заказов с датой оформления 01.06.04

Источник данных: таблица Все заказы.

Название запроса: Удаление заказов за 01.06.04.

Макет бланка QBE:

Поле:	Все заказы.*	Дата
Имя таблицы:	Все заказы	Все заказы
Удаление:	Из	Условие
Условие отбора:		01.06.04

Примечание к бланку QBE. В запросе на удаление записей в строку Полебланка QBE помещаются только те поля таблицы, по которым будут записываться условия на удаление записей.В данном примере – это поле Дата. Само условие записывается в строку Условие отбора. Также в строку Поле помещается имя таблицы, из которой будут удаляться записи (например, Все заказы). Для добавления в бланк запроса строки Удаление надо выполнитькоманду Запрос→Удаление.

После выполнения запроса содержимое таблицы Все заказы будет отличаться от результатов выполнения запроса Список всех заказов отсутствием записей с датой заказа равной 1.06.04 и порядком сортировки.

Добавление заказовс датой оформления 01.06.04

Источник данных: таблицы Заказы, Услуги, Клиенты.

Название запроса: Добавление заказов за 01.06.04.

Макет бланка QBE:

Поле:	Номер заказа	Наименование клиента	Дата	Наименование услуги	Стоимость	Оплачено
Имя таблицы:	Заказы	Клиенты	Заказы	Услуги	Услуги	Заказы
Добавление:	Номер заказа	Наименование клиента	Дата	Наименование услуги	Стоимость	Оплачено
Условие отбора:			01.06.04

Примечание к бланку QBE. После выполнения команды Запрос→Добавление появляется диалоговое окно, в котором необходимо указать имя таблицы, в которую будут добавляться записи (например, Все заказы). Затем в строку Поле бланка QBE следует поместить имена тех полей, содержимое которых будет добавлено в таблицу Все заказы. В строке Добавление необходимо указать имена полей таблицы Все заказы, соответствующие именам полей в строке ПолеТ.е. имяполя, значение которогодобавляется в таблицу, должно соответствовать имени поля, имеющемуся в результирующей таблице. Так как в данном примере в таблицу Все заказы добавляются не все записи, а только те, которые имеют дату, равную 01.06.04, то в строку Условие отбора напротив поля Дата записывается заданное условие.

После выполнения запроса содержимое таблицы Все заказы будет восстановлено.

Увеличение стоимости каждой услуги на 10%

Источник данных: таблица Услуги.

Название запроса: Увеличение стоимости услуг.

Макет бланка QBE:

Поле:	Стоимость
Имя таблицы:	Услуги
Обновление:	[Стоимость]*1,1

Примечание к бланку QBE. В запросе на обновление записей в бланк запроса добавляется новая строка Обновление с помощью команды Запрос→Обновление из окна запроса в режиме Конструктор. В строку Поле бланка QBE помещаются только те поля таблицы, по которым будет выполняться обновление записей. В данном примере – это поле Стоимость. В строку Обновление следует записать выражение, согласно которому будет производиться обновление ([Стоимость]*1,1). Для записи данного выражения можно также воспользоваться кнопкой Построитьна панели инструментов.

Содержимое таблицы Услуги после выполнения запроса представлено ниже. Восстановить первоначальное состояние позволит обратный запрос на обновление, в котором необходимо разделить значения поля Стоимость на 1,1, изменив только знак операции с * на / в строке Обновление бланка QBE.

Результат выполнения запроса:

Код услуги	Наименование услуги	Стоимость	Количество дней
	Ремонт телевизора
	Установка антенны
	Вставка ДМ–блока
	Ремонт видеомагнитофона
	Подключение телефона
	Подключение компьютера
	Диагностика компьютера
	Монтаж ЛВС
	Подключение модема

Создание автоотчетов

Непосредственное создание отчета происходит после перехода на вкладку Отчеты. Щелчок по кнопке Создать приводит к появлению диалогового окна Новый отчет, показанного на рис. 1.21, где нужно выбрать из списка тип отчета и источник данных. Для всех рассмотренных выше запросов подойдет тип Автоотчет: ленточный. В качестве источника данных необходимо брать реализованный запрос, на основе которого строится отчет. Нажатием кнопки ОК сформируется макет требуемого документа в окне предварительного просмотра. После закрытия окна можно сохранить отчет под предлагаемым или новым именем. Теперь независимо от изменений в источниках данных при нажатии кнопки Просмотр из окна БД Сервис–центр можно сразу же получить и распечатать обновленную версию документа.

Рис. 1.21. Диалоговое окно Новый отчет

Недостатком данного типа отчета является отсутствие итоговых данных. С помощью тривиальных операций в режиме Конструктор можно обеспечить расчет, например, общей суммы по числовым полям. Рассмотрим его реализацию на примере сформированного автоотчета по запросу Стоимость услуг клиентам:

· активизировать отчет Стоимость услуг клиентам на вкладке Отчеты и войти в режим Конструктор;

· активизировать подлежащие корректировке элементы управления вида Надпись, находящиеся в областях Заголовок отчета и Верхний колонтитул и представляющие собой заголовки отчета и его полей. Изменение значения (текстовой подписи) осуществляется переводом курсора мыши внутрь элемента управления и необходимого ввода с клавиатуры. Для форматирования используется стандартный арсенал меню или панелей инструментов. В данном примере, по крайней мере, имеет смысл изменить значение Sum_Стоимость на просто Стоимость (рис. 1.22);

Рис. 1.22. Отчет Стоимость услуг клиентам
в режиме Конструктор

· расширить раздел Примечание отчета, растянув указателем мыши нижнюю границу раздела. Все последующие операции должны выполняться в данном разделе;

· добавить элемент управления Поле напротив столбца Sum_Стоимость. Он состоит из двух частей: слева область Подпись и справа область Данные;

· изменить подпись на Итого;

· в области Данные ввести формулу = Sum ([Sum_Стоимость]);

· отформатировать созданный элемент управления. Например, установить больший размер шрифта (11 пунктов);

· чтобы данные отчета более наглядно были отделены от итогов, можно копировать элемент Линия, находящийся в разделе Верхний колонтитул, и вставить его над итоговым полем в разделе Примечание отчета. В конечном итоге макет отчета примет вид, показанный на рис. 1.22;

· сохранить макет отчета и закрыть его окно;

· нажать кнопку Просмотр. На экране появится реализованный отчет в режиме Предварительный просмотр. Если все операции были выполнены в соответствии с данным алгоритмом, то отчет будет иметь вид, представленный на рис. 1.23.

Рис. 1.23. Отчет Стоимость услуг клиентам
в режиме Предварительный просмотр

Дата добавления: 2015-05-09