Директор магазина

Г

Регламент исполнения кадровых процедур

Генеральный директор _________________

1. общие положения

1.1. Назначение

Регламент исполнения кадровых процедур и оплаты труда Компании (далее - Регламент)

предназначен для определения порядка взаимодействия подразделений Компании при

приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность, оформлении отпусков,

больничных листов, выплате зарплаты, отпускных сотрудников Компании.

1.2. Область применения

1.2.1. Регламент определяет последовательность действий при выполнении следующих процедур:

· Оформление на работу нового сотрудника;

· Ввод в должность нового сотрудника;

· Принятие решения об увольнении сотрудника;

· Оформление увольнения сотрудника;

· Перевод сотрудника на другую должность или подразделение;

· Оформление и оплата отпусков (очередных и без сохранения содержания);

· Оформление и оплата больничных листов

· Выплата зарплаты и компенсаций

1.2.2. При реализации каждой процедуры обязательно выполнение требований, изложенных в настоящем Регламенте.

1.2.3. Настоящий Регламент должны знать и использовать в своей работе следующие должностные лица Компании:

· Руководители структурных подразделений центрального офиса;

· Директора магазинов;

· Администраторы магазинов;

· Сотрудники Службы по работе с персоналом (СРП);

· Сотрудники Бухгалтерии (Б);

· Сотрудники Группы Информационных Технологий (ГИТ);

· Сотрудники Секретариата (С).

2. Условия и ограничения

2.1. Предварительные условия

2.1.1. Датой начала работы сотрудника считается дата издания Приказа о его приеме на работу.

2.1.2. Днем увольнения работника считается последний день работы.

2.1.3. Записи в Трудовую книжку сотрудника вносятся в строгом соответствии с формулировками кадровых приказов.

2.1.4. При увольнении сотрудника расчет с увольняющимся производится в день увольнения

2.2. Ограничения

Любые кадровые оформления, выдача справок и копий документов сотрудникам производится в соответствии с графиком работы СРП.

3. порядок выполнения работ

3.1. Прием на работу нового сотрудника

3.1.1. Оформление на работу нового сотрудника

В первый день работы нового сотрудника Сотрудник службы персонала:

1. До подписания трудового договора знакомит нового сотрудника со следующими документами:

· Правилами внутреннего трудового распорядка;

· Структурой компании и магазина;

· Основными коммерческими показателями магазина;

· Положением об оплате труда для его должности;

· Стандартами обслуживания клиентов;

· Процедурами работы магазина;

· Политикой в области использования сотрудниками дисконтных карт на приобретение товаров компании;

· Политикой безопасности в области информационных технологий;

· Должностной инструкцией,

· Миссией и ценностями компании;

· Другими корпоративными регламентами, необходимыми для полноценной работы сотрудника;

2. Передает новому сотруднику на подпись Приложение к трудовому договору об ознакомлении с локальными нормативными актами.

3. Снимает копии со всех документов (паспорт, диплом, ИНН, ПФР, военный билет или приписное свидетельство, свидетельство о регистрации по месту жительства); трудовая книжка и 2 фотографии остаются в компании.

4. Выдает сотруднику должностную инструкцию.

5. Заносит информацию о новом сотруднике в 1С;

6. Формирует приказ о приеме на работу нового сотрудника;

7. Печатает трудовой договор и договор о материальной ответственности в двух экземплярах.

8. Выдает новому сотруднику для заполнения бланк заявления о выдаче банковской карты, бланк формы Т-2, трудовой договор в двух экземплярах и договор об индивидуальной материальной ответственности в двух экземплярах.

9. Знакомит нового сотрудника с приказом о приеме на работу под роспись.

10. Подписывает договоры и приказ о приеме у генерального директора.

11. Регистрирует трудовую книжку, приказ, Т-2 и трудовой договор в журналах регистрации.

12. Выдает новому сотруднику под роспись экземпляры трудового договора и договора о материальной ответственности.

13. Проводит вводный инструктаж по технике безопасности.

14. Формирует личное дело сотрудника.

15. Отправляет заявление на получение банковской карточки в банк.

16. В 5-дневный срок после приема на работу Сотрудник СРПвносит соответствующую запись в Трудовую книжку Сотрудника

17. Подшивает экземпляр трудового договора (с Приложением об ознакомлении с локальными нормативными актами) и экземпляр договора о материальной ответственности.

Новый сотрудник:

1. Подписывает Приложение к трудовому договору об ознакомлении с локальными нормативными актами.

2. Заполняет и подписывает карту Т-2.

3. Заполняет заявление на получение банковской карты.

4. Проверяет и подписывает по два экземпляра трудового договора и договора об индивидуальной материальной ответственности.

5. Подписывает приказ о приеме на работу.

6. Подписывает журнал регистрации выдачи дисконтной карты.

7. Расписывается в журнале вводного инструктажа по технике безопасности.

8. Расписывается в журнале регистрации договоров об индивидуальной материальной ответственности;

9. Расписывается на экземпляре Трудового договора, который остается в компании, в получении второго экземпляра на руки.

3.1.2. Ввод в должность нового сотрудника

В первый день работы нового сотрудника Директор магазина осуществляет следующие действия:

· Выдает новому сотруднику ориентационную программу

· Выдает новому сотруднику дисконтную карту компании под роспись.

· Вносит номер дисконтной карты в учетную программу

· Передает в Службу ИТ номер дисконтной карты заведения в программу скидки сотрудника.

· Передает новому сотруднику для подписания договор о коллективной материальной ответственности.

· Представляет нового сотрудника персоналу магазина на общем собрании;

· Заносит ФИО нового сотрудника в график работы магазина;

· Проводит инструктаж по охране труда и технике безопасности на рабочем месте (под роспись в журнале).

· Показывает новому сотруднику расположение отделов в магазине, места приема пищи, раздевалки, туалеты и т.п.

· Выдает новому сотруднику комплект фирменной одежды и бэйдж под роспись в журнале учета униформы.

Сотрудник СРП:

1. Получает из банка карту для перечисления зарплаты для нового сотрудника в течение двух недель после передачи в банк необходимой информации о новом сотруднике.

2. Отправляет информацию в магазин о том, что сотрудник может получить карту в центральном офисе.

Новый сотрудник:

Получает в Центральном офисе банковскую карту и заполняет документы на активацию карты;

Сотрудник СРП:

Передает заявление на активацию карты нового сотрудника в банк.

3.2. Увольнение сотрудника

3.2.1. Принятие решения об увольнении сотрудника

Увольнение сотрудника осуществляется в следующих ситуациях:

- по собственному желанию;

- по инициативе администрации;

- по соглашению сторон

УВОЛЬНЕНИЕ ПО СОБСТВЕННОМУ ЖЕЛАНИЮ:

Сотрудник осуществляет следующие действия:

оформляет Заявление на имя Генерального директора компании;

указывает дату, с которой хочет прекратить работу[1];

передает заявление Директору магазина,

Директор магазина осуществляет следующие действия:

1. визирует заявление об увольнении;

2. выдает сотруднику обходной лист;

В последний день работы сотрудника Директор магазина:

1. организует возврат формы и бэйджа;

2. заполняет и подписывает обходной лист;

3. выдает сотруднику анкету увольняющегося;

Увольняющийся сотрудник в магазине:

[1] В соответствии со Ст. 80 Трудового кодекса "Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели.

По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении."

В течение испытательного срока сотрудник может расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя за 3 дня.

Сдает форму и бэйдж;

Визирует обходной лист;

Заполняет анкету увольняющегося;

В последний день работы сотрудника Сотрудник СРП:

4. готовит Приказ об увольнении в 1С;

5. знакомит сотрудника с Приказом об увольнении под роспись;

6. регистрирует приказ об увольнении;

7. вносит соответствующую запись в Трудовую книжку сотрудника;

8. Передает в ГИТ номер дисконтной карты увольняющегося сотрудника для изменения условий ее использования.

9. выдает сотруднику трудовую книжку с записью об увольнении в соответствии со статьей увольнения;

10. производит полный расчет увольняющегося сотрудника;

11. производит перечисление денег на карту увольняющегося сотрудника;

12. подписывает приказ об увольнении у генерального директора;

13. подшивает и регистрирует приказ;

14. заносит информацию о причинах увольнения в отчет;

15. формирует пакет документов для архива.

Увольняющийся сотрудник в центральном офисе:

16. подписывает приказ об увольнении;

17. Подписывает карточку Т-2;

18. Получает трудовую книжку под роспись в журнале учета трудовых книжек.

УВОЛЬНЕНИЕ ПО СОГЛАШЕНИЮ СТОРОН:

Сотрудник пишет Заявление на увольнение по соглашению сторон на имя Генерального директора Компании. Датой увольнения может быть любая дата.

В случае согласия Директора магазина дальнейшее оформление увольнения по соглашению сторон оформляется аналогично увольнению по собственному желанию.

УВОЛЬНЕНИЕ ПО ИНИЦИАТИВЕ АДМИНИСТРАЦИИ:

Решение об увольнении по инициативе администрации принимается на основании решения дисциплинарной комиссии (см. 3.7).

Дальнейшее оформление происходит аналогично увольнению по собственному желанию.

3.3. Перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение

Переводом оформляется любое изменение существенных условий трудового договора:

Изменение графика работы (переход на 24 часовую, 36 часовую, полную форму занятости),

Перевод на другую должность,

Перевод в другое подразделение.

Перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение возможен только при условии наличия вакансий в штатном расписании и после согласования с СРП центрального офиса.

Сотрудник пишет заявление о переводе

Директор магазина:

визирует заявление о переводе;

Сотрудник СРП на основании полученного заявления:

готовит приказ о перемещении в 1С;

регистрирует приказ в журнале регистрации;

передает приказ на подпись сотруднику;

Сотрудник СРП:

подписывает приказ о перемещении у генерального директора;

подшивает приказ.

3.4. Оформление и оплата отпусков (очередных и без сохранения содержания)

Оформление очередного отпуска происходит на основании графика отпусков на год.

Сотрудник СРП на основании графика отпусков за две недели до начала отпуска:

Отсылает Директору магазина по электронной почте уведомление об отпуске сотрудника.

Директор магазина:

Знакомит сотрудника с уведомление под роспись;

Информирует Сотрудника СРП по электронной почте о согласии на отпуск в установленный период времени.

Сотрудник СРП после получения согласия:

готовит приказ об отпуске в 1С;

регистрирует приказ в журнале регистрации;

передает приказ на подпись сотруднику;

подписывает приказ об отпуске у генерального директора;

производит начисление и перечисление отпускных не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска;

подшивает приказ.

В случае отказа сотрудника от отпуска в установленное в графике отпусков время или в случае наличия производственной необходимости, в связи с которой отпуск в планируемый период невозможен, а также при оформлении отпуска без сохранения содержания:

Директор магазина:

Информирует Сотрудника СРП об изменении даты очередного отпуска;

Сотрудник:

Пишет заявление о предоставлении отпуска;

Директор магазина:

визирует заявление об отпуске;

Сотрудник СРП:

готовит приказ об отпуске в 1С;

регистрирует приказ в журнале регистрации;

передает приказ на подпись сотруднику;

подписывает приказ об отпуске у генерального директора;

производит начисление и перечисление отпускных (при очередном отпуске) не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска;

подшивает приказ.

3.5. Оформление и оплата больничных листов.

В случае отсутствия на рабочем месте по причине болезни,

Сотрудник:

информирует директора магазина о факте болезни в первый день;

в день выхода на работу передает больничный лист Директору магазина.

Директор магазина:

заполняет оборотную часть больничного листа;

передает больничный лист в СРП центрального офиса.

Сотрудник СРП:

производит расчет больничного листа только при наличии оригинала больничного листа;

производит оплату больничного листа вместе с перечислением заработной платы.

3.6 Выплата зарплаты и компенсаций.

Перечисление аванса и заработной платы производится на банковские карты сотрудников два раза в месяц.

В случае, если до момента выплаты зарплаты или аванса банковская карта еще не оформлена, сотрудники получают заработную плату наличными в центральном офисе.

Сотрудник СРП:

готовит Платежную ведомость на данных сотрудников;

отправляет список сотрудников, которые получают деньги наличными, в магазины.

В случае, если банковская карта утеряна сотрудником до момента перечисления зарплаты,

Сотрудник:

сообщает Директору магазина об этом происшествии;

звонит в колл – центр банка и сообщает об утрате.

Директор магазина:

по e-mail сообщает сотруднику СРП центрального офиса о том, что данному сотруднику необходимо выплатить зарплату наличными.

3.7 Вынесение дисциплинарных взысканий.

Пишет служебную записку на имя Генерального директора Компании.

Дата добавления: 2015-05-10