Етап В: Аналіз напрямків діяльності

Етап А: Попереднє дослідження

Мета цього етапу - забезпечити розуміння в організації адміністративного, правового, ділового та соціального контексту, в якому вона діє, з тим, щоб визначити головні чинники, які впливають на формування її потреб у створенні та зберіганні службових документів.

Етап А також надає загальну оцінку сильних та слабких сторін організації у сфері керування своїми службовими документами. Він забезпечує ґрунтовні підстави для визначення обсягу робіт з проектування документації та ресурсної підтримки реалізації з боку керівництва, визначає проблеми у роботі зі службовими документами та оцінює можливості й різні потенційні ризики.

Етап А передує складанню схеми класифікації напрямків діяльності та розробленню на її засадах рішень щодо визначення, які службові документи слід включати до документаційних систем та строків їх зберігання. Разом із двома наступними етапами (В та С) попереднє дослідження допоможе також оцінити обов'язки організації щодо службових документів та їх відповідність зовнішнім вимогам до створення та зберігання цих документів. Результати дослідження на цьому етапі також є основою для оцінки існуючих систем.

Під час попереднього дослідження потрібно визначити:

§ межі організації;

§ правові межі, що стосуються діяльності організації;

§ внутрішні та зовнішні зацікавлені сторони, інтереси яких організація повинна враховувати;

§ ділові, соціальні та етичні стандарти, дотримання яких суспільство очікує від організації;

§ види робіт, які виконує організація;

§ чинники, що впливають на практику діловодства організації.

Результати цього етапу:

1. список джерел із супровідними записками до них, що будуть використані під час здійснення етапів В та С;

2. підсумковий документ, що містить інформацію про діяльність організації та середовище, в якому вона діє;

3. звіт для вищого керівництва, в якому роз'яснено основні висновки попереднього дослідження та подано рекомендації щодо обсягу, здійснення та реальності запропонованого проекту керування документацією;

4. план проекту, що додано до звіту.

Мета цього етапу - розробити концептуальну модель того, що робить організація та як вона це робить. Модель демонструватиме зв'язок службового документа як з діяльністю організації, так і з конкретними процесами цієї діяльності. Вона сприятиме прийняттю рішень про наступні кроки щодо створення, включення, контролю, зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищення та доступу до них. Це особливо важливо в умовах електронного бізнесу, коли достовірні документи включають і зберігають лише тоді, коли система розроблена належним чином. Аналіз напрямків діяльності та процесів забезпечує розуміння взаємозв'язків між діяльністю організації та її службовими документами, він допомагає у визначенні та впровадженні відповідної стратегії стосовно метаданих та формальному встановленні обов'язків щодо зберігання службових документів.

Аналіз напрямків діяльності організації потребує значних ресурсів. Цей етап потрібно здійснити, якщо організація планує розробити засоби класифікації (наприклад, тезаурус функцій або схему класифікації документів) чи основану на функціях номенклатуру справ. Ці продукти діловодства будуть використані у подальшій реалізації етапів методології DIRKS, зокрема під час розроблення документаційної системи (етап F) та її впровадження (етап G).

Починаючи етап В, слід мати загальне розуміння структури та діяльності організації й контексту, в якому вона діє (етап А), а також визначити загальну оцінку слабких і сильних сторін організації у діловодстві. Слід отримати підтримку з боку керівництва для проведення аналізу та визначити, чи проводився коли-небудь в організації такий аналіз та чи було його задокументовано. Щоб провести аналіз, потрібно мати доступ до внутрішніх і зовнішніх документальних джерел та інформації, зібраної шляхом опитування (ці джерела могли використовуватися під час етапу А), та залучити до роботи фахівців із тими ж навичками, що і на етапі А. Етап В можна здійснити одночасно з частинами етапу С - Визначення вимог до службових документів, оскільки використовують ті ж самі джерела. Перш ніж починати етап В, доцільно ознайомитися з потребами етапу С, бо під час визначення функцій, напрямків діяльності та дій також будуть сформульовані вимоги до службових документів.

Як вихідну точку для дослідження використовують реєстр джерел, створений під час етапу А. Для етапу В особливо важливим документальним джерелом є законодавство, оскільки воно вказує, чи має організація правові зобов'язання здійснювати певні функції, напрямки діяльності або завдання. Хоча під час етапів А, В та С звертаються до одних і тих же джерел, слід зауважити, що на кожному етапі здійснюють пошук різної інформації та мають на меті отримати різні за змістом результати. Крім документальних джерел, також потрібно проконсультуватися з персоналом, пов'язаним із реалізацією досліджуваних функцій та дій, щоб підтвердити результати власних досліджень. Консультації проводять різними шляхами, включаючи питальники, інтерв'ю та фокусгрупи.

Необхідною складовою аналізування є вибір термінів, що можуть представити ідентифіковані функції та напрямки діяльності. Певною мірою вибір термінів залежатиме від того, яким чином ідентифіковані такі категорії як функція, напрямок діяльності або дія. У деяких випадках термінологія буде дуже специфічною для діяльності організації, в інших вона буде специфічною скоріше для галузі діяльності, ніж для організації.

Функції та види діяльності датують. Дати формують часові межі, що використовують під час розроблення та застосування похідних засобів керування документацією, таких, як тезаурус та номенклатура справ. Початкова дата як для функції, так і для напрямку діяльності повинна бути підкріплена відповідним джерелом, таким, як законодавчий акт, опублікована історія, результати опитування, попередні щорічні звіти або наявні документи. Дослідження повинно також встановити, що здійснення функції або напрямку діяльності не зазнавало змін протягом встановленого періоду часу. Наприклад, якщо для визначення початкової дати напрямку діяльності використовували законодавство і воно змінювалося багато разів, досліджують всі зміни. Результати дослідження можуть показати, що потрібно ввести новий напрямок діяльності або на етапі С визначити різні класи передавання на постійне зберігання або вилучення для знищення документів, що були створені у різні періоди часу.

Схема класифікації напрямків діяльності - це ієрархічна модель взаємозв'язків між функціями, напрямками діяльності та діями організації. Слід пояснити взаємозв'язки між поняттями на одному рівні та між різними рівнями. У схемі мають бути представлені функції, напрямки діяльності та дії, ідентифіковані під час аналізу ділової діяльності, включаючи визначення та дати. Функції розташовують у алфавітному порядку, а напрямки діяльності - у алфавітному порядку під кожною функцією. Схема також може включати посилання "дивись", щоб пояснити логічну структуру та взаємозв'язки між об'єктами. Це допоможе у розробленні похідних засобів класифікації (тезауруса та схеми класифікації документів).

Проект схеми класифікації дозволить виявити невідповідності чи пропуски у проведеному аналізі. Основою кожної функції потрібно обрати відповідний елемент напрямку ділової діяльності. Кожна функція та напрямок діяльності повинні мати визначений обсяг, а обсяг діяльності функції повинен виключати можливість дії інших функцій. Кількість рівнів у схемі залежить від складності різноманітних функцій, що здійснює організація.

Під час попереднього дослідження виявляють зони ризиків. На етапі В ці зони пов'язують з відповідною функцією або напрямком діяльності. Аналіз джерел на цьому етапі може виявити інші зони ризику, наприклад, законодавство може накладати суворе покарання за невідповідність в певних галузях діяльності або ризик може бути визначений під час консультацій з персоналом.

Для проведення наступних етапів необхідно задокументувати проведений аналіз функцій, напрямків діяльності та дій. Документується така інформація:

§ законодавство або інші джерела, що забезпечують функції та напрямки (види) діяльності;

§ ризики, пов'язані з кожною функцією та напрямком (видом) діяльності;

§ зацікавлені сторони, що мають інтерес стосовно функції або напрямку діяльності;

§ виробничі підрозділи, що відповідають за виконання функції або її елементів;

§ зміни, що відбувалися з часом з функцією.

Результатами даного етапу можуть бути:

1. опис напрямків діяльності та робочих процесів організації;

2. схема класифікації напрямків діяльності, що показує функції організації, напрямки її діяльності та дії в ієрархічному взаємозв'язку;

3. схема процесів діяльності організації, що показує пункти, в яких службові документи створюють або їх отримують як результати ділової діяльності.

Аналіз забезпечує основу для розроблення таких засобів керування документацією, як тезаурус термінів для контролю мови під час складання заголовків та індексування службових документів у профільному діловому контексті та номенклатури справ, яка визначає строки зберігання документів та дії щодо їх передавання до архіву або вилучення для знищення.

Зібрана під час етапу В інформація забезпечує основу для визначення вимог до службових документів на етапі С.

Дата добавления: 2015-05-10