Етап С: Встановлення вимог до службових документів

Мета даного етапу - визначити вимоги організації до створення, одержання та зберігання службових документів у процесі її діяльності та документально оформити вимоги у структурованій формі, яку легко використовувати. Ці вимоги до документації визначають шляхом систематичного аналізу потреб ділової діяльності, правових та інших регламентувальних зобов'язань та будь-якої більш широкої відповідальності перед суспільством. Оцінка ризиків організації у випадку, коли службові документи не створюють і не зберігають, також допомагає визначити вимоги до них. Даний етап також забезпечує засади для створення, зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучення їх для знищення, основу для розроблення документаційних систем, до яких включатимуть і в яких зберігатимуть службові документи, та контрольних показників для оцінки існуючих систем.

Існують три основні типи вимог до службових документів:

1. регламентувальні ("правові" або "звіт");

2. ділові (або "операційні");

3. очікування суспільства або "соціополітичні" чи "суспільні" вимоги.

Вимоги до службових документів можуть чітко встановлювати закони та інші нормативно-правові акти або їх може зумовлювати середовище, у якому діє організація. Вони можуть відноситися до специфічних потреб свідчення. Наприклад, вимога може встановлювати необхідність:

§ створення документа;

§ зберігання його протягом певного періоду;

§ передавання його на архівне зберігання або вилучення для знищення;

§ умов доступу;

§ змісту документа;

§ форми документа;

§ певних характеристик службового документа, тобто повноти й точності інформації.

Для визначення вимог організації щодо службових документів використовують як документальні джерела, так і опитування працівників. Різні типи вимог походять з різних джерел. Наприклад, регламентувальні вимоги щодо необхідності свідчення знайдуть в документальному джерелі, тоді необхідність зберігати свідчення протягом певного часу може виявитися під час опитування.

Перша стадія визначення вимог до службових документів - знайти відповідні внутрішні та зовнішні джерела. Під час етапів А та В ці джерела використовували для аналізу контексту та напрямків ділової діяльності організації. На цьому ж етапі ці та інші джерела переглядають, щоб знайти інформацію, яка допоможе визначити та оцінити вимоги до службових документів. Досліджуючи їх, важливо врахувати інтереси всіх внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін. Інтереси цих сторін можуть представляти різни види вимог. Визначивши коло відповідних джерел, потрібно дослідити кожне джерело, щоб знайти прямі чи непрямі посилання на створення документів.

Визначення регламентувальних вимог означає визначення вимог до службових документів, що стосуються кожної унікальної функції, визначеної під час етапу В. Деякі регламентувальні вимоги можуть відноситися більше до процесів, ніж до напрямків діяльності, і тому можуть застосовуватися до різних напрямків діяльності і навіть до функцій.

Під час етапу С також потрібно ретельно вивчити існуючі політику, настанови, посібники з робочих процедур та стандарти із здійснення процедур, щоб визначити, коли створюють документи, пов'язані з функціями та напрямками (видами) діяльності організації.

Хоча виявлення існуючих документаційних систем проводиться під час етапу D, деякі початкові кроки можна зробити під час етапу С. Наприклад, під час процесу визначення документів, які створюють на даний час в організації, може виявитися, що документи зберігаються у різних формальних системах, таких як централізована реєстраційна система, система управління людськими ресурсами, система управління фінансами, а також спеціальних системах, які ведуть окремі службовці на своїх робочих місцях. Доцільніше задокументувати цю інформацію, ніж дублювати зусилля під час наступного етапу.

Результатами виконання даного етапу є:

1. перелік всіх джерел, що містять вимоги до службових документів, які мають суттєве значення для організації;

2. перелік регламентувальних, ділових та будь-яких більш загальних суспільних вимог до зберігання службових документів;

3. звіт про оцінку ризиків, підписаний керівництвом;

4. офіційний документ для керівного складу і персоналу, який встановлює вимоги до зберігання документації в організації.

Дата добавления: 2015-05-10