Етап Н: Аналіз після впровадження системи

Мета етапу Н - оцінити ефективність документаційної системи з точки зору дотримання вимог до службових документів та врахування організаційних обмежень, визначених на етапах від С до Е, а також проаналізувати процес розвитку системи для того, щоб можна було усунути недоліки та встановити режим моніторингу на час дії системи.

Етап Н включає:

1. 1) аналізування того, чи службові документи створюють та зберігають згідно з потребами ділової діяльності та відповідним чином пов'язують з робочими процесами, частиною яких вони є;

2. 2) опитування керівництва, персоналу та інших зацікавлених сторін;

3. 3) здійснення обстеження;

4. 4) перевірка документації, підготовленої під час попередніх стадій проекту розроблення системи;

5. 5) нагляд за операціями та їх вибіркове перевіряння.

Для проведення етапу Н потрібно підготувати план аналізу з критеріями оцінки; зібрати та проаналізувати показники якості функціонування документаційної системи; задокументувати та подати звіт про результати керівництву; провести коригувальні заходи; організувати регулярний аналіз функціонування системи.

Ключовими засобами оцінки якості функціонування системи є показники, розроблені для етапу Д, визначені вимоги до службових документів з етапу С та необхідні виконувані функції керування документацією. Це допоможе встановити ознаки продуктивності праці та контрольні питання з таких напрямків:

1. Створення та пошук службових документів.

2. Організація роботи зі службовими документами.

3. Передавання службових документів до архіву та вилучення для знищення.

4. Навчання працівників.

5. Здобутки та недоліки процесу.

Перший аналіз роботи документаційної системи проводять не раніше, ніж через півроку після її впровадження, а потім повторюють через певні проміжки часу. Цим організація гарантує постійне повернення своїх інвестицій у документаційну систему. У неї будуть об'єктивні дані для того, щоб продемонструвати, що вона створює службові документи, що відповідають вимогам її діяльності, та як керує ними. Аналіз, проведений після впровадження системи, зменшує для організації ризик, пов'язаний з невдалим функціонуванням системи, а з часом дає можливість передбачити суттєві зміни у вимогах до документації та організаційних потребах, які роблять необхідним новий цикл розроблення.

Після завершення етапу Н організація матиме:

1. розроблену та прийняту методологію для об'єктивної оцінки документаційної системи;

2. задокументовані діяльність системи та процес розроблення;

3. представлений керівництву звіт про результати аналізу діяльності документаційної системи та рекомендації щодо її поліпшення.

Оскільки робочі процеси та документаційні системи змінюються, слід періодично здійснювати заходи, описані в етапах з С по Н.

Таким чином методика розроблення та впровадження документаційної системи забезпечує цілісну систему дій, спрямовану на поліпшення інформаційного менеджменту організацій. Завдяки гнучкості її можна застосувати як в цілому для організації, так і для окремих документаційних систем, напрямків ділової діяльності або виробничих підрозділів залежно від потреб організації.

Дата добавления: 2015-05-10