Впровадження систем электронного документообігу за січень-червень 2007 Р. За галузями

Галузь	%	Галузь	%
Державний сектор		Індустрія розваг
Паливно-енергетичний комплекс		Машинобудування
Нафтогазова та хімічна промисловість		Металургія
Телекомунікації		Харчова промисловість
НДІ, освіта		Інші
Транспорт		Торгівля
Фінанси, банки, страхування		Послуги
Будівництво		Нерухомість
Виробництво		Легка промисловість
Медицина, фармацевтика		Агропромисловий комплекс
Житлово-комунальне господарство

Впровадження системи автоматизації документообігу створює апаратно-програмну основу для:

— єдиного порядку індивідуальної та спільної роботи з доку­ментами у підрозділах організації;

— об'єднання потоків електронних документів між підрозді­лами організації;

— використання спільної для всіх підрозділів (і організацій) системи індексації документів, спільних довідників-класифіка-торів (таких як перелік організацій, номенклатура справ), єдиної форми реєстраційно-контрольної картки документів;

— забезпечення уніфікації управлінської документації та ско­рочення форм і видів однакових документів.

Для визначення потреби організації у впровадженні електронного документообігу необхідно визначитись за певними критеріями.

Критерій 1. За типом організації:

— організації, основним видом діяльності яких є виробництво товарів (промислові підприємства). У цих організаціях обсяги технологічного документообігу перевищують обсяги управлінсь­кого документообігу. При впровадженні СЕД на промисловому підприємстві необхідно проаналізувати можливість і необхід­ність її інтеграції з автоматизованою системою управління, з сис­темами автоматизованого проектування, іншими компонентами інформатизації діяльності;

— організації, для яких основною сферою діяльності є власне сам процес управління (органи державної влади, керівні компанії холдінгів);

— організації, сферою діяльності яких є надання послуг і, від­повідно, інтенсивне створення документів (юридичні, консалтин­гові фірми, видавництва та ін.). Основні проблеми полягають в тому, що:

• організації потрібні недорогі, але функціональні системи;

• організаційно відсутні відділи інформаційних технологій, з якими необхідно взаємодіяти для формалізації вимог до системи. Необхідна участь компанії-консультанта, аналітикам якої дово­диться взаємодіяти майже з усіма співробітниками організації-замовника;

• персонал виконує різноманітні завдання, які складно форма­лізувати.

— організації сфери підвищеної відповідальності. У сферах діяльності, пов'язаних з високою відповідальністю учасників технологічного процесу за результат (воєнна сфера, медицина) необхідно документувати кожен етап виконуваного процесу. СЕД повинна надавати можливість навіть через кілька років виконати аналіз дій, одержувати «зріз» дій на той момент часу.

Можна виконати поділ організацій за формою власності на державні та комерційні:

— для державних відомств характерні значна територіальна розподіленість, складна ієрархія управління з багатьма ступеня­ми. Необхідно враховувати також високі вимоги до забезпечення збереженості даних і обмеженню доступу. Для державних орга­нів особливо характерний консерватизм співробітників, слабкий кадровий склад стосовно використання нових інформаційних технологій.

— великі комерційні підприємства. Наявні такі проблеми:

• проблема територіальної розподіленості, різнорідності окремих елементів структури, що є наслідком різнорідності організаційної структури і бізнес-процесів та інформаційної інфраструктури. Децентралізація управління, коли ключові питання вирішуються на місцях і не виносяться на рівень центрального

апарату управління— це призводить до складності із впрова­дженням єдиних технологій;

• намагання співробітників фірм, певною мірою обізнаних із сучасними технологіями, приймати технологічні рішення. Це ускладнює роботу із впровадження і може викликати конфлікти;

• неготовність комерційних підприємств здійснювати страте­гічні інвестиції у СЕД.

Дата добавления: 2015-05-26