Место составления или издания документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Регистрационный номер документа

Дата документа

Наименование вида документа

Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации)номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведения, включаемых в данные об организации.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). (рис.7). В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единственную) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, а год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 5 июня 2004 года следует оформлять так: 05.06.2004.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты: 5 июня 2004 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца: 2004.06.05. Это способ оформления дат применяется в больших архивах – даты на стеллажах, папках и в некоторых документах оформляются в «обратной» последовательности.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. (рис. 12). Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка используется только в тех видах документов (письмо, докладная записка), которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего) документа. Оформляется как 12 реквизит.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятый сокращения (рис.7).

Дата добавления: 2015-06-25